Glossaire July 23, 2021

Systèmes logiciels de gestion des installations. Les meilleurs outils logiciels CAFM en 2022.

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Aperçu

Le sujet général du logiciel de gestion des installations et du CAFM peut sembler incroyablement complexe pour beaucoup de gens – même s’il n’est pas particulièrement compliqué en soi. L’abondance de types de logiciels similaires dans le même secteur d’activité, tels que la GMAO, l’EAM et l’IWMS, rend le sujet compliqué.

Sans entrer dans des explications détaillées, on peut dire que le CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) est le logiciel le plus basique de cet ensemble, agissant comme une sorte de base, et il est principalement axé sur le suivi de la maintenance des actifs et la programmation.

Parallèlement, EAM (Enterprise Asset Management) est un logiciel de planification à long terme plus spécifique, qui peut surveiller divers actifs, ainsi que leur rentabilité et leur état tout au long du cycle de vie de ces actifs. IWMS (Integrated Workplace Management System), quant à lui, se concentre davantage sur les ressources du lieu de travail, la gestion immobilière, la durabilité environnementale, etc.

Cela nous amène au dernier acronyme des quatre – CAFM, ou Computer-Aided Facility Management.

Qu’est-ce que le CAFM?

Le Computer-Aided Facility Management (ou logiciel de gestion des installations assisté par ordinateur) est un type spécifique de logiciel de gestion des installations qui permet à ses utilisateurs d’optimiser un grand nombre de services orientés vers le client dans une organisation, tels que les réservations de salles, le service des installations, la gestion des espaces, la gestion des actifs, etc. En outre, le logiciel CAFM (ou logiciel de gestion d’installations assistée par ordinateur) permet de planifier, d’exécuter et de surveiller diverses activités dans les bâtiments lorsqu’ils entrent dans la phase de maintenance.

À son niveau le plus basique, un système CAFM aide à la phase de planification pour une variété d’installations spécifiques ou d’opérations de bâtiment – y compris la majorité des opérations quotidiennes banales. Une autre façon de considérer le logiciel CAFM est de voir un outil complet d’entretien des bâtiments avec une variété de fonctionnalités et d’options utiles.

Caractéristiques et avantages du CAFM

Approche centrée sur les données. L’information est le pain et l’eau de CAFM ; elle est au cœur du fonctionnement de l’ensemble du système de gestion des installations. En outre, les versions ultérieures du logiciel CAFM utilisent des éléments de conception assistée par ordinateur (CAO) de diverses manières et les combinent avec le traitement des données.

Comme c’est le cas pour de nombreux outils commerciaux modernes, CAFM s’investit également dans la tendance actuelle de collecte et d’analyse des données. Le consensus est que ces décisions fondées sur les données sont beaucoup plus terre à terre et utiles que jamais, améliorant de nombreux aspects différents pour les gestionnaires et leurs entreprises en général.

L’ajout de la CAO augmente considérablement le nombre de fonctionnalités et de capacités que le CAFM est capable de fournir. L’une de ces fonctionnalités consiste à donner aux agents immobiliers et à leurs clients les moyens d’examiner les différents aspects des maisons qui sont encore en cours de construction.

Gestion des travaux de maintenance. Dans ce cas, le CAFM est en fait similaire à l’un des types de logiciels pour lequel il est souvent confondu – la GMAO (systèmes de gestion de la maintenance assistée par ordinateur). Le CAFM et la GMAO peuvent tous deux offrir une variété de fonctions pour faciliter la gestion de la maintenance, notamment l’exécution de la maintenance préventive, la programmation des réparations de routine, la surveillance de l’état des actifs, etc.

Et ce n’est pas tout. Le CAFM peut également être utilisé pour promouvoir la maintenance globale en vue d’une meilleure gestion des actifs. Dans ce cas, il n’est pas rare que le CAFM et la GMAO soient utilisés ensemble, car la GMAO permet plutôt d’évaluer les endroits qui ont le plus besoin de maintenance.

Gestion de l’infrastructure.

Les diverses opérations administratives au sein de l’installation sont l’une des principales caractéristiques des logiciels de gestion d’installations assistée par ordinateur. Il n’est pas rare que le CAFM soit lié à l’infrastructure réelle du bâtiment, notamment l’éclairage, le système de chauffage, la ventilation et la climatisation, etc.

Cela permet une gestion partielle à distance, ainsi qu’une surveillance à distance. Ces deux éléments améliorent la sécurité globale de l’installation, permettent à l’entreprise d’économiser de l’argent et peuvent même réduire la consommation d’énergie, contribuant ainsi à la protection de l’environnement.

Gestion et planification de l’espace.

L’allocation des ressources et la gestion de l’espace sont des domaines dans lesquels le CAFM excelle souvent. Dans certains cas, il peut aider à placer les actifs dans l’ensemble de l’installation. Il est même possible d’utiliser le CAFM pour déterminer la meilleure disposition des processus industriels/commerciaux au sein de l’installation. La gestion de la main-d’œuvre est également possible avec le même logiciel CAFM. Cela est possible en raison de la façon dont le CAFM fonctionne – il agit souvent comme une base de données complète d’informations sur votre installation. Les informations incluses vont des données de construction et des plans d’étage aux données relatives aux incendies et à la sécurité, en passant par la consommation d’énergie, etc.

Gestion immobilière et location.

La gestion immobilière peut également être effectuée à l’aide du système CAFM, et il en va de même pour la location. Cela comprend des opérations telles que la programmation des salles, la réservation, la gestion des baux, et ainsi de suite. Certains CAFM sont capables d’offrir des fonctionnalités de gestion des propriétés étonnamment étroites et spécifiques.

Gestion du cycle de vie. L’un des plus grands objectifs des CAFM est d’aider les gestionnaires à s’assurer que l’intégralité des actifs de l’entreprise est utilisée d’une manière ou d’une autre. C’est pourquoi certaines caractéristiques spécifiques du CAFM peuvent être utiles pour la planification à long terme et divers besoins (améliorations des immobilisations, par exemple).

Dans ce contexte, le système CAFM travaille non seulement avec le bâtiment dans son ensemble mais aussi avec tout ce qui se trouve à l’intérieur, ce qui facilite la gestion de différents types d’actifs si c’est dans le même groupe de logiciels.

Opérations administratives. Cela ne veut pas dire que le CAFM ne concerne que les installations ou les actifs physiques. Il est également possible pour un système CAFM de fournir un ensemble de fonctions administratives dans le but de rationaliser le personnel de bureau.

Certains systèmes CAFM offrent également un suivi des ressources humaines. Ces fonctions peuvent être utilisées pour l’enregistrement des utilisateurs, la vérification de l’absence de visiteurs inattendus et, tout simplement, le renforcement de la sécurité globale.

Il en va de même pour les matériaux et les colis dans votre établissement. Cela peut être utilisé de plusieurs façons, comme les pistes d’audit, les livraisons, les achats et l’approvisionnement – qui peuvent tous bénéficier de l’ajout d’un logiciel CAFM.

Choisir une solution de gestion des installations

Bien qu’il existe une quantité exaspérante de facteurs variables susceptibles d’affecter votre choix d’un logiciel de gestion des installations spécifique, il est toujours possible de donner des recommandations générales sur la façon de choisir le bon type pour votre entreprise spécifique. Dans cette logique, nous avons réussi à formuler trois recommandations:

  • Déterminer l’étendue des fonctionnalités dont vous avez besoin. Les différents types de logiciels de gestion des installations ont tendance à créer beaucoup de confusion, notamment en raison du chevauchement de leurs fonctionnalités. Heureusement, il existe des caractéristiques spécifiques qui peuvent être utilisées pour distinguer les différents types de systèmes de gestion des installations.
    Par exemple, les solutions EAM sont plus connues pour leurs fonctionnalités étendues en matière de gestion de divers actifs via un point d’accès centralisé. Les logiciels de GMAO, quant à eux, ont une liste plus restreinte de fonctionnalités et ne peuvent souvent travailler qu’avec des actifs physiques et un ensemble d’installations de taille moyenne.
    Cela ne veut pas dire que ces types de logiciels ne s’excluent pas mutuellement, il n’est pas rare qu’ils coexistent ou même qu’ils s’intègrent les uns aux autres pour mieux fonctionner.
  • Définissez votre objectif principal pour la solution. Savoir exactement à quoi va servir le logiciel de gestion des installations est un élément important du choix. Les installations à site unique ne nécessitent généralement qu’un logiciel de gestion de la maintenance de base, et la GMAO est ce qui fonctionne le mieux dans ce cas.
    D’autres exemples, plus complexes, peuvent nécessiter des solutions hybrides ou quelque chose de beaucoup plus spécifique, car la croissance de la complexité ne concerne pas toujours la taille ou le nombre d’installations. Par exemple, si votre équipement comprend des biens mobiles (véhicules du secteur public, par exemple) – il sera regroupé séparément de l’équipement stationnaire d’une entreprise. Il n’est pas rare non plus que des installations complexes aient plusieurs sites, chacun d’entre eux présentant des environnements différents et des variables interférentes, notamment des risques environnementaux, le terrain, etc.
  • Recherche d’options de déploiement possibles. Les méthodes de déploiement des systèmes de gestion des installations ont tendance à être très différentes les unes des autres. Il existe trois méthodes générales de déploiement d’un système de gestion d’installations: le cloud, les systèmes sur site et les systèmes hybrides.
    Nuage le déploiement dans le nuage est relativement bon marché, mais le prix augmente rapidement pour les grandes entreprises qui ont un effectif plus important ou qui ont de nombreuses préférences en matière de personnalisation. D’un autre côté, le déploiement dans le nuage est flexible et on peut y accéder non seulement à partir d’ordinateurs de bureau, mais aussi à l’aide de téléphones ou de tablettes. De plus, comme dans ce cas, c’est au fournisseur de services en nuage de protéger vos données, il n’est pas rare qu’il dispose des solutions de protection des données les plus avancées du marché.
    La gestion des installations sur site utilise votre propre matériel comme stockage principal pour l’ensemble du système. Il est généralement un peu plus coûteux que la variante cloud, mais il s’agit souvent d’un achat unique, avec assez peu d’achats supplémentaires nécessaires. Le déploiement sur site offre beaucoup plus de personnalisation que le cloud, mais l’emplacement de vos données signifie que vous devez également vous préoccuper des questions de cybersécurité.
    Les déploiements hybrides agissent comme une combinaison des exemples ci-dessus, et il existe de nombreuses variantes de déploiements hybrides, la plupart d’entre elles étant vraiment uniques et dépendant de l’industrie dans laquelle vous travaillez.

Vous pouvez attendre d’un système de gestion des installations de nombreuses fonctionnalités différentes, notamment, mais pas exclusivement:

  • La capacité à analyser vos dépenses, car le système de gestion des installations doit être capable de travailler avec les informations de plusieurs façons différentes – y compris l’analyse comparative, l’aperçu des données historiques, l’identification des tendances, et ainsi de suite.
  • Accès grandement simplifié à toutes les informations sur les entrepreneurs – certifications, infos sur les paiements, suivi des assurances, et plus encore.
  • Réduction de la difficulté de gérer un bon de travail, notamment en ce qui concerne les demandes de services d’entretien des installations.
  • La capacité du logiciel d’installation à s’intégrer à diverses plateformes d’entreprise (systèmes de paiement, systèmes comptables, etc.) pour rationaliser le processus de paiement et minimiser le nombre d’erreurs lors de la saisie des données.
  • Un support client étendu est prêt à vous aider à gérer vos outils de gestion des installations chaque fois que nécessaire.

Exemples populaires de logiciels de gestion des installations

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Étant donné que la définition d’un logiciel de gestion des installations comprend plusieurs types différents dudit logiciel, il est possible de déterminer 7 exemples des systèmes de gestion des installations les plus populaires (selon Capterra) :

1. FMXF

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FMX est un logiciel de gestion de la maintenance des installations qui gère les travaux de maintenance préventive, réduit le temps de résolution des problèmes et offre un tableau de bord unifié pour gérer tous vos actifs à partir d’un seul endroit. Il aide les organisations à augmenter la productivité des actifs, à rationaliser les processus et à transformer des informations utiles en résultats encore plus précieux.

2. Procore

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Procore est l’un des fournisseurs de logiciels les plus populaires sur le marché des logiciels de construction, offrant une vaste solution de gestion qui exploite vos projets, vos ressources et vos finances pendant chaque phase du projet. Il peut servir de plateforme de communication entre les équipes afin que chaque participant d’un projet soit directement impliqué dans le processus de réalisation du projet. Procore propose également des versions mobiles de son logiciel, et il est aussi très facile d’avoir tous les documents nécessaires à portée de main à l’intérieur de votre smartphone ou de votre tablette, ce qui porte la mobilité à un tout autre niveau.

3. Fiix

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L’optimisation de la maintenance est l’objectif principal de Fiix – un logiciel de GMAO basé dans le cloud et alimenté par une IA complète, vous permettant d’effectuer la gestion des actifs, la gestion du travail, les décisions commerciales, et bien plus encore. Fiix vous permet de réduire les dépenses et les temps d’arrêt en ayant une vue dédiée sur l’ensemble de vos plannings, coûts et KPIs en une seule fois, ce qui vous permet de faire un meilleur travail de priorisation et de programmation des ordres de travail dans toute votre entreprise.

4. UpKeep

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UpKeep est un participant connu sur le marché des logiciels de gestion des installations, qui offre des solutions modernes de gestion et de maintenance des actifs avec de nombreuses fonctionnalités. L’ensemble du système est également assez portable, de sorte qu’il est possible d’y accéder non seulement depuis votre ordinateur de bureau, mais aussi en utilisant votre téléphone ou une tablette. Vous pouvez utiliser UpKeep pour créer des bons de travail, recevoir des alertes en cas d’urgence et être averti lorsqu’une de vos tâches change de statut – tout cela peut être utilisé pour obtenir des résultats incroyables en termes d’efficacité pour votre entreprise.

5. audits.io

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audits.io est une plateforme SaaS basée sur le Web qui peut fonctionner avec pratiquement tous les appareils possibles et qui est principalement dédiée à l’audit, comme son nom l’indique. Vous pouvez utiliser audits.io pour mener diverses inspections et audits depuis n’importe quel appareil et n’importe où dans le monde, car elle peut fonctionner même si vous n’avez pas de connexion Internet. Il est également possible de joindre des fichiers, de notifier les personnes qui doivent voir votre rapport, de le partager avec les parties prenantes, d’analyser les tendances positives et négatives, etc.

6. Asset Panda

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Asset Panda est une plateforme complète de suivi des actifs basée sur le cloud, offrant un certain nombre de services qui aident à suivre, gérer et soutenir les actifs d’une entreprise tout au long de leur cycle de vie. La mobilité du logiciel est également impressionnante puisqu’il comprend une application mobile dédiée qui reprend la plupart des fonctionnalités de la version en nuage, ce qui vous permet d’effectuer la gestion des actifs de n’importe où avec votre seul téléphone et une connexion Internet.

7. ArcGIS

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ArcGIS, un ensemble d’outils logiciels SIG qui offrent à vos pratiques commerciales la richesse des connaissances issues de l’analyse géographique, constitue un autre aspect intéressant du logiciel de gestion des installations. Il vous permet d’analyser et de visualiser vos données à l’aide d’outils contextuels, et vous pouvez également utiliser divers moyens de collaboration à l’intérieur de ce logiciel de gestion des installations – tableaux de bord, cartes, rapports, etc.

8. EZOfficeInventory

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EZOfficeInventory est un logiciel de suivi étendu qui vise principalement le suivi des actifs dans le secteur de la gestion des installations. Ce logiciel de GMAO peut suivre les coûts de votre maintenance, gérer les fournisseurs, programmer les services, personnaliser les alertes, etc. Des rapports détaillés peuvent également être générés avec cette solution, notamment l’historique complet de la maintenance, des rapports de service exploitables et tout ce qui peut être nécessaire pour effectuer une maintenance préventive.

9. Maintenance Connection

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Maintenance Connection d’Accruents est un système de gestion des installations en mode SaaS qui concerne principalement les actifs, la gestion et la maintenance des organisations. Maintenance Connection prétend avoir une solution unique en son genre qui combine les avantages des logiciels de gestion d’entreprise et des systèmes de gestion de la maintenance informatisée (respectivement EMS et CMMS) – en prenant l’extensibilité de l’EMS et plusieurs autres avantages de la CMMS.

10. mHelpDesk

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mHelpDesk est une solution de gestion des installations dédiée qui est capable d’automatiser l’ensemble du processus d’interaction avec les clients. Cette solution s’adresse principalement aux petites entreprises qui recherchent des moyens de mieux s’organiser, de planifier plus efficacement et de faciliter les processus de facturation. Avec mHelpDesk, vous pouvez obtenir tout cela, avec des capacités de planification étendues, des notifications mobiles, la possibilité d’utiliser l’ensemble du service même avec votre téléphone, et plus encore.

11. Issuetrak

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Comme son nom l’indique, Issuetrak est une solution qui permet de résoudre les problèmes, les plaintes, les tickets de support, etc. Issuetrak offre la possibilité de déployer la solution sur site ou de l’utiliser dans le nuage, sans aucune limitation de fonctionnalités. Une option de soumission multicanal peut être utilisée pour soumettre et résoudre rapidement les tickets. La solution elle-même contribue à l’automatisation des flux de travail, à la gestion de la visibilité, à la gestion d’Active Directory, etc.

12. Easy Storage Solutions

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Easy Storage Solutions, comme son nom l’indique, est une solution de self-stockage destinée principalement aux petites et moyennes entreprises du secteur du self-stockage. Elle offre un certain nombre de fonctionnalités spécifiques au secteur, telles que la location en ligne, plusieurs moyens d’envoyer des rappels, un site web dédié, des rapports financiers, une facturation récurrente, etc. La société offre également un certain nombre de services supplémentaires pour aider les propriétaires d’entreprises de self-stockage, tels que la réponse aux appels, la comptabilité, le référencement, le marketing numérique, etc.

13. ManagerPlus

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ManagerPlus est un ensemble d’outils de gestion des installations qui traite simultanément de nombreux aspects différents de la gestion des installations. Il offre des rapports détaillés, la gestion des demandes, la planification de la maintenance, l’analyse et la compréhension des données, et même une application mobile dédiée pour avoir accès aux données de votre installation de n’importe où – afin que vous ayez toujours le contrôle sur chaque aspect de votre installation.

14. Sine

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Sine est un logiciel dédié au lieu de travail pour différentes catégories d’utilisateurs – personnel, entrepreneurs, coursiers, étudiants, visiteurs, etc. Sine peut « enregistrer » et gérer des listes d’invités, des listes d’employés, etc., il peut envoyer des notifications aux invités préenregistrés de plusieurs manières différentes et offre un support client étendu. L’ensemble de la solution est facile à mettre en place et dispose d’une période d’essai gratuite.

15. OmTrak

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OmTrak est un logiciel de gestion des installations multifonctionnel qui offre une pléthore de fonctionnalités et d’avantages aux acteurs du secteur de la construction. Ces avantages comprennent la planification de la maintenance, l’optimisation des travaux de construction, la collaboration facile entre les différentes équipes, l’automatisation de la maintenance, et plus encore. La solution complète est basée sur le web et dispose également d’une application mobile dédiée.

Conclusion

Le logiciel de gestion des installations est un outil incroyable qui peut améliorer la productivité d’une entreprise de plusieurs façons. Dans le même temps, c’est un sujet modérément compliqué qui nécessite quelques recherches pour être correctement compris, en particulier lorsqu’il s’agit de différences entre les types de logiciels. Dans cet article, nous avons tenté de résumer la majorité des informations importantes sur les logiciels de gestion des installations dans leur ensemble, et sur les systèmes CAFM en particulier.

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