Baumanagementplan: Definition, Phasen und andere Details

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Einführung

Auch wenn die genaue Definition von einer Reihe von Faktoren abhängt, kann man mit Sicherheit sagen, dass ein allgemeiner Baumanagementplan eine Sammlung von Dateien und Berichten ist, die eine detaillierte Erläuterung eines bestimmten Projekts, einschließlich seiner Ressourcen, seines Budgets, seiner Anforderungen, seiner Aktivitäten und seines Zeitplans, enthalten. Der Prozess der Erstellung eines Baumanagementplans wird als Bauplanungsprozess bezeichnet.

Ein Baumanagementplan ist für jede Art von Bauprojekt von immenser Bedeutung, vor allem für größere und komplexere Projekte als der Durchschnitt. Ein detaillierter Plan kann die Chancen, dass ein Projekt genau wie geplant abläuft, drastisch erhöhen.

Die Menge an Informationen, die ein Bauleitplan enthält, steht in direktem Zusammenhang mit der Wahrscheinlichkeit, dass bei der Durchführung eines Projekts Probleme auftreten. Es ist sehr empfehlenswert, bereits vor der Bauphase einen soliden und detaillierten Bauplan zu erstellen.

In einem Baumanagementplan enthaltene Dokumente

Es ist verständlich, dass ein Bauleitplan nicht nur aus einigen wenigen Dokumenten besteht. Vielmehr handelt es sich um eine umfangreiche Sammlung aller Arten von Dateien und Plänen, deren Menge mit dem Gesamtumfang eines Projekts exponentiell zunimmt.

Im Folgenden finden Sie fünf allgemeine Arten von Dokumenten, die Sie Ihrem Baumanagementplan beifügen müssen:

• WBS (Work Breakdown Structure) – ist ein spezielles Dokument, das die Gesamtheit Ihrer Arbeitsaktivitäten (in Bezug auf ein einzelnes Projekt) zur leichteren Verwaltung in Abschnitte unterteilt. Es kann auch dazu verwendet werden, einige der für Ihr Projekt wichtigen Ergebnisse zu visualisieren.
• Visuelle Dokumentation (Renderings, Pläne usw.) – Hier geht es um visuelle Dokumente, die mit verschiedenen Parteien (lokalen Behörden, Interessengruppen usw.) geteilt werden können, einschließlich Projekt-Renderings, Baubeschreibungen usw.
• Umfang des Projekts – Dies ist eine vollständige Liste aller projektbezogenen Merkmale, Ziele, Fristen, Kosten und Funktionen. Er kann auch verwendet werden, um spezifische Leistungen mit jedem der Meilensteine zu verbinden und die allgemeinen Bedürfnisse eines Projekts als Ganzes darzustellen.
• Pläne für das Risikomanagement – Sowohl die Bewertung der verschiedenen Risiken als auch die Art und Weise, wie Sie diese beseitigen wollen, sind wichtige Bestandteile dieses Dokumententyps. Der schiere Umfang eines normalen Bauprojekts impliziert, dass die potenziellen Risiken auch massiv und zerstörerisch sein können, wenn Sie nicht in der Lage sind, rechtzeitig Präventivmaßnahmen zu ergreifen.
• Kommunikationspläne – Der Hauptzweck eines Kommunikationsplans besteht darin, Ihre Ziele, langfristigen Ziele und kurzfristigen Ziele zu definieren und die Methoden festzulegen, mit denen Sie all diese Informationen effizient an die verschiedenen Beteiligten weitergeben können (da eine ineffiziente Kommunikation das Ergebnis Ihres Projekts stark beeinflussen kann, und zwar nicht in positiver Weise).

Arten von Baumanagementplänen

Ein Baumanagementplan als Ganzes soll von den Ergebnissen eines Bauprozesses ausgehen. Dies erfordert die Fähigkeit, den gesamten Prozess der Realisierung eines Projekts sowie das fertige Bauwerk zu visualisieren. Die Ergebnisse einer solchen Visualisierung werden dann oft mit der Liste der Ziele verglichen, um die Teile zu streichen, die gar nicht benötigt werden.

Aus diesem Grund sind Baumanagementpläne oft recht komplex – man muss die Zielliste ständig mit dem visuellen Plan abgleichen und dabei die Wünsche des Auftraggebers im Auge behalten. Im Allgemeinen ist es ein langwieriger Prozess, in dem man seine Pläne vergleicht und anpasst, bis alle Teile eines Bauplans miteinander übereinstimmen.

Wie wir bereits erwähnt haben, variiert die Definition eines Baumanagementplans je nach Zielsetzung des Plans. Unter diesem Gesichtspunkt lassen sich drei allgemeine Arten von Baumanagementplänen aufzählen:

• Ein allgemeiner Baumanagementplan, der meist zur Beschreibung der Gesamtheit eines Bauprojekts von den ersten Planungsphasen bis zur Projektbewertung nach Abschluss der Bauarbeiten verwendet wird.
• Eine etwas andere Art von Baumanagementplan, der häufiger von Auftragnehmern verwendet wird, um zu erklären, wie Teile des Bauprozesses abgeschlossen werden sollen (enthält oft viele Details zu Kosten und Zeitplänen).
• Eine andere Art von Baumanagementplan konzentriert sich auf die Auswirkungen des Bauprozesses auf die Umgebung (hat oft ein festes Format und Layout, abhängig von der Gemeinde, die mit dem betreffenden Bauprozess befasst ist).

Wir können auch etwas ausführlicher auf jede dieser drei Arten von Baumanagementplänen eingehen.

Ein regelmäßiger Plan für das Baumanagement

Diese Art von Baumanagementplan wird oft als eine Art «Geschäftsplan» bezeichnet und sollte in der Lage sein, die meisten Fragen zu einem bestimmten Projekt vollständig zu beantworten. Er ist zwar nicht unbedingt erforderlich, aber der Bedarf an einem solchen Plan nimmt mit dem Umfang des Projekts drastisch zu, weshalb er für die meisten Bauprojekte mehr oder weniger eine Notwendigkeit darstellt.

Der Inhalt eines solchen Plans hängt von vielen projektbezogenen Faktoren ab, aber man kann mit Sicherheit sagen, dass die folgenden Abschnitte in den meisten, wenn nicht in allen Baumanagementplänen enthalten sein sollten:

• Beschreibung des fraglichen Projekts
• Entwurfsunterlagen eines Projekts oder die grundlegende Erläuterung der Entwurfsideen
• Geschäftlicher Nutzen, den dieses Projekt bringen soll
• Einige Details über den Bauprozess und seine Bestandteile
• Wie das Projekt nach Abschluss der Bauarbeiten bewertet werden soll
• Wie sowohl die Angebote als auch der Vertrag funktionieren werden, usw.

Obwohl diese Art von Baumanagementplan in den meisten Fällen entweder vom Bauherrn selbst oder in seinem Auftrag erstellt wird, ist es nicht ungewöhnlich, dass auch ein Bauunternehmer an der Erstellung des Plans beteiligt ist.

Beispielsweise könnten die Informationen des Auftragnehmers über Kosten oder Zeitplan in diesem Plan als Verweis oder als Zusatz erscheinen – wenn beide Parteien im Rahmen des «Design-Build-Operate»-Vertrags arbeiten.

Ein detailreicher Baumanagementplan

Eine andere Art von Baumanagementplan wird häufig erstellt, wenn genauere Angaben zu den Kosten oder dem Zeitplan eines bestimmten Projekts erforderlich sind. Diese Art von Plan würde eine Aufschlüsselung der voraussichtlichen Kosten, Zeitpläne für die einzelnen Aufgaben, Informationen über die zu verwendenden Materialien und/oder Technologien und vieles mehr enthalten.

Aufgrund der spezifischen Natur dieser Art von Plan ist es nicht ungewöhnlich, dass viele verschiedene Arten von Bausoftware bei der Erstellung eines solchen Plans helfen. Zu den Aufgaben, die mit einer eigenständigen oder cloudbasierten Software rationalisiert werden können, gehören das computergestützte Design (CAD) von 3D- und 2D-Zeichnungen, die Baubuchhaltung, das baubezogene Projektmanagement, verschiedene Kostenvoranschläge und so weiter.

Diese Art von Software kann auch für den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Parteien verwendet werden, insbesondere bei komplexeren Projekten. Die Einbeziehung von BIM-Software (Building Information Modeling) ermöglicht die Erstellung von noch detaillierteren Baumanagementplänen mit erhöhter Effizienz.

Ein Baumanagementplan für die lokalen Gebietskörperschaften

In einigen besonderen Fällen muss ein weiterer Bauleitplan erstellt und der örtlichen Behörde zur Genehmigung vorgelegt werden. Diese Fälle hängen meist mit Abbruch- und Aushubarbeiten sowie mit der Art und Größe eines Projekts zusammen. Einige der spezifischen Themen, die in diesem Plan erwähnt werden sollten, sind:

• Betriebsstunden
• Verkehrsmanagement und mögliche Auswirkungen auf die Umgebung
• Der zu erwartende Lärm- und Vibrationspegel innerhalb und in der Umgebung der Baustelle
• Die allgemeine Sicherheit auf der Baustelle und Fragen der öffentlichen Sicherheit
• Erläuterung der Wiederverwendung von Materialien und Abfällen
• Management von Regenwasser, Staub, Sediment und Luft

Da es sich eher um eine offizielle behördliche Angelegenheit handelt, ist sie oft mit einer bestimmten Genehmigungsfrist verbunden und erfordert die Erstellung (und Einreichung) des gesamten Plans im Voraus. Glücklicherweise kann die oben erwähnte Projektmanagement-Software dabei helfen, einige der für diesen speziellen Baumanagementplan erforderlichen Informationen herauszufiltern.

Vier Teile eines Baumanagementplans

Da wir es hier mit einem relativ komplizierten Thema zu tun haben, umfasst ein Baumanagementplan vier wichtige Teile, die als Grundlage für jeden anständigen Baumanagementplan dienen sollen.

1. den Umfang eines fraglichen Projekts zu analysieren

Die Analyse des Projektumfangs ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihres Baumanagementplans und soll Ihnen Aufschluss über den richtigen Umfang eines Projekts geben. Auf diese Weise können Sie den genauen Umfang der Ressourcen ermitteln, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Einige der Variablen, die Sie bei diesem Schritt berücksichtigen sollten, sind die Ziele, Aufgaben, Merkmale, Fristen, Finanzen usw. des Projekts.

2. Beschaffung von Ressourcen

Der Ressourcenplan ist ein weiteres wichtiges Dokument, das erstellt werden sollte, sobald Sie den Umfang eines Projekts erfolgreich festgelegt haben. Allerdings geht es hier mehr um die Arbeitskräfte und weniger um die tatsächlichen Ressourcen.

Es ist möglich, einen beträchtlichen Vorsprung für das Bauprojekt zu bekommen, indem man herausfindet, wen man anheuert und wie man die Aufgaben zwischen den angeheuerten Teams aufteilt. Auf diese Weise kann auch verhindert werden, dass es bei dem gesamten Projekt zu Engpässen in letzter Minute kommt, und Verzögerungen sind so gut wie ausgeschlossen.

3. Budgetierung und phasenweiser Entwurf

Viele der Schwierigkeiten, die mit einem sehr komplizierten Projekt verbunden sind, können durch die Aufteilung eines allgemeinen Plans in mehrere kleinere Aufgaben, die auch für Bauprojekte geeignet sind, entweder verringert oder ganz gelöst werden. Mit kleineren Projektphasen ist es viel einfacher, den Fortschritt zu verfolgen, die Budgetierung genauer durchzuführen und das gesamte Projekt als Ganzes zu verwalten.

Sowohl die Budgetierung als auch die phasenbezogene Planung sind für den Projektleiter äußerst wichtig, um eine halbwegs genaue Schätzung der Gesamteinnahmen zu erhalten und für andere Manager, um die Durchführbarkeit eines Projekts im Allgemeinen zu analysieren.

4. Die Abhängigkeiten herausfinden

Ein weiteres Thema, das bei Baumanagementplänen von großer Bedeutung ist, sind Aufgaben und Koordination. Bei Bauprojekten arbeiten oft verschiedene funktionsübergreifende Teams zusammen, und die Koordinierung dieser Teams ist eine wichtige Aufgabe, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten. Deshalb sollten die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben so klar wie möglich sein, und jedes Team sollte über seine eigenen Aufgaben Bescheid wissen (und darüber, wie seine Arbeit mit den Aufgaben der anderen Teams zusammenhängt).

Auch wenn die meisten Pläne aus verschiedenen Gründen angepasst werden, sind diese vier Pläne das A und O eines jeden Baumanagementplans und helfen den Bauleitern bei der Planung und Durchführung eines Projekts im Allgemeinen.

Fünf Phasen eines Baumanagementplans

Es ist nicht unüblich, dass das gesamte Baumanagement seine Arbeit so früh wie möglich aufnimmt – bereits in der Vorplanungsphase (manchmal auch als Entwurfsphase bezeichnet). Auf diese Weise kann sich das gesamte Baumanagementteam vergewissern, dass die Projektvorstellungen des Kunden im Rahmen des aktuellen Budgets realistisch sind, und auf der Grundlage dieser Informationen einen Baumanagementplan erstellen.

Sobald das Projekt in die Bauphase eintritt, wird der Baumanagementplan verwendet, um die Qualität der Arbeit zu bewerten und festzustellen, ob der veranschlagte Kostenrahmen eingehalten wird oder nicht, obwohl in diesen Fällen eine gewisse Anpassungsfähigkeit möglich ist. Es ist zwar möglich, sich auf viele offensichtliche Risiken und Unfälle vorzubereiten, aber es ist fast unmöglich, im Voraus an alles zu denken – daher ist die Anpassungsfähigkeit begrenzt.

Wenn man die wichtigsten Phasen eines normalen Bauplans aufschreiben will, kann man die Liste auf fünf davon eingrenzen:

1. Entwurfsphase. Überraschenderweise ist dies eine der wichtigsten Phasen eines Baumanagementplans. Dies ist die Zeit, in der die Grenzen eines Projekts als Ganzes definiert werden – sei es hinsichtlich des Budgets, der Zeit oder des Endergebnisses. In dieser Phase werden viele Gespräche mit dem Kunden geführt, um alle oben genannten Ziele zu verstehen. Auch in dieser Phase wird manchmal eine Datei namens PID (Project Initiation Document) erstellt.
2. Zeitpläne und Planung. Hier findet der größte Teil der Planung statt, die auf den oben genannten Grenzen basiert. Zu diesem Zeitpunkt ist es an der Zeit, Richtlinien festzulegen, Zeitpläne zu erstellen, Risiken vorherzusagen und so weiter. Es ist auch die Phase, in der Schätzungen vorgenommen werden (oft mit Hilfe von Baumanagement-Software) – über Zeit, Kosten, Versicherungen, Materialmengen und vieles mehr. In dieser Phase werden auch alle Kommunikationskanäle zwischen den verschiedenen Teams getestet.
3. Vorschläge und Beschaffung. Zwei der wichtigsten Bestandteile der dritten Phase sind RFPs und CMP. RFP ist eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen – alles, was mit Angeboten und Ausschreibungen zu tun hat. CMP ist ein Construction Management Procurement – ein Verfahren zur Beschaffung aller Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts benötigt werden (sowohl die eigentlichen Ressourcen als auch die Arbeitskräfte in Form von Unterauftragnehmern).
4. Bauwesen. In der Bauphase geht es nicht nur um den Prozess selbst, sondern auch um verschiedene Mittel zur Überwachung und Meldung des Fortschritts, die Kommunikation zwischen den Teams, Sicherheitsmaßnahmen auf der Baustelle, die Einhaltung verschiedener Vorschriften, Risikomanagement und vieles mehr.
5. Nach dem Bau. Die Übergabe des Projekts und die Bewertung der aktuellen Ergebnisse, einschließlich des Vergleichs mit den Schätzungen. Beinhaltet manchmal auch andere Maßnahmen nach dem Bau, endet aber im Allgemeinen mit der Vorlage eines Abschlussberichts an den Kunden/Eigentümer.

Baumanagementplan: Empfehlungen

Der Baumanagementplan ist an sich schon ein kompliziertes Thema, das viele Nuancen und Details beinhaltet, die berücksichtigt werden müssen. Ein einziger übersehener Faktor kann leicht zur größten Belastung des Projekts in der Zukunft werden, da die verschiedenen Teile eines Baumanagementplans miteinander verbunden sind und voneinander abhängen, damit sie richtig funktionieren.

Das Verständnis eines Baumanagementplans als Ganzes ist jedoch ein guter Weg, um die meisten problematischen Unfälle zu vermeiden – dazu dienen alle oben genannten Informationen. Wir können auch einige zusätzliche Empfehlungen in diesem Bereich geben, die vielleicht nicht speziell für Ihren Plan hilfreich sind, aber als allgemeine Ratschläge auf lange Sicht hilfreich sind:

• Zögern Sie nicht, verschiedene Projektmanagement- oder Ressourcenmanagement-Softwares auszuprobieren und zu verwenden, sie haben viele Vorteile, die Ihre Arbeit erheblich erleichtern können, selbst ein einziger Vorteil, der darin besteht, alle baurelevanten Vorgänge gleichzeitig im Auge zu behalten, ist eine beeindruckende Leistung.
• Investieren Sie in eine Software zur Sicherung von Projektdaten und Backups. Zusätzliche Kosten sind nichts im Vergleich zum Verlust aller Projektdaten mitten im Bauprozess.
• Sorgen Sie dafür, dass Kommunikation und Zusammenarbeit so einfach und mühelos wie möglich sind. Zum Beispiel können Sie die projektbezogenen Dokumente in der Cloud speichern, so dass sie von überall aus zugänglich sind, nicht nur von Ihrem Arbeitsplatz aus.
• Sowohl das Aufgaben- als auch das Zeitmanagement sind für jedes Bauprojekt von großer Bedeutung, und die richtige Planung des gesamten Projekts ist notwendig, damit alles so abläuft, wie es ablaufen soll. Wenn Sie versuchen, die Fristen einzuhalten, vermeiden Sie eine Überbeanspruchung der Ressourcen und versuchen Sie, Verzögerungen zu umgehen, damit das Projekt noch innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens abgeschlossen werden kann.
• Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Baumanagementplan auf der Grundlage von Verbesserungsmöglichkeiten aktualisiert wird. Manche sagen, dass ein guter Baumanagementplan immer ein «work-in-progress» sein sollte – er muss sich ständig ändern und an die Gegebenheiten angepasst werden.
• Die Erfahrung eines Projektleiters oder eines Bauleiters ist wichtig. Erfahrungen aus der Vergangenheit können als wichtige Lektionen dienen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, um Ihre Fähigkeiten im Baumanagement insgesamt zu verbessern.

Schlussfolgerung

Ein Baumanagementplan ist ein tiefgründiges und kompliziertes Thema, das eine Menge Erklärungen erfordert, um es richtig zu verstehen. Glücklicherweise gibt es im Internet eine Vielzahl verschiedener Ressourcen, die Ihnen als Leitfaden dienen können, um alle Vorbehalte und Vorteile eines Baumanagementplans zu verstehen.

In diesem Artikel wird versucht, einige der wichtigsten Bestandteile von Baumanagementplänen zusammenzustellen und zu erläutern, wie sie im Allgemeinen funktionieren; wir hoffen, dass unsere Bemühungen in dieser Hinsicht erfolgreich waren.