Comprender TIDP y MIDP: Documentos BIM clave para proyectos ISO 19650

La modelización de información para la edificación ha transformado con éxito la forma en que se crean y ejecutan los proyectos de construcción, siendo la norma ISO 19650 una de las normas internacionales más destacadas en lo que respecta a la gestión de datos en tales entornos. La gestión eficaz de la información es el núcleo de cualquier implementación bim exitosa, y hay dos documentos importantes que nos gustaría tratar aquí:

• Plan de entrega de información de tareas, o TIDP
• Plan maestro de entrega de información, o MIDP

Una comprensión clara de cómo se crean, gestionan e implementan dichos documentos es fundamental para garantizar el cumplimiento de la norma ISO 19650, al tiempo que se crea un mejor entorno de realización de proyectos con una colaboración mejorada, una mayor eficiencia, etc.

El objetivo de este artículo es explorar ambos documentos en detalle, con todas sus relaciones, objetivos y desafíos de implementación en la construcción moderna. Este conocimiento debería resultar beneficioso para cualquier empresa que se esfuerce por ofrecer mejores resultados en sus proyectos, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de los requisitos internacionales para la industria de la construcción.

¿Qué es un TIDP en un proyecto BIM?

Definición de plan de entrega de información de tareas (TIDP)

Un plan de entrega de información de tareas es un documento complejo cuyo objetivo principal es describir la información de tareas para cada disciplina o equipo de proyecto en un proyecto de construcción. Técnicamente hablando, un TIDP puede considerarse un programa extremadamente detallado, teniendo en cuenta cómo se supone que debe identificar qué tipo de información debe crearse, cuándo debe completarse y quién es responsable de estas acciones. Un TIDP es una herramienta de planificación colaborativa que garantiza que los participantes del proyecto tengan una comprensión clara de sus responsabilidades en el contexto del marco regulatorio ISO 19650.

Importancia de los TIDP en proyectos de construcción

Los TIDP desempeñan un papel importante en la construcción moderna debido a su capacidad para proporcionar un enfoque más estandarizado y estructurado de la gestión de la información en proyectos complejos. Los TIDP pueden ayudar a reducir los errores de coordinación y evitar los cuellos de botella de información, garantizando que la eficiencia del trabajo en equipo en el proyecto siga siendo alta. La clara definición de responsabilidades y fechas de entrega del TIDP también puede facilitar la identificación de retrasos y mejorar la asignación de recursos en todo el sistema.

Otras ventajas de los TIDP incluyen el apoyo a la gestión de riesgos, lo que facilita la visualización y el seguimiento de todas las dependencias de información. Una comprensión clara de cómo los entregables afectan al trabajo de los demás puede ayudar a los equipos a priorizar las tareas y mantener el impulso general del proyecto. El seguimiento del progreso de los hitos del proyecto y el mantenimiento de la responsabilidad son también ventajas significativas de los TIDP.

Un «entregable» en este contexto puede referirse prácticamente a cualquier activo de información que deba producirse y compartirse durante el ciclo de vida del proyecto, incluyendo documentación de diseño, archivos de modelos, informes técnicos, datos de activos, resultados de coordinación, cálculos, simulaciones, documentos de construcción y muchos otros.

Cómo crear un TIDP de manera eficaz

La creación de un TIDP eficaz implica considerar cuidadosamente los requisitos existentes del proyecto y las capacidades del equipo. El primer paso es siempre tratar de desglosar los requisitos de información existentes del proyecto en tareas más pequeñas y manejables con plazos y entregables claros. Aparte de eso, los equipos también deben considerar:

• Mapeo de dependencias: el proceso de identificar todas las relaciones entre los entregables de información para establecer una secuencia de tareas que no interrumpa ninguna de estas relaciones.
• Análisis de los requisitos de información: proceso de revisión de todos los requisitos de intercambio de información existentes para identificar los entregables necesarios para cada una de las disciplinas del proyecto.
• Evaluación de recursos: proceso de evaluación de las capacidades actuales del equipo para garantizar que las fechas de entrega del proyecto sigan siendo realistas.

La complejidad de los TIDP suele requerir la existencia de una plantilla estandarizada de algún tipo, ya sea subcontratada o creada previamente en la empresa. Esta plantilla debe incluir, como mínimo, todos los campos esenciales: fechas de entrega, formatos de archivo, partes responsables, descripciones de tareas, etc. La cuestión de las plantillas de TIDP se explora más adelante en el artículo.

¿Cómo se relaciona el MIDP con el TIDP?

Comprender el plan maestro de entrega de información (MIDP)

El plan maestro de entrega de información es otro documento completo, pero funciona como una versión consolidada de todos los TIDP de los equipos de proyecto en un único programa masivo. Los MIDP ofrecen una visión de alto nivel de los entregables de información para toda la duración del ciclo de vida del proyecto, asegurando que todas las interdependencias entre disciplinas estén alineadas y gestionadas teniendo en cuenta el cronograma del proyecto.

El objetivo del MIDP es funcionar como la principal herramienta de gestión de la información del proyecto, ayudando con la totalidad del proceso de entrega de información desde un único lugar. Puede coordinar una gran selección de parámetros para la producción de información entre todas las partes interesadas del proyecto, incluidos contratistas, especialistas, ingenieros, arquitectos y muchos otros.

Diferencias entre MIDP y TIDP

Debería ser relativamente fácil ver cómo los TIDP y los MIDP tienen sus propios propósitos distintos en el proceso de realización del proyecto, a pesar de estar estrechamente relacionados entre sí. Las diferencias más notables entre ambos son:

1. Diferencias en la integración. Los MIDP integran varios TIDP en un único entorno, al tiempo que resuelven posibles conflictos en los calendarios de entrega, mientras que los TIDP pueden existir de forma independiente para cada equipo o parte interesada antes de la fusión.
2. Diferencias en el nivel de gestión. El MIDP suele ser gestionado a nivel de proyecto por el director del proyecto o el director de información, lo que permite un proceso de coordinación global que abarca a todos los equipos del proyecto, mientras que los TIDP se gestionan a nivel del equipo de tareas que los crea, lo que permite hacer un seguimiento de los entregables específicos de ese equipo.
3. Diferencias en detalle y alcance. Los MIDP presentan una perspectiva de todo el proyecto sobre una multitud de entregables y la forma en que se supone que deben trabajar juntos, mientras que los TIDP se centran en sus tareas específicas dentro del alcance del equipo o la disciplina.

Papel del MIDP en los planes de ejecución BIM

El MIDP desempeña un papel muy importante en el plan de ejecución BIM (BEP), actuando como una hoja de ruta detallada para la entrega de información en las diferentes fases de realización del proyecto. El MIDP garantiza que todos los objetivos estratégicos del BEP estén respaldados por la entrega de información de todos los participantes en el proyecto con un nivel razonable de coordinación entre todos ellos.

En el contexto del plan de ejecución BIM, los MIDP ofrecen específicamente:

• Medidas para todo el proyecto en el área de control de calidad de los entregables de información.
• Alineación correcta entre los hitos del proyecto y los procesos de entrega de información.
• Líneas de responsabilidad diferenciadas para los procesos de aprobación y producción de información.
• Puntos de integración definidos entre equipos y etapas del proyecto.
• Estandarización del proceso de intercambio de información.

Los MIDP también apoyan la implementación del protocolo de información del proyecto para asegurar que todos los equipos sigan los estándares y procedimientos previamente acordados en relación con la gestión de la información, tal como se describe en el BEP.

Ningún MIDP puede funcionar de forma aislada. Debe funcionar como parte de un ecosistema más amplio con otros documentos del proyecto. Además del BEP, también puede integrarse con otros documentos del proyecto que son de increíble importancia para el éxito del mismo, como el programa maestro, los planes de gestión de riesgos y la estructura de desglose del trabajo. El desglose de tareas que proporciona el MIDP debe reflejar la estructura de desglose del trabajo del entorno para una mayor coherencia, y sus hitos y fechas de entrega deben estar alineados con el cronograma maestro del proyecto en todo momento.

Otras menciones destacadas en esta sección incluyen los protocolos de gestión de cambios, la documentación de garantía de calidad y las matrices de responsabilidad de diseño. De esta manera, los procesos de entrega de información pueden mantener una clara responsabilidad a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, al tiempo que se alinean con las obligaciones contractuales y respaldan las secuencias de desarrollo del diseño cuando es necesario.

La integración del MIDP con todos estos documentos crea un marco de información integral para respaldar la entrega efectiva del proyecto sin interrumpir ninguno de los asuntos de cumplimiento con respecto a la norma ISO 19650.

¿Cuáles son los requisitos de información para los TIDP y los MIDP?

Explicación de los requisitos de intercambio de información

Los requisitos de intercambio de información (EIR) que mencionamos anteriormente son la base para desarrollar tanto TIDP como MIDP. El EIR especifica la información necesaria para cada hito del proyecto, proporcionando contexto adicional en forma de nivel de detalle, uso previsto e incluso formato de datos. El EIR es el marco que los equipos pueden utilizar para comprender mejor lo que hay que entregar y cómo será útil para otras partes interesadas en el proyecto.

Los EIR pueden abarcar múltiples aspectos de la entrega de información (gestión, técnica o comercial) con el fin de verificar que toda la información producida cumple su propósito y añade algún tipo de valor al proyecto. Este enfoque estructurado ayuda a reducir el trabajo innecesario y a confirmar que los entregables de información siguen alineados con los objetivos generales del proyecto.

Requisitos de información del empleador en BIM

Los EIR en BIM impulsan la estrategia general de entrega de información para todo el proyecto al establecer las necesidades y objetivos específicos del cliente (que luego se trasladan al desarrollo de los TIDP y MIDP). Los elementos más comunes de los EIR en este contexto son:

• Expectativas de control de calidad
• Formatos y estándares para los entregables
• Requisitos de acceso
• Seguridad de la información
• Información de gestión de activos
• Puntos clave de decisión
• Hitos del proyecto

Sería muy difícil desarrollar un TIDP o MIDP altamente eficaz sin tener una comprensión clara de todos estos requisitos, teniendo en cuenta hasta qué punto ambos planes de entrega dependen de información de alta calidad para satisfacer realmente las necesidades y objetivos del proyecto.

Cómo identificar las necesidades de información del proyecto

Para identificar correctamente las necesidades de información del proyecto, las empresas deben adoptar un enfoque sistemático que abarque tanto los objetivos de gestión de activos a largo plazo como los requisitos inmediatos del proyecto. Se trata de un proceso algo complejo que incluye:

• Revisiones de proyectos anteriores para adquirir y aprovechar las lecciones aprendidas.
• Mapeo del análisis de dependencia de la información entre disciplinas y fases del proyecto.
• Análisis del alcance del proyecto para comprender los requisitos de información críticos.
• Consulta a las partes interesadas clave para recopilar información sobre sus necesidades específicas.

A los equipos les resulta mucho más fácil desarrollar tanto los TIDP como los MIDP cuando comprenden bien las necesidades de información del proyecto. El objetivo principal de este proceso es siempre garantizar que toda la información producida tenga un propósito claro, al tiempo que se proporciona un amplio apoyo a los esfuerzos de ejecución del proyecto.

Cómo implementar TIDP y MIDP en su proyecto

El proceso de implementación tanto de MIDP como de TIDP debe seguir un calendario claro a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Las versiones iniciales de los documentos deben desarrollarse tan pronto como en la fase de movilización del proyecto, donde los primeros TIDP son creados por equipos individuales y posteriormente consolidados en un MIDP antes de que se inicie la ejecución del proyecto. Ninguno de estos documentos debe ser estático: las actualizaciones periódicas a intervalos predeterminados son prácticamente obligatorias para mantener todo alineado con los hitos generales del proyecto o con ciclos de revisión mensual más fundamentados.

La definición clara de las responsabilidades y funciones en el entorno también es importante para la secuencia de implementación. En muchos casos, los directores de los equipos de tareas deben supervisar el desarrollo y mantenimiento de sus respectivos TIDP, mientras que el objetivo del director de información es controlar el desarrollo del MIDP. La responsabilidad general sobre el proceso de entrega de información recae en el director del proyecto, con la ayuda del director de BIM, que debe garantizar el cumplimiento técnico.

Todas las funciones del proyecto en este contexto tienen rangos específicos de responsabilidades para aprobar, revisar o incluso crear estos documentos, lo que da lugar a una cadena de responsabilidad clara y definida para todo el proceso de entrega de información.

Pasos para recopilar su TIDP

La planificación y coordinación cuidadosa es un requisito para la creación de un TIDP detallado. El primer paso siempre debe ser el proceso de revisar los requisitos de información del proyecto, desglosándolos en tareas más pequeñas que sean más fáciles de gestionar.

Se deben asignar indicadores claros de propiedad, plazos e indicadores de calidad a cada tarea. El conjunto básico de pasos que se pueden utilizar para recopilar un TIDP son:

1. Localizar todos los entregables de información necesarios para una disciplina o una tarea.
2. Determinar los plazos más realistas que también tengan en cuenta las revisiones internas.
3. Definir un conjunto claro de criterios para aceptar un entregable.
4. Ver si hay alguna dependencia de los entregables de otros equipos en el TIDP actual y documentarlos.
5. Añadir suficiente tiempo de reserva, que puede ser necesario cuando se espera a las aprobaciones o se hacen revisiones.

Plantilla básica del plan de entrega de información de tareas

Cabe señalar que prácticamente cualquier TIDP real debe personalizarse hasta cierto punto para que sea más relevante para los requisitos de proyectos o equipos específicos. Sin embargo, podemos ofrecer una plantilla muy estandarizada de uno de esos documentos.

La primera sección de cualquier TIDP debe incluir siempre información básica del proyecto:

• Nombre del proyecto
• Número del proyecto
• Equipo de tareas
• Versión
• Fecha

El siguiente segmento es la propia tabla, con varios campos importantes:

Como puede ver, hemos completado uno de los campos para proporcionar un ejemplo más específico de cómo se puede enriquecer una tabla de este tipo. En cuanto a las descripciones de los campos, la mayoría se explican por sí solas, entre ellas:

1. ID de tarea: un identificador único para cada tarea en un formato específico.
2. Descripción: una descripción breve pero concisa de la tarea.
3. Nivel de detalle/Nivel de información: el nivel de detalle o el nivel de información necesario, dependiendo de los elementos de construcción en los que se trabaje.
4. Formato: formatos de datos necesarios, que también deben estar alineados con los requisitos del BEP.
5. Responsabilidad: una o varias funciones responsables de realizar la tarea.
6. Inicio: la fecha de inicio de la tarea, alineada con el programa maestro del proyecto y un margen para su revisión/aprobación.
7. Fin: fecha de finalización de la tarea, alineada con el programa maestro del proyecto y con un margen para su revisión/aprobación.
8. Dependencias: lista de tareas que deben completarse de antemano.
9. Estado: estado actual de la tarea, que a menudo utiliza opciones estandarizadas (no iniciada, en curso, en revisión, terminada, etc.).

También queda una sección más del documento por completar, y es la de las notas. En esta sección se introduce toda la información que no se pudo compartir de antemano. Los ejemplos más destacados son: frecuencia de actualización, proyectos de referencia, alineación de fechas, persona responsable de recopilar las actualizaciones de estado, etc.

Gestión de los entregables con el MIDP

La gestión de los entregables con el MIDP se basa en un alto nivel de coordinación para todos los equipos del proyecto. La gestión activa del MIDP es la única forma de que pueda reflejar cualquier cambio o progreso en el ciclo de vida del proyecto para empezar. Los aspectos más destacados de la gestión de los entregables incluyen:

• Gestión de las solicitudes de cambio, así como el impacto de los plazos de entrega.
• Revisiones periódicas de las fechas de entrega y las dependencias.
• Coordinación del intercambio de información entre los equipos del proyecto.
• Comparación periódica de los entregables planificados y el progreso real.

Enfoques colaborativos para una gestión eficaz de la información

La implementación exitosa de estos documentos depende en gran medida de la colaboración activa entre todos y cada uno de los participantes del proyecto. Esto incluye no solo reuniones de coordinación periódicas y canales de comunicación claros, sino también un cierto número de procesos estandarizados que puedan manejar rutinas de intercambio de información. Las revisiones conjuntas del cronograma de entrega y la resolución colaborativa de problemas también son extremadamente importantes para el éxito general del proyecto.

Se recomienda encarecidamente establecer algún tipo de circuito de retroalimentación en entornos similares para que sea posible mejorar continuamente el proceso de entrega de información a medida que pasa el tiempo. De esta manera, todas las lecciones aprendidas pueden incorporarse tanto en la planificación como en la ejecución de acciones futuras, mejorando así la calidad del proyecto.

¿Cuál es el papel del entorno común de datos en los TIDP y MIDP?

Beneficios de utilizar un entorno común de datos

Un entorno de datos común (CDE) es una especie de centro digital que proporciona una única fuente de información para todo lo relacionado con un proyecto específico. Es una herramienta muy valiosa para la ejecución de TIDP y MIDP debido a su capacidad para ofrecer un entorno digital estructurado para compartir y gestionar la información del proyecto. Las principales ventajas de utilizar un CDE en un entorno moderno son:

• Capacidades de control de versiones con pistas de auditoría detalladas.
• Flujos de trabajo automatizados que sustituyen a los procesos manuales de revisión o aprobación.
• Centralización de la información del proyecto.
• Capacidades de seguimiento en tiempo real para determinadas categorías de datos.
• Conjunto de normas para convenciones de nomenclatura y estructuras de archivos.

Cómo un CDE apoya la entrega de información

Un CDE es un gran apoyo para las tareas de entrega de información debido a su infraestructura técnica, que hace que la gestión de la información sea mucho más eficiente. Ofrece capacidades de seguimiento del estado de la información y flujos de trabajo estructurados que se alinean con los calendarios de entrega. Además, también cuenta con notificaciones automatizadas, acceso controlado a información confidencial e integración perfecta con herramientas de gestión de proyectos para mejorar el seguimiento del progreso.

Aparte de todo eso, un CDE también puede servir como motivador para mejorar la colaboración, ofreciendo una plataforma segura y potente para compartir datos, coordinar revisiones y gestionar aprobaciones realizadas de acuerdo con los planes de entrega existentes.

Integración de un CDE con las normas ISO 19650

La integración del CDE teniendo en cuenta las normas ISO 19650 implica la alineación de todos los procesos de gestión de la información con las mejores prácticas internacionales, entre las que se incluyen:

• Soporte para flujos de trabajo de aprobación definidos.
• Capacidades para el intercambio de información entre las partes interesadas del proyecto.
• Estados estandarizados para las tareas, incluyendo archivado, compartido, publicado y WIP.
• Mantenimiento adecuado de los metadatos para cada contenedor de información.
• Seguridad y controles de acceso definidos.

El CDE debe configurarse para que soporte todos los requisitos descritos en el BEP, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de los principios de la ISO 19650 para la gestión de la información, lo que puede suponer un delicado equilibrio que merece la pena discutir con más detalle a continuación.

Cómo garantizar el cumplimiento de las normas ISO 19650

Requisitos clave de cumplimiento para los TIDP y MIDP

El cumplimiento de las normas ISO 19650 se basa en el cumplimiento de requisitos específicos para TIDP y MIDP, siendo especialmente importantes los controles de calidad en esta etapa. Las partes más importantes de este proceso de cumplimiento son:

• Uso de requisitos de metadatos definidos y códigos de estado.
• Documentación del proceso de revisión y aprobación.
• Cumplimiento de las convenciones de nomenclatura estandarizadas.
• Mantenimiento de pistas de auditoría para cualquier intercambio de información.
• Verificación periódica de la integridad y calidad de la información.

Cada equipo también debe asegurarse de que sus flujos de trabajo de entrega de información estén alineados con los procedimientos generales de garantía de calidad, como las comprobaciones sistemáticas de los entregables con respecto a las normas existentes.

Desafíos y soluciones comunes en el cumplimiento de la norma ISO 19650

Desafortunadamente, los desafíos son comunes cuando se trata del cumplimiento de la norma ISO 19650 en el campo de la gestión de la información. Algunos ejemplos de esto son:

1. Inconsistencia en la clasificación de la información. Esto puede resolverse implementando un entorno de clasificación estandarizado junto con la formación del equipo sobre cómo utilizar el sistema de manera eficiente.
2. Problemas de coordinación del equipo. Estos pueden evitarse mediante la celebración de reuniones de coordinación periódicas, que ayudan a alinear los resultados y resolver los conflictos.
3. Dificultades en la gestión de los plazos. El efecto de estos puede mitigarse hasta cierto punto con un flujo de trabajo establecido que consista en ciclos de revisión y tiempos de amortiguación en los calendarios de entrega.

Mejores prácticas para mantener el cumplimiento durante el ciclo de vida del proyecto

El cumplimiento es siempre un proceso continuo y no un esfuerzo puntual, por lo que la gestión proactiva y la atención continua al tema son prácticamente obligatorias. En este sentido, podemos recomendar una serie de buenas prácticas para ayudar a mantener el cumplimiento, entre las que se incluyen:

• Supervisión y verificación continuas del progreso de la entrega en relación con el calendario del proyecto.
• Formación y apoyo a los miembros del equipo de forma regular.
• Actualizaciones relativamente frecuentes de los planes de entrega de información que reflejen los cambios del proyecto.
• Documentación detallada de todos los cambios y decisiones que afecten a la entrega de información.
• Controles de calidad sistemáticos en cada etapa importante de la realización del proyecto.

El establecimiento de métricas claras para la medición del cumplimiento también ayuda en gran medida a realizar un seguimiento del progreso del cumplimiento y a buscar áreas que mejorar en el futuro.

Conclusión

Tanto los planes de entrega de información de tareas como los planes maestros de entrega de información son componentes importantes para la entrega exitosa de un proyecto BIM en el contexto de estándares internacionales como ISO 19650. Estos documentos no solo satisfacen los requisitos de cumplimiento, sino que también proporcionan un marco estructurado para una comunicación clara, una entrega eficiente del proyecto y una colaboración efectiva.

La relación entre ambos muestra cómo las responsabilidades individuales del equipo pueden contribuir a objetivos de proyecto más amplios, ayudando a navegar por las complejidades de los proyectos de construcción modernos con suficiente responsabilidad y rendición de cuentas. La capacidad de integración con otra documentación del proyecto también ayuda a crear un entorno de gestión de datos integral que abarca todo el ciclo de vida del proyecto, de principio a fin.

La implementación exitosa de los TIDP y MIDP depende del compromiso de todos los equipos del proyecto, así como de una comprensión clara de sus funciones y responsabilidades. A medida que los proyectos de construcción continúan creciendo en complejidad y evolucionando, la importancia de la entrega de información de manera concisa y estructurada está en su punto más alto. Seguir la guía de este artículo debería facilitar la creación de un poderoso proceso de gestión de la información capaz de apoyar el éxito del proyecto y mantener el cumplimiento de diferentes estándares internacionales.

Es importante señalar una vez más que la gestión eficaz de la información es algo más que el proceso de creación de documentos. Se trata de todo un entorno cultural centrado en la colaboración y la comunicación que puede apoyar a equipos de proyecto enteros y ayudarles a alcanzar sus objetivos comunes con facilidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué debería suceder si no se cumple un plazo TIDP?

Cualquier situación en la que un miembro del equipo no cumpla un plazo TIDP debe ser comunicada tanto al gestor de la información como al gestor del equipo de tareas para evaluar el impacto del error y corregir el MIDP en consecuencia.

También debe desarrollarse un plan de recuperación para remediar tal error, incluyendo el ajuste de los calendarios de tareas dependientes, la reasignación de recursos para acelerar el entregable retrasado, la implementación de medidas de mitigación en un esfuerzo por prevenir problemas similares, y la documentación exhaustiva del retraso y su resolución en aras de los registros generales del proyecto.

¿Cómo afectan los requisitos de información a los subcontratistas que se incorporan al proyecto durante su realización?

Los subcontratistas que se incorporan tarde pueden integrarse en el marco de entrega de información mediante una formación específica, una comunicación clara, la creación de TIDP independientes, la integración en los flujos de trabajo existentes y una revisión exhaustiva de toda la documentación TIDP/MIDP con estos subcontratistas.

¿Existe alguna diferencia entre el nivel de desarrollo y el nivel de necesidad de información?

Los dos términos se confunden a menudo, pero podemos explicar sus diferencias de forma concisa:

• El LOD es una medida que describe el grado de geometría y la información adjunta para los elementos BIM.
• El LOI cubre la calidad, cantidad y granularidad de la información para fines específicos y es exclusivo de los requisitos de la norma ISO 19650.