Lista de tareas pendientes de construcción: definición, guía de mejores prácticas y plantilla

Todo proyecto de construcción debe contar con una lista de tareas pendientes eficiente y detallada lista de tareas pendientes de construcción. Por lo general, esta lista aparece cuando el proyecto está a punto de completarse, cuando la mayoría de las tareas ya se han terminado, pero quedan algunas tareas parcialmente completadas o incompletas. Los contratistas generales (GC) y los subcontratistas utilizan las listas de tareas pendientes para asegurarse de que pueden realizar un seguimiento de las partes del proyecto que aún requieren atención antes de entregar finalmente el proyecto al propietario final.

¿Qué es una lista de tareas pendientes de construcción?

Una lista de tareas pendientes, en un proyecto de construcción, es un documento que se prepara cuando el proyecto se acerca a un hito clave o a su finalización. Comprende una lista de trabajos o tareas que aún no se han finalizado y que son necesarios para que el proyecto cumpla con los planos y especificaciones originales del contrato.

La aplicación de la lista de tareas pendientes ayuda básicamente a garantizar que se aborden todos los detalles para cumplir con todos los requisitos del cliente y asegurar el pago final. La lista puede ser elaborada por cualquier parte interesada clave y debe ser revisada en su totalidad antes del cierre o la entrega del proyecto.

¿Qué incluye una lista de tareas pendientes?

Dado que la lista de tareas pendientes se ocupa principalmente de cuestiones menores que quedan por resolver, incluye elementos como instalaciones incorrectas de suelos o armarios, manchas o imperfecciones en la pintura, conductos o reparación de electrodomésticos, grietas o defectos en los paneles de yeso, etc. La lista de tareas pendientes de la construcción contiene principalmente cualquier elemento no abordado en el contrato original.

¿Por qué es importante una lista de tareas pendientes en los proyectos de construcción?

La importancia más común de una lista de tareas pendientes es garantizar que el trabajo se complete de acuerdo con las especificaciones, ya que es un requisito previo para el pago final. Este pago final se denomina retención o retención, que es el dinero que el cliente retiene deliberadamente hasta la finalización del proyecto para garantizar que el contratista cumpla con la lista de tareas pendientes y termine todo el trabajo. Esta retención suele ser del 5 al 10 % del importe total de la factura del contratista. Esta sencilla lista ayuda a que todas las partes implicadas estén en sintonía y a cumplir los plazos y las expectativas.

¿Quién prepara una lista de tareas pendientes en la construcción?

El contratista general o GC del proyecto se encarga de la lista de tareas pendientes durante un proceso de revisión denominado «revisión de tareas pendientes». Sin embargo, la lista de verificación de tareas pendientes de la construcción también está muy influenciada por el propietario del proyecto, los subcontratistas, los arquitectos y los diseñadores.

¿Cuándo se debe crear una lista de tareas pendientes?

La lista de tareas pendientes, como se ha mencionado anteriormente, se crea durante hitos clave o cerca del final del proyecto, cuando se han completado la mayoría de las tareas importantes o significativas. Por lo tanto, lo ideal es crear la lista de tareas pendientes cuando se han completado todas las partes importantes del proyecto y solo quedan por verificar aspectos menores.

Cómo crear una lista de tareas pendientes eficaz

Durante la inspección, hay muchas cosas que hay que tener en cuenta para que el proyecto sea un éxito y quede perfecto. Aunque estas cosas se anotan y se añaden a la lista de tareas pendientes, hay pasos que pueden ayudar a crear una lista eficaz.

¿Qué pasos debe seguir para crear una lista de tareas pendientes?

Paso 1: Alcance del trabajo

En primer lugar, averigüe o evalúe cuánto se prometió y cuánto se ha entregado durante el proyecto de construcción. Se debe conocer y anotar el estado de todos los entregables posibles.

Paso 2: Lista de cantidades y cálculo de materiales

Todos los materiales que se ha previsto utilizar deben ser analizados por las partes interesadas para confirmar que no se han utilizado materiales de menor calidad y que las facturas no son excesivas.

Paso 3: Revisar los informes de trabajo en curso (WIP)

El informe WIP de la construcción ayuda a los propietarios y contratistas a evaluar el progreso del proyecto comparando el tiempo real, el coste, etc., con la versión propuesta. Esto ayuda a cuantificar el progreso del proyecto.

Paso 4: Invitar a las partes interesadas a aportar su experiencia en la inspección final

Todos los actores clave del proyecto de construcción, así como los clientes, deben poder dar su opinión y aportar su experiencia sobre lo que debe incluirse en la lista de tareas pendientes.

Paso 5: Elementos de la lista de tareas pendientes

Los elementos que finalmente se eligen para la lista de tareas pendientes dependen en gran medida del proyecto, el propietario, el cliente, los contratistas, los arquitectos, los subcontratistas, etc. No hay una única forma de hacerlo, pero cada elemento de la lista de tareas pendientes debe incluir la ubicación del trabajo, el nombre de la tarea y la fecha límite en la que debe completarse.

Paso 6: Gestión de la lista de tareas pendientes

Defina siempre las directrices para informar de la finalización de los elementos de la lista de tareas pendientes. Esto facilita la gestión de la lista de tareas pendientes, que es mejor que la realice una sola persona, es decir, una persona se encarga de marcar los elementos para garantizar la transparencia y la uniformidad. El objetivo es que no quede ningún elemento en la lista de verificación, y estos pasos le ayudarán a conseguirlo más rápidamente.

¿Qué herramientas y programas pueden ayudar a crear una lista de tareas pendientes?

Como ocurre con la mayoría de las cosas, la tecnología ha marcado una gran diferencia a la hora de ayudar a agilizar el proceso de creación de una lista de tareas pendientes. Existen varias opciones de programas que están revolucionando el proceso de creación.

Autodesk Construction Cloud (Build)

El programa Autodesk Build destaca como uno de los mejores programas de software para listas de tareas pendientes, ya que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los elementos de la lista directamente en los planos. También cuenta con excelentes herramientas de colaboración y una interfaz fácil de usar, lo que facilita la creación, el intercambio y el seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes.

Procore Quick Capture

El Procore Quick Capture reduce significativamente el tiempo utilizado para crear elementos de la lista de tareas pendientes. Este programa es ampliamente reconocido y ofrece módulos específicos para listas de tareas pendientes con seguimiento en tiempo real, carga de fotos e integración con los calendarios de los proyectos.

Tareas pendientes de Buildertrend

La función Buildertrend To-Do’s ayuda a crear una lista de verificación de cierre de obra y ofrece recordatorios automáticos para evitar que se olvide nada de la lista de tareas pendientes. Es ideal para la construcción de viviendas u otros proyectos de construcción residencial. También ofrece plantillas para crear listas de tareas pendientes y otras funciones colaborativas.

Fieldwire

Este es un programa de listas de tareas pendientes muy bien valorado para equipos de construcción, diseñado para equipos de campo. La plataforma Fieldwire permite el acceso sin conexión, la asignación de tareas y la documentación con fotos. Esto ayuda a los usuarios a realizar recorridos e inspecciones más eficientes.

Smartsheet

Este versátil programa de gestión de listas de tareas pendientes facilita la creación de listas detalladas, la colaboración y el seguimiento de los cambios sin problemas. Respaldado por funciones en tiempo real y numerosas plantillas, este programa es una herramienta imprescindible para la creación de listas de tareas pendientes en la construcción.

Wrike

Wrike trabaja para optimizar los flujos de trabajo de los proyectos de construcción. Con esta plataforma, los usuarios pueden personalizar plantillas de listas de tareas pendientes y adjuntar imágenes, documentos y comentarios para identificar y resolver problemas de manera eficiente a través de actualizaciones en tiempo real.

¿Cómo puede asegurarse de que no se pase nada por alto en su lista de tareas pendientes?

Para evitar pasar por alto elementos de su lista de tareas pendientes, hay ciertos puntos que debe tener en cuenta.

• Intente empezar lo antes posible, una vez completadas la mayoría de las tareas importantes, antes de la revisión final.
• Utilice la información de la lista de tareas pendientes anterior para crear una lista de verificación que le ayude a ser minucioso.
• Realice al menos una revisión antes de la final con todas las partes interesadas.
• Asigne a diferentes personas las distintas partes de la lista de tareas pendientes. Deje muy clara la responsabilidad de cada uno.
• ¡Documente todo! Desde fotos hasta notas, pasando por registros de tiempo, guarde y documente todo.
• Asegúrese de que todas las partes estén satisfechas con el proyecto final después de haber completado la lista de tareas pendientes.

Mejores prácticas para gestionar una lista de tareas pendientes

Existen ciertas mejores prácticas que hacen que la gestión de una lista de tareas pendientes sea eficaz, lo que a su vez ayuda a garantizar que el proyecto se complete a tiempo, cumpla con todos los estándares y se ajuste al presupuesto. Si se gestiona correctamente, una lista de tareas pendientes puede reducir los retrasos y evitar correcciones de errores costosas y que requieren mucho tiempo.

¿Con qué frecuencia debe revisar y actualizar la lista de tareas pendientes?

Es muy importante considerar la lista de tareas pendientes como algo que debe actualizarse y revisarse periódicamente, incluso antes de la inspección final. En las primeras fases del proyecto de construcción, esto puede ser dos veces por semana, pero con el tiempo se reduce (revisiones semanales) a medida que se avanza hacia la fase final. Las actualizaciones frecuentes ayudan a identificar los problemas de forma temprana, evitan los retrasos y permiten resolverlos a tiempo antes de que se agraven.

¿Qué estrategias pueden ayudar a priorizar los elementos de la lista de tareas pendientes?

Las siguientes estrategias pueden ser útiles a la hora de clasificar o priorizar los elementos de la lista de tareas pendientes:

• Clasificar por urgencia e impacto: Deben tener prioridad las cuestiones de seguridad, las infracciones del código y los problemas funcionales (por ejemplo, problemas de fontanería o electricidad).
• Agrupar por oficio o ubicación: Organizar los elementos por disciplina (por ejemplo, electricidad, climatización) o ubicación física (por ejemplo, planta o habitación) ayuda a agilizar el flujo de trabajo de los subcontratistas.
• Utilice sistemas de codificación por colores o etiquetas: Las plataformas digitales suelen permitir el uso de etiquetas o rótulos para indicar los niveles de prioridad, los responsables o los plazos.
• Establezca plazos realistas: Asigne fechas de vencimiento en función de la complejidad de la tarea y la disponibilidad de recursos para evitar cuellos de botella.

¿Cómo funciona el proceso de la lista de tareas pendientes?

El proceso de la lista de tareas pendientes suele seguir estos pasos:

• Realizar un recorrido con las partes interesadas clave para identificar el trabajo incompleto o insatisfactorio.
• Registrar cada elemento de la lista de tareas pendientes, incluyendo una descripción, la ubicación y cualquier nota o foto para mayor claridad.
• Asignar las tareas a los subcontratistas o miembros del equipo adecuados.
• Supervisar el progreso, programar inspecciones de seguimiento y confirmar la finalización.
• Una vez resueltos todos los elementos, realizar una revisión final para verificar que todo se ha solucionado.

Si necesita un poco más de información sobre cómo funciona la lista de tareas pendientes, haga clic aquí para ver un vídeo con más detalles: Cómo dominar las listas de tareas pendientes en la construcción

¿Quién debe participar en el proceso de revisión de la lista de tareas pendientes?

Para que el proceso de revisión de la lista de tareas pendientes sea satisfactorio, es necesario que participen varias personas que, básicamente, son partes interesadas en el proyecto en su conjunto.

• El contratista general supervisa todo el proceso de la lista de tareas pendientes y coordina a los subcontratistas.
• Los subcontratistas son los principales responsables de completar los elementos asignados de la lista de tareas pendientes.
• El director del proyecto realiza un seguimiento del progreso y se asegura de que se cumplan los plazos.
• Arquitecto, que verifica el cumplimiento de la normativa durante la inspección final.
• Diseñador, que comprueba que el trabajo terminado y la decoración se ajustan a las especificaciones del diseño.
• Cliente/propietario, que aporta sus opiniones y confirma su satisfacción con el trabajo realizado.
• Inspector de control de calidad, que garantiza el cumplimiento de los códigos de construcción y las normas.

Elementos más comunes de la lista de tareas pendientes en proyectos comerciales y residenciales

Los elementos de la lista de tareas pendientes suelen variar en función del tipo de proyecto; sin embargo, el proyecto comercial o residencial ideal tendrá elementos similares que servirán como problemas comunes.

Proyectos residenciales: Entre ellos se incluyen la reparación de armarios o encimeras desalineados, la reparación de paneles de yeso agrietados o acabados de pintura deficientes, la reparación de interruptores de luz o enchufes defectuosos, la sustitución o reparación de grifos o inodoros que gotean y la sustitución de accesorios sucios o dañados.

Proyectos comerciales: incluyen la falta de señalización o la señalización incorrecta, los ajustes del sistema de climatización, la ubicación o el funcionamiento de los enchufes eléctricos, los problemas con el suelo, la desalineación de los herrajes de las puertas y los retoques de pintura.

Cómo influyen los equipos de VDC en la precisión y la eficiencia de las listas de tareas pendientes

Los equipos de VDC o de diseño y construcción virtuales son importantes cuando se trata de la precisión y la eficiencia de las listas de tareas pendientes. Al aprovechar el modelado de información de construcción (BIM), los equipos pueden identificar fácilmente posibles conflictos y errores desde el principio.

Cuando los equipos de VDC utilizan BIM, pueden acelerar fácilmente los plazos de los proyectos. Este aumento de la eficiencia también mejora la precisión, ya que se producen menos interrupciones en la construcción o ninguna.

Al final, los equipos de VDC y BIM son útiles para garantizar que los proyectos de construcción se ejecuten de manera eficiente y eficaz. Lo mejor es utilizar o aprovechar estas herramientas para reducir los posibles errores, mejorar la colaboración entre las partes interesadas y garantizar que el proyecto final se ejecute de la mejor manera posible.

Retos comunes y soluciones con las listas de tareas pendientes

La gestión de las listas de tareas pendientes no está exenta de retos. Estas listas conllevan complejidades y tensiones imprevistas. Afortunadamente, existen soluciones para estos problemas.

¿Cuáles son los problemas más comunes a los que se enfrenta la gestión de listas de tareas pendientes?

• Tener un presupuesto poco claro puede ser problemático, ya que los proyectos de construcción suelen superar el presupuesto. Esto suele ocurrir cuando no se planifican adecuadamente los elementos de la lista de tareas pendientes. Para solucionarlo, separe o asigne una parte del presupuesto inicial para liquidar los elementos de la lista de tareas pendientes. Esto reduce los gastos innecesarios.
• Complicaciones con los plazos de los derechos de retención. Este tipo de cosas surgen de improviso y, para resolverlas, es necesario estar atento a la fecha para que la lista de tareas pendientes se compruebe dentro de un plazo determinado.
• Los problemas de comunicación y comprensión entre las partes interesadas en el proyecto de construcción son muy comunes. Para resolverlos, debe haber una comunicación abierta y los problemas deben abordarse a medida que surgen para evitar malentendidos en el futuro.
• Olvidarse de documentar es un problema habitual. Lo ideal es gestionar adecuadamente la lista de tareas pendientes; sin embargo, tomar fotografías y disponer de pruebas del trabajo realizado ayuda a resolver este problema.

¿Cómo se pueden evitar los fallos de comunicación durante el proceso de la lista de tareas pendientes?

Una comunicación clara es esencial para que el proceso de la lista de tareas pendientes se desarrolle sin problemas. A continuación se indica cómo mantener a todos alineados:

• Celebre reuniones de coordinación periódicas: Programe reuniones semanales durante la fase final para revisar el estado de la lista de tareas pendientes y abordar cualquier obstáculo.
• Utilice herramientas digitales centralizadas: Las plataformas de gestión de proyectos permiten actualizaciones en tiempo real, compartir archivos y realizar un seguimiento de las tareas, lo que garantiza que todas las partes tengan acceso a la misma información.
• Asignar funciones y responsabilidades claras: Cada elemento de la lista de tareas pendientes debe asignarse a una persona o departamento específico, con expectativas y plazos definidos.
• Documentar todas las conversaciones y decisiones: Utilizar correos electrónicos, actas de reuniones o notas compartidas para registrar las decisiones tomadas, los cambios solicitados y las soluciones acordadas.
• Fomente la colaboración in situ: Anime a los miembros del equipo a recorrer juntos las instalaciones para identificar y resolver los problemas en tiempo real, en lugar de basarse únicamente en descripciones escritas.

¿Qué hacer si los elementos de la lista de tareas pendientes no se completan a tiempo?

Es posible que se produzcan retrasos en la finalización de los elementos de la lista de tareas pendientes, pero eso no significa que tengan que afectar a todo el proyecto. Puede responder de la siguiente manera:

• Reevaluar las prioridades: Determine qué elementos son fundamentales para la entrega del proyecto y cuáles pueden aplazarse sin afectar a la seguridad o la funcionalidad.
• Emitir protocolos de escalado: Si un subcontratista incumple sistemáticamente los plazos, escale el problema a través de los canales formales establecidos en su contrato.
• Ofrecer incentivos o sanciones: Considere la posibilidad de ofrecer bonificaciones por la finalización anticipada o aplicar cláusulas de indemnización por daños y perjuicios por retrasos continuados, en función de los acuerdos contractuales.
• Actualizar el calendario: Ajuste el calendario de forma realista y comunique claramente los nuevos plazos a todas las partes implicadas.

Lecciones aprendidas: errores de gran impacto en la lista de tareas pendientes (y cómo evitarlos)

Incluso los profesionales con experiencia cometen errores durante la fase de la lista de tareas pendientes. A continuación se presentan algunos errores de gran impacto y cómo evitarlos:

• Empezar la lista de tareas pendientes demasiado tarde. Debe empezar a documentar el trabajo incompleto o de baja calidad al principio del proyecto, no solo al final.
• No realizar un seguimiento digital del progreso. Debe utilizar herramientas de software para gestionar y actualizar los elementos de la lista de tareas pendientes en tiempo real, lo que reducirá los errores manuales y mejorará la rendición de cuentas.
• Ignorar los elementos menores hasta el final. Debe abordar las pequeñas correcciones a medida que surjan para evitar abrumar a los equipos con cientos de problemas menores a la vez.
• Descripciones deficientes de los elementos. Debe definir siempre claramente cada elemento de la lista de tareas pendientes con detalles sobre su ubicación, fotos e instrucciones para que no haya ambigüedades.
• Omitir la verificación final. Siempre debe realizar una revisión final para confirmar que todos los elementos se han resuelto y documentado correctamente.

Problemas más ignorados en las listas de tareas pendientes que BIM puede detectar a tiempo

El modelado de información de construcción (BIM) es una potente herramienta que puede identificar muchos elementos potenciales de la lista de tareas pendientes mucho antes de que sean visibles en la obra. La integración de BIM en su flujo de trabajo no solo mejora la precisión del diseño, sino que también reduce las sorpresas en la lista de tareas pendientes y ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Algunos problemas que se suelen pasar por alto y que BIM puede detectar son:

• Fallos en la detección de colisiones: BIM identifica las colisiones entre los sistemas mecánicos, eléctricos, de fontanería (MEP) y estructurales antes de que comience la instalación.
• Incoherencias con el diseño: Las discrepancias entre los planos arquitectónicos y los planos de ingeniería pueden detectarse a tiempo, lo que evita tener que volver a trabajar más adelante.
• Espacio libre o acceso inadecuados: Los modelos BIM pueden simular el acceso para el mantenimiento, lo que garantiza que las reparaciones futuras no requieran modificaciones invasivas.
• Componentes faltantes o mal colocados: BIM ayuda a verificar que todos los componentes necesarios (por ejemplo, enchufes, interruptores, rejillas de ventilación) estén incluidos y correctamente ubicados en el diseño.
• Discrepancias en los materiales: BIM garantiza que los materiales especificados coincidan con los utilizados realmente en la construcción, evitando costosas correcciones.

Plantilla de lista de tareas pendientes: ¿cómo debe ser?

El objetivo de cualquier lista de tareas pendientes de construcción es llegar a cero, lo que significa que todos los elementos de la lista se han tachado oficialmente y el proyecto se ha cerrado oficialmente.

Pero, ¿cómo pueden los equipos tachar el último elemento de la lista de tareas pendientes antes de que todos hayan terminado oficialmente? La clave para llegar más rápido a la lista de tareas pendientes cero está en cómo diseña y gestiona sus listas de tareas pendientes.

¿Qué elementos clave deben incluirse en una plantilla de lista de tareas pendientes de un proyecto?

Un formulario de lista de tareas pendientes de construcción suele incluir varias secciones importantes para garantizar que se recopila y se realiza un seguimiento de toda la información necesaria. La sección de información del proyecto enumera detalles esenciales como el nombre del proyecto, la ubicación, la fecha de la inspección, el nombre del inspector y el nombre del contratista.

La sección de descripción de elementos proporciona una descripción detallada del problema o la tarea, especificando su ubicación exacta dentro del sitio del proyecto. Esto ayuda a garantizar que todos los involucrados tengan claro qué se debe hacer y dónde.

La sección de responsabilidad identifica a la parte responsable de abordar cada problema, mientras que la sección de estado muestra el progreso actual de cada elemento, como pendiente, en curso o completado. La sección de plazos especifica la fecha en la que debe resolverse la tarea o el problema, lo que ayuda a los equipos a mantenerse al día.

Otras secciones adicionales incluyen comentarios, que permiten añadir notas o instrucciones sobre el problema o la tarea, y verificación, que contiene espacio para firmas o iniciales para confirmar que la tarea se ha completado y cumple los requisitos. Este enfoque integral ayuda a garantizar que todos los elementos de la lista de tareas pendientes se documenten y aborden adecuadamente.

¿Cómo puede personalizar una plantilla de lista de tareas pendientes para adaptarla a las necesidades de su proyecto?

Para personalizar una plantilla de lista de tareas pendientes, ajuste las categorías en función del tipo de proyecto, por ejemplo, haciendo hincapié en los acabados para proyectos residenciales o en los sistemas de seguridad para proyectos comerciales. Añada requisitos específicos del proyecto extraídos de contratos o documentos de diseño, como acabados especiales o armarios a medida. Modifique los campos para que se adapten a su flujo de trabajo, añadiendo o eliminando columnas según sea necesario. Incluya ayudas visuales, como fotos o marcas en los planos, para proporcionar contexto. Utilice etiquetas o rótulos digitales para filtrar los elementos por oficio, ubicación o sistema, lo que facilita la asignación y el seguimiento de las tareas.

¿Dónde puede encontrar plantillas de listas de tareas pendientes ya preparadas?

Las plantillas de listas de tareas pendientes ya preparadas son fácilmente accesibles y se pueden descargar utilizando plataformas de gestión de la construcción como PlanGrid, Buildertrend, Procore, etc. Pueden ser de pago o gratuitas, y estas plantillas también se pueden personalizar. En la mayoría de los casos, solo es necesario integrarlas con estas plataformas y la lista de tareas se adaptará a su proyecto.

Cómo se integran BIM y VDC con los flujos de trabajo de las listas de tareas pendientes

Al integrar el modelado de información de construcción (BIM) y el diseño y la construcción virtuales (VDC) con los flujos de trabajo de las listas de tareas pendientes, los equipos de construcción pueden identificar y resolver los problemas desde el principio. Esto permite a los equipos reducir las sorpresas de última hora, mejorar la coordinación entre los distintos oficios y acortar los plazos de cierre.

Gracias a la visualización en tiempo real, la detección de colisiones y el seguimiento de incidencias en modelos 3D, los elementos de la lista de tareas pendientes son más fáciles de documentar, asignar y verificar, lo que garantiza que el trabajo se ajuste a la intención del diseño y promueve el control preventivo de la calidad.

Cómo utilizar la tecnología para la gestión de listas de tareas pendientes

Las herramientas digitales han revolucionado la gestión de listas de tareas pendientes al mejorar la precisión, la colaboración y la eficiencia entre los equipos. Desde aplicaciones móviles hasta plataformas de gestión de proyectos con todas las funciones, la tecnología permite la documentación en tiempo real, el seguimiento de tareas y la comunicación fluida entre los equipos de campo y de oficina. A continuación se explica cómo las soluciones modernas respaldan un flujo de trabajo eficiente de las listas de tareas pendientes.

¿Qué aplicaciones móviles pueden ayudar en la gestión de listas de tareas pendientes?

Las aplicaciones móviles de listas de tareas pendientes ayudan a aportar más facilidad y versatilidad al proceso de gestión. Permiten a los equipos de campo capturar, asignar y actualizar elementos al instante desde el lugar de trabajo. Existen algunas herramientas de software que ofrecen compatibilidad móvil, entre ellas: Procore Field Productivity App, Fieldwire, Buildertrend, eSUB Cloud, Autodesk Construction Cloud, Oracle Aconex, Viewpoint Field View, etc.

¿Cómo puede el software de gestión de proyectos agilizar el proceso de listas de tareas pendientes?

El software de gestión de proyectos destaca por aportar claridad y coordinación a los flujos de trabajo de las listas de tareas pendientes. Al consolidar todas las tareas en un único sistema organizado, los equipos pueden decir adiós al caos de las hojas de cálculo o las listas en papel. En su lugar, pueden registrar fácilmente cada elemento directamente en la plataforma, asignar responsabilidades, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

Gracias a las alertas automáticas, todo el mundo está al tanto de todo, lo que se traduce en menos elementos olvidados y en el fin de las prisas de última hora. Además, estas plataformas fomentan la colaboración al permitir a las partes interesadas comentar, compartir archivos y mantenerse al día sin perderse en una comunicación fragmentada. Muchos de estos sistemas van aún más allá al integrarse con herramientas BIM y VDC, lo que permite a los equipos consultar modelos digitales mientras abordan los elementos de la lista de tareas pendientes.

Esta conexión garantiza que las correcciones se ajusten a la intención original del diseño y ayuda a evitar errores costosos. Además, las funciones de generación de informes integradas permiten a los gestores supervisar las tendencias de los proyectos, mientras que las herramientas de control de documentos ayudan a mantener el cumplimiento normativo al adjuntar manuales, garantías y registros de inspección directamente a las tareas pertinentes. En definitiva, este nivel de integración da lugar a un cierre de proyectos más fluido y profesional.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar listas de tareas pendientes digitales en lugar de los métodos tradicionales?

Está bastante claro que disponer de opciones digitales para la creación de listas de tareas pendientes ofrece las siguientes ventajas:

• Mejor comunicación y colaboración
• Creación y gestión optimizadas y eficientes de listas de tareas pendientes
• Prevención de retrasos en los proyectos
• Actualizaciones en tiempo real sobre el progreso de los elementos de la lista de tareas pendientes
• Documentación clara que promueve la transparencia, la precisión y la responsabilidad

¿Cómo se puede utilizar Revizto en la gestión de listas de tareas pendientes?

A decir verdad, gestionar listas de tareas pendientes puede ser un verdadero quebradero de cabeza, especialmente en proyectos grandes que están plagados de numerosas tareas pequeñas. Con programas de soluciones para listas de tareas pendientes como Revizto, los equipos pueden colaborar y realizar un seguimiento de las tareas en tiempo real, lo que hace que el proceso de cierre sea mucho más eficiente.

Este programa permite a los contratistas y propietarios compartir información sobre el proyecto desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que supone una gran diferencia. Con Revizto, la ejecución de las listas de tareas pendientes es muy eficiente y gratificante.

Lista de verificación de tareas pendientes en la construcción: qué incluir y por qué es importante

Una lista de tareas pendientes típica siempre incluiría la ubicación del trabajo, el nombre de la tarea y la fecha límite en la que debe completarse.

La ubicación del trabajo es crucial porque garantiza que se aborden las áreas correctas, evitando confusiones y malentendidos entre los miembros del equipo. Por ejemplo, especificar la habitación o la planta exacta donde debe realizarse el trabajo ayuda al equipo a centrar sus esfuerzos en las áreas correctas.

El nombre de la tarea también es fundamental, ya que define claramente el trabajo que hay que realizar, sin dejar lugar a ambigüedades. Al especificar la tarea, como arreglar un grifo que gotea o instalar un suelo nuevo, el equipo sabe exactamente lo que hay que hacer.

La fecha límite en la que debe completarse la tarea es igualmente importante, ya que garantiza que el trabajo se realice a tiempo y que el proyecto pueda cerrarse sin retrasos innecesarios. Establecer plazos realistas ayuda al equipo a mantenerse al día y a mantener el impulso, lo que en última instancia conduce al éxito del proyecto.

Ejemplo real de una lista de tareas pendientes

Las listas de tareas pendientes se han utilizado en diversos proyectos, tanto grandes como pequeños. Dependiendo de la complejidad y el tamaño del proyecto, los elementos de la lista pueden ser más o menos numerosos. A continuación se muestra un ejemplo real de una lista de tareas pendientes para la renovación de una oficina.

Puntos clave

• Una lista de tareas pendientes es una lista de tareas que deben completarse antes de que finalice un proyecto de construcción.
• Los contratistas generales y los miembros de su equipo realizan un seguimiento de las tareas pendientes en una lista para asegurarse de que se abordan con cuidado, de modo que el cliente quede satisfecho con el proyecto final.
• La importancia más común de una lista de tareas pendientes es garantizar que el trabajo se complete de acuerdo con las especificaciones, ya que es un requisito previo para el pago final (retención).
• Es muy importante empezar pronto y considerar la lista de tareas pendientes como algo que hay que actualizar y revisar periódicamente, incluso antes de la inspección final. En las primeras fases del proyecto de construcción, esto puede ser dos veces por semana, pero con el tiempo se reduce (revisiones semanales) a medida que se avanza hacia la fase final.
• Para que el proceso de revisión de la lista de tareas pendientes sea satisfactorio, es necesario contar con un contratista general, subcontratistas, un director de proyecto, un arquitecto, un diseñador y un cliente/propietario.
• Los elementos de la lista de tareas pendientes suelen variar en función del tipo de proyecto; sin embargo, el proyecto comercial o residencial ideal tendrá elementos similares que servirán como problemas comunes.
• Los equipos de VDC y BIM son esenciales para ejecutar proyectos de construcción de manera eficiente y eficaz. Al aprovechar estas herramientas y tecnologías, los equipos pueden reducir los errores, mejorar la colaboración y garantizar resultados de alta calidad en el proyecto terminado.
• La integración de BIM en su flujo de trabajo no solo mejora la precisión del diseño, sino que también reduce las sorpresas en la lista de tareas pendientes y ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
• La mayoría de las plantillas de listas de tareas pendientes son personalizables, y puede encontrar plantillas ya preparadas utilizando plataformas de gestión de la construcción como PlanGrid, Buildertrend, Procore, etc. Pueden ser de pago o gratuitas, y estas plantillas también son personalizables.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas a largo plazo de mantener una lista de tareas pendientes?

Una lista de tareas pendientes marca una gran diferencia a largo plazo en cualquier proyecto. Tenerla permite documentar el trabajo completado y el sistema lo permite. Sirve como referencia que contiene datos valiosos (estimaciones, procesos, problemas comunes y calendarios) que son útiles para proyectos futuros.

¿Cómo puede una lista de tareas pendientes eficaz mejorar la satisfacción del cliente?

Los clientes exigen un nivel de detalle que una lista de tareas pendientes eficaz proporciona. Por lo tanto, cuando esto ocurre, el cliente está más dispuesto a confiar en usted y es posible que vuelva a contratar sus servicios.

¿Qué consejos finales puede implementar para garantizar el éxito de su lista de tareas pendientes?

Puede elegir una plataforma o un programa para gestionar la lista de tareas pendientes. De esta manera, puede mejorar la eficiencia, la precisión y la responsabilidad, al tiempo que reduce el estrés y los retrasos en los proyectos. Además, asegúrese de que el cliente pueda acceder a esta lista de tareas pendientes para permitir la transparencia y la colaboración.