Mängelmanagement im Bau: Definition, Software und Apps

Was ist Mängelmanagement im Bau?

Das Mängelmanagement ist per Definition ein Prozess, bei dem in organisierter Weise nach verschiedenen Mängeln an einem Gebäude gesucht wird. Dabei geht es um die Suche nach mehreren Anomalien und Unstimmigkeiten im Vergleich zu vordefinierten Baustandards, insbesondere wenn der betreffende Mangel in der Zukunft weitere Schäden an einem Gebäude verursachen kann.

Es ist eine gängige Praxis, dass ein Bauherr nur mängelfreie Bauprojekte abnimmt, weshalb ein ordnungsgemäßes Mängelmanagement bei jedem Bauprojekt von vornherein erforderlich ist. Die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Ergebnisse der Qualitätskontrolle (die in der Baudokumentation festgehalten werden) ist auch für die rechtliche Sicherheit des Bauunternehmens erforderlich, damit keine unnötigen Gewährleistungsansprüche entstehen können.

Risiken bei mangelhaftem Mängelmanagement

Ein unzureichendes oder fehlerhaftes Mängelmanagement kann weitreichende negative Folgen für alle Projektbeteiligten haben. Was auf den ersten Blick wie ein rein administrativer Prozess erscheint, entscheidet oft über den wirtschaftlichen Erfolg eines Bauprojekts und kann im schlimmsten Fall sogar zu Sicherheitsrisiken führen. Die Kosten für nachträgliche Mängelbeseitigung steigen exponentiell, je später ein Mangel entdeckt und behoben wird – ein während der Bauphase erkannter Fehler lässt sich oft mit geringem Aufwand korrigieren, während derselbe Mangel nach der Übergabe aufwendige Rückbaumaßnahmen erfordern kann.

Die wichtigsten Risiken im Überblick:

• Drastische Kostensteigerungen: Verspätet erkannte Mängel erfordern oft umfangreiche Nacharbeiten mit Mehrkosten, die ein Vielfaches der ursprünglichen Behebungskosten betragen können. Hinzu kommen Kosten für Gutachter, rechtliche Auseinandersetzungen und mögliche Vertragsstrafen bei Terminüberschreitungen.
• Erhebliche Qualitätsverluste: Unentdeckte oder nicht ordnungsgemäß dokumentierte Mängel beeinträchtigen die Bauqualität nachhaltig und können zu Folgeschäden führen, die die Nutzungsdauer und den Wert der Immobilie erheblich mindern.
• Rechtliche und finanzielle Haftungsrisiken: Fehlende oder unvollständige Dokumentation erschwert die Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen erheblich. Bauunternehmen und Planer riskieren Regressforderungen, während Bauherren möglicherweise auf den Kosten sitzen bleiben, wenn Mängel nicht rechtzeitig und nachweisbar gemeldet wurden.
• Gefährdung der Baustellensicherheit: Sicherheitsrelevante Mängel, die nicht sofort erkannt und behoben werden, können zu Unfällen führen und stellen ein erhebliches Risiko für alle auf der Baustelle tätigen Personen dar. Die Haftung bei Personenschäden ist besonders schwerwiegend.
• Projektverzögerungen und Terminüberschreitungen: Nicht systematisch erfasste Mängel führen zu chaotischen Nachbesserungsprozessen, die den gesamten Bauablauf durcheinanderbringen und Folgegewerke blockieren können. Dies verzögert die Fertigstellung und kann zu erheblichen Mehrkosten durch verlängerte Bauzeiten führen.
• Beschädigung der Geschäftsbeziehungen: Schlecht gemanagtes Mängelmanagement belastet das Verhältnis zwischen Bauherren, Planern und ausführenden Unternehmen nachhaltig und gefährdet zukünftige Aufträge sowie die Reputation aller Beteiligten am Markt.

Welche Arten von Baumängeln gibt es?

Es gibt mehrere mögliche Ansätze zur Kategorisierung von Baumängeln, und jeder Typ hat seine eigene Herangehensweise an die Behandlung, Behebung und sogar Dokumentation. Drei Hauptkategorien der Klassifizierung, die wir hier erwähnen werden, sind Sichtbarkeit, Schweregrad und Ursprung.

Die Klassifizierung nach Sichtbarkeit unterscheidet klar zwischen Mängeln, die bei einer regulären Prüfung mit bloßem Auge sichtbar sind, und solchen, die nicht sichtbar sind.

• Offensichtliche Mängel sind ohne besondere Hilfsmittel sichtbar und müssen bei der Abnahmeprüfung gemeldet werden. Standardfotografien und schriftliche Beschreibungen sind die einzigen wichtigen Anforderungen für offensichtliche Mängel, wobei die bemerkenswertesten Beispiele Farbabweichungen, sichtbare Risse, unebene Oberflächen usw. sind.
• Versteckte Mängel sind bei Standardinspektionen nicht sichtbar und können nur nach speziellen Prüfungen oder im Laufe der Zeit wahrgenommen werden. Sie erfordern oft spezielle Erkennungsmethoden sowie eine ausführliche Dokumentation und eine fachkundige Beurteilung. Die bekanntesten Beispiele sind eine fehlerhafte Rohrinstallation, eine unzureichende Isolierung usw.

Die Klassifizierung nach Schweregrad ist selbsterklärend, da sie versucht, zwischen geringfügigen und erheblichen Mängeln zu unterscheiden.

• Erhebliche Mängel beeinträchtigen den Wert oder die Funktionsfähigkeit eines Bauwerks in dramatischer Weise und können ausreichen, um die Ablehnung des fertiggestellten Bauwerks zu rechtfertigen. Sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit und eine umfassende Dokumentation, und an ihrer Behebung sind oft mehrere Parteien gleichzeitig beteiligt, da die Auswirkungen auf die Sicherheit und andere Probleme katastrophal sein können, wenn sie nicht behoben werden.

• Geringfügige Mängel beeinträchtigen in der Regel nicht den Wert oder die Nutzbarkeit eines Gebäudes und reichen selten aus, um die Verweigerung der Bauabnahme zu rechtfertigen. Sie sollten dennoch ordnungsgemäß dokumentiert werden, allerdings mit einer weitaus geringeren Priorität als erheblich Mängel, da die meisten geringfügigen Mängel im Rahmen einer regelmäßigen Wartung leicht behoben werden können.

Die Klassifizierung nach dem Ursprung ist ebenfalls recht naheliegend, da sie die meisten unterscheidenden Parameter von der Art des Fehlers ableitet, wobei drei Hauptkategorien am häufigsten verwendet werden: Planungsfehler, Ausführungsfehler und Materialfehler.

• Planungsmängel ergeben sich aus Fehlern in der technischen oder architektonischen Planung und werden oft erst in der Bauphase entdeckt. Ihre Beseitigung erfordert eine angemessene Koordinierung mit Planungsfachleuten, und sie können sich auf mehrere Bereiche auswirken, wenn sie nicht behoben werden.

• Ausführungsmängel entstehen meist durch unsachgemäße Installation oder Arbeitsabläufe und liegen somit in der Verantwortung des ausführenden Unternehmens. Hier ist eine detaillierte Dokumentation mit den korrekten Abläufen notwendig, um sie mit der tatsächlichen Ausführung und spezifischen Reparaturprotokollen abzugleichen.

• Materialfehler entstehen durch falsche oder minderwertige Materialien und können in bestimmten Fällen sogar die Herstellergarantie auslösen. Sie erfordern häufig Materialprüfungen zur weiteren Verifizierung und eine detaillierte Dokumentation sowohl der Materialspezifikationen als auch der tatsächlichen Bedingungen vor Ort.

Jeder Fehlertyp hat auch seine eigenen Behandlungsverfahren, einschließlich Dokumentationsanforderungen, Test- und Überprüfungsmethoden, Lösungsprioritäten, Benachrichtigungsfristen usw. All diese Informationen sind notwendig, um einen guten Arbeitsablauf für das Mängelmanagement zu erreichen, da jeder Fehlertyp seine eigene angemessene Reaktion hat und eine Vielzahl anderer wichtiger Parameter zu berücksichtigen ist.

Was sind die häufigsten Baumängel?

Bestimmte Mängel treten in Bauprojekten besonders häufig auf und sollten bei Inspektionen und Qualitätskontrollen besondere Aufmerksamkeit erhalten. Die frühzeitige Erkennung dieser typischen Problemstellen kann kostspielige Nacharbeiten und Folgeschäden verhindern. Nachfolgend finden Sie die zehn häufigsten Baumängel bei Ein- und Zweifamilienhäusern:

1. Kellerabdichtung: Unzureichende oder fehlerhafte Abdichtung gegen Feuchtigkeit führt zu durchfeuchteten Wänden und Schimmelbildung.
2. Luftdichtheitsebene: Lücken in der Dampfbremse verursachen Energieverluste und können zu Bauschäden durch Kondenswasser führen.
3. Estrichfeuchtigkeit: Zu früh verlegter Bodenbelag auf noch feuchtem Estrich führt zu Schimmel und Geruchsbildung unter dem Belag.
4. Wärmedämm-Verbundsystem (WDVS): Fehlerhafte Verarbeitung oder unzureichende Befestigung führen zu Rissen, Ablösungen und Wärmebrücken.
5. Fenster- und Türanschlüsse: Undichte Anschlüsse verursachen Zugluft, Wärmeverluste und eindringende Feuchtigkeit.
6. Dacheindeckung und Dachdämmung: Unsachgemäße Verlegung führt zu Undichtigkeiten, Feuchtigkeitsschäden und unzureichendem Wärmeschutz.
7. Mauerwerksrisse: Entstehen durch Setzungen, falsche Mörtelwahl oder unzureichende Dehnungsfugen und können statische Probleme signalisieren.
8. Sanitärinstallationen: Undichte Rohrleitungen, fehlerhafte Abdichtungen im Nassbereich und unzureichendes Gefälle bei Abwasserleitungen.
9. Elektroinstallation: Nicht normgerechte Verlegung, fehlende Absicherungen oder unzureichende Erdung stellen Sicherheitsrisiken dar.
10. Putz- und Estricharbeiten: Unebene Flächen, Risse durch falsche Mischungsverhältnisse oder zu schnelle Trocknung beeinträchtigen die Oberflächenqualität.

Die Kenntnis dieser häufigen Mängel ermöglicht es Bauleitern und Qualitätskontrolleuren, ihre Inspektionen gezielt auf Risikobereiche zu fokussieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen.

Welche rechtlichen Grundlagen gibt es für Mängelmanagement?

In Deutschland gibt es zwei Rechtsgrundlagen für Mängelansprüche – BGB und VOB/B. Das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist ein deutsches Zivilgesetzbuch, das allgemeine Angelegenheiten mit Mängeln verschiedener Materialien regelt, während die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B) die allgemeine Regelung von Mängeln am Bau innerhalb Deutschlands detailliert beschreibt.

Bürgerliches Gesetzbuch

Mängel im BGB sind detailliert in:

• §633 BGB, Sachmängel, Absatz 2 – Erläuterung der Art und Weise, wie das Projekt als frei von Mängeln angesehen werden kann, wenn die Qualität genau der vorher festgelegten Qualität entspricht. Wenn die Beschaffenheit des Werkes nicht vorher vereinbart wurde, gibt es zwei Fälle, in denen das Projekt in Bezug auf die Beschaffenheit als annehmbar angesehen werden kann – wenn die Arbeitsergebnisse für die im Vertrag aufgeführten Anwendungsfälle verwendet werden können oder wenn die Qualität eines Projekts das gleiche Niveau erreicht wie bei ähnlichen Projekten in diesem Bereich oder Feld.
• §631 BGB, Vertragspflichten – Hier werden die grundlegenden Vertragspflichten sowohl für Produkte als auch für Dienstleistungen dargestellt. Sie sind auch dafür verantwortlich, die Verantwortung des Auftragnehmers für die Herstellung des versprochenen Werks festzulegen, und bestimmen die Verpflichtung des Auftraggebers, das fertiggestellte Werk zu einem vorher vereinbarten Preis zu bezahlen.
• §634a BGB, Verjährungsfristen – Festlegung einer grundsätzlichen Verjährungsfrist für Baumängelansprüche von fünf Jahren. Sie kann auf zehn Jahre verlängert werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Mängel arglistig verschwiegen wurden. Die Mängelanzeige an den Auftraggeber muss innerhalb von drei Jahren nach Entdeckung erfolgen.

Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B

Die Mängelregulierung in der VOB/B ist dagegen wesentlich detaillierter und bauspezifischer – und sie basiert ebenfalls auf dem bereits erwähnten BGB. Auch wenn es jedem freisteht, welche Regelung er für die Vertragsgestaltung im Baubereich wählt, ist es wichtig zu wissen, dass es Unterschiede zwischen BGB und VOB/B gibt. Die VOB/B hat zum Beispiel eine kürzere Rügefrist für Baumängel und viel mehr Details, wenn es um die Regelung der Bauunterlagen geht.

Die grundlegenden Regelungen der VOB/B lauten wie folgt:

• §4 VOB/B, Ausführung – Besagt, dass der Auftragnehmer die Arbeiten nach den anerkannten Regeln der Technik auszuführen hat und dabei alle erforderlichen Vorschriften und Normen einzuhalten hat. Sie schreibt auch die Verwendung von bestimmten Bauteilen oder Materialien bei der Bauausführung vor.
• §13 VOB/B, Mängelansprüche – Legt die Verjährungsfrist von vier Jahren für alle Ansprüche fest und beschreibt die Verpflichtung des Auftragnehmers, die Auswirkungen des Mangels auf das Projekt zu beseitigen. Außerdem wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen die Selbstvornahme des Auftraggebers in Anspruch genommen werden kann, und es wird die Kostenverteilung für die Mängeluntersuchung beschrieben.

Es wäre fair, ein wenig mehr über die Mängelanzeige zu sprechen, da sie sich stark unterscheidet, je nachdem, welche Regelung Ihrem Bauvertrag zugrunde liegt. In § 634a BGB ist eine Standardfrist für die Mängelanzeige von fünf Jahren nach Abnahme des Ergebnisses eines Bauprojekts durch den Auftraggeber festgelegt. Wenn der betreffende Mangel als arglistig eingestuft wird, beträgt der Zeitrahmen zehn statt fünf Jahre. Wichtig ist auch, dass Sie jeden Mangel melden, sobald er entdeckt wird, spätestens aber drei Jahre danach. Der §13 VOB/B hingegen sieht eine recht einfache Frist von vier Jahren für die Mängelanzeige vor, wenn der betreffende Vertrag unter Berücksichtigung der VOB/B erstellt wurde.

Welche Irrtümer gibt es beim Mängelmanagement?

Im Umgang mit Baumängeln kursieren zahlreiche Missverständnisse, die in der Praxis zu kostspieligen Fehlern führen können. Die folgenden Irrtümer sind besonders verbreitet und sollten unbedingt vermieden werden:

„Eine Mängelanzeige per E-Mail hemmt die Verjährung.“ Falsch. Eine Mängelanzeige unterbricht die Verjährungsfrist nicht automatisch. Nur durch Klageerhebung, Mahnbescheid oder einen Antrag auf gerichtliches Mahnverfahren kann die Verjährung gehemmt werden. Die Mängelanzeige ist jedoch notwendig, um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.

„Nur sichtbare Schäden gelten als Mangel.“ Falsch. Ein Mangel liegt vor, wenn die tatsächliche Beschaffenheit von der vereinbarten Beschaffenheit abweicht – unabhängig davon, ob bereits ein Schaden entstanden ist. Auch versteckte Mängel, die erst später erkennbar werden, sind Mängel im Sinne des Gesetzes.

„Nach der Abnahme kann ich keine Mängel mehr melden.“ Falsch. Die Abnahme beendet nicht die Gewährleistungspflicht, sondern ist der Startpunkt der Verjährungsfrist. Mängel können und müssen auch nach der Abnahme gemeldet werden – bei BGB-Verträgen bis zu fünf Jahre, bei VOB/B-Verträgen bis zu vier Jahre.

„Geringfügige Mängel muss ich nicht melden.“ Falsch. Auch geringfügige Mängel sollten dokumentiert und gemeldet werden. Sie können sich zu größeren Problemen entwickeln oder in der Summe die Funktionsfähigkeit beeinträchtigen. Zudem könnten nicht gemeldete Mängel später als akzeptiert gelten.

„Der Auftragnehmer muss unbegrenzt oft nachbessern.“ Falsch. Nach der zweiten erfolglosen Nachbesserung kann der Auftraggeber in der Regel andere Rechte geltend machen, wie Minderung, Selbstvornahme oder unter bestimmten Umständen sogar Rücktritt vom Vertrag. Eine unendliche Nachbesserungspflicht besteht nicht.

Wer ist für Mängelmanagement zuständig?

Es ist nicht immer klar, wer für den einen oder anderen Mangel verantwortlich ist, und diese Unterschiede ergeben sich meist aus den verschiedenen Arbeitsbereichen. Für mangelhafte Arbeiten auf der Baustelle beispielsweise ist entweder der Handwerker oder das Bauunternehmen verantwortlich. Ein fehlerhaftes Gutachten bedeutet, dass der betreffende Sachverständige für diesen Fehler haftet, und für Fehler bei der Planung ist ein Architekt verantwortlich.

Nachfolgend sind die drei wichtigsten Haftungskategorien aufgeführt, die in den meisten Fällen zur Anwendung kommen können:

1. Haftung des Bauunternehmens – die Hauptverantwortung für Ausführungsmängel, mit der Verpflichtung, jeden festgestellten Mangel zu beheben. Die mängelbedingten Schäden sind auch eine finanzielle Haftung, die in diesem Abschnitt angewendet wird.
2. Architekten-/Ingenieurhaftung – hauptverantwortlich für Planungs- und Entwurfsmängel, haftet auch für Versäumnisse bei der Bauüberwachung und muss jeden während der Bauausführung festgestellten Mangel erkennen und melden.
3. Sachverständigenhaftung – verantwortlich für fehlerhafte Beurteilungen und haftet für übersehene Mängel bei allen Prüfabläufen. Beruflich verpflichtet, eine mängelbezogene Dokumentation zu führen.

Auch wenn es nicht einfach ist, den Grund für jeden Mangel zu bestimmen, sollte das Mängelmanagement nur von einem Fachmann auf diesem Gebiet durchgeführt werden. Gleichzeitig sind die Baumanagementunternehmen innerhalb des Projekts nicht verpflichtet, ihre Spezialisten für das Mängelmanagement einzusetzen, da auch Dritte für diese Zwecke herangezogen werden können – die Verantwortung für das Mängelmanagement liegt aber immer noch auf den Schultern eben dieses Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Baudokumentation sollte auch die Durchführung des Mängelmanagements für alle Beteiligten erleichtern.

Das Mängelmanagement als Prozess hat auch seine Dokumentation, die für jeden festgestellten (und behobenen) Mangel erstellt werden muss. In diese Dokumentation fließen viele verschiedene Parameter ein, einschließlich, aber nicht ausschließlich:

• Die visuelle Darstellung des Defekts, wenn möglich mit Fotos.
• Wann wurde der Mangel behoben?
• Wurde der Mangel ordnungsgemäß behoben?

Was die Gewährleistungsansprüche betrifft, so sind sie auch im rechtlichen Bereich klar umrissen und bieten einen strukturierten Ansatz mit drei Schlüsselelementen:

1. Eingangsvoraussetzungen, die für die rechtzeitige Anzeige eines Mangels sowie die Dokumentation der Mängelfeststellung und die korrekte Beweissicherung verantwortlich sind.
2. Mängelbeseitigungsrechte, die das Recht des Auftragnehmers auf Mängelbeseitigung und die Rechte des Auftraggebers für den Fall, dass der Auftragnehmer die Auswirkungen eines Mangels nicht beseitigt, umreißen. Außerdem werden die Bedingungen für die Selbstbeseitigung durch den Auftraggeber erläutert.
3. Die Kostenverteilung umfasst die Verteilung der Sanierungskosten, die Entschädigung für etwaige Folgeschäden und die Deckung der Kosten für Sachverständigengutachten.

Ein solch umfassender rechtlicher Rahmen stellt sicher, dass das Baumängelmanagement alle standardisierten Verfahren befolgen kann und gleichzeitig die Rechte aller am Prozess beteiligten Parteien schützt. Ein gutes Verständnis dieser Rechtsgrundlagen ist von entscheidender Bedeutung, um bei jedem Bauprojekt ein optimales Umfeld für das Mängelmanagement mit erfolgreichen Streitbeilegungsmechanismen zu schaffen.

Was ist eine Bedenkenanzeige und wann ist sie notwendig?

Die Bedenkenanzeige ist ein häufig unterschätztes, aber rechtlich bedeutsames Instrument im Bauvertragsrecht. Sie verpflichtet den Auftragnehmer, den Auftraggeber unverzüglich und schriftlich zu informieren, wenn er Bedenken gegen die vorgesehene Art der Ausführung, die Güte der vom Auftraggeber gelieferten Stoffe oder Bauteile, oder die Leistungen anderer Unternehmer hat. Diese Verpflichtung ist in § 4 Abs. 3 VOB/B sowie § 13 BGB (Hinweispflicht) verankert.

Wann muss eine Bedenkenanzeige erfolgen?

Der Auftragnehmer ist zur Bedenkenanzeige verpflichtet, wenn:

• Die geplante Ausführung nicht den anerkannten Regeln der Technik entspricht
• Die vom Auftraggeber bereitgestellten Materialien mangelhaft oder ungeeignet sind
• Die Planungsvorgaben technisch fehlerhaft oder nicht umsetzbar sind
• Vorleistungen anderer Gewerke mangelhaft sind und die eigene Arbeit beeinträchtigen würden
• Witterungsbedingungen oder Bodenverhältnisse die ordnungsgemäße Ausführung gefährden

Form und Inhalt der Bedenkenanzeige

Eine wirksame Bedenkenanzeige muss schriftlich erfolgen und folgende Elemente enthalten:

• Eindeutige Bezeichnung als „Bedenkenanzeige“
• Präzise Beschreibung der Bedenken mit technischer Begründung
• Konkrete Benennung der betroffenen Leistung oder des Materials
• Hinweis auf mögliche Folgen bei Nichtbeachtung
• Vorschläge für alternative Ausführungen (falls möglich)
• Datum und Unterschrift

Wichtig: Eine mündliche Warnung reicht nicht aus. Die Bedenkenanzeige muss nachweisbar dokumentiert sein, idealerweise als eingeschriebener Brief oder per E-Mail mit Lesebestätigung.

Rechtliche Konsequenzen

Die Bedenkenanzeige hat erhebliche haftungsrechtliche Auswirkungen:

Bei ordnungsgemäßer Bedenkenanzeige:

• Der Auftragnehmer haftet nicht für Mängel, die aus der beanstandeten Ausführung resultieren
• Die Verantwortung liegt beim Auftraggeber oder Planer
• Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Anweisungen des Auftraggebers zu befolgen, auch wenn seine Bedenken bestehen bleiben

Bei unterlassener Bedenkenanzeige:

• Der Auftragnehmer haftet für alle daraus entstehenden Mängel und Schäden
• Gewährleistungsansprüche können geltend gemacht werden
• Im Extremfall drohen erhebliche Schadensersatzforderungen

Die Bedenkenanzeige ist somit nicht nur eine formale Pflicht, sondern ein wichtiges Instrument zur Risikovermeidung. Bauunternehmen sollten ihre Mitarbeiter entsprechend schulen und klare interne Prozesse für die Erstellung und Dokumentation von Bedenkenanzeigen etablieren. Moderne Mängelmanagement-Software kann diesen Prozess durch Vorlagen und automatische Dokumentation erheblich erleichtern.

Welche Vorteile bietet digitales Mängelmanagement?

Traditionelle papierbasierte Mängelerfassung stößt bei modernen Bauprojekten zunehmend an ihre Grenzen. Handschriftliche Notizen gehen verloren, Fotos auf verschiedenen Kameras sind schwer zuzuordnen, und Excel-Listen werden schnell unübersichtlich, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Besonders problematisch sind die sogenannten Medienbrüche: Ein Mangel wird auf Papier notiert, später in Excel übertragen, dann per E-Mail verschickt und schließlich in einem anderen System archiviert – bei jedem Schritt können Informationen verloren gehen oder verfälscht werden. Die Folgen sind Verzögerungen bei der Mängelbeseitigung, Missverständnisse zwischen den Beteiligten und im schlimmsten Fall nicht durchsetzbare Gewährleistungsansprüche aufgrund unvollständiger Dokumentation.

Durch die Umstellung auf digitales Mängelmanagement und die Abkehr von den traditionellen papierbasierten Optionen konnte eine Reihe nützlicher Vorteile erzielt werden, die das Potenzial haben, viele Qualitätskontrollprozesse in der Bauindustrie drastisch zu verbessern. Die betreffenden Vorteile sind:

• Dokumentation und Kommunikation in Echtzeit ermöglichen die sofortige Erfassung von Mängeln, die sofortige Benachrichtigung der Beteiligten, den synchronisierten Informationsaustausch und eine Reihe weiterer Vorteile.
• Mobile Zugänglichkeit bietet vor Ort Zugriff auf Dokumentation und sogar Projektpläne und vereinfacht die Fehlererfassung bei Inspektionen mit Fotos, Standortmarkierungen und anderen nützlichen Beweiselementen.
• Die Verbesserung des Vor-Ort-Einsatzes bietet Unterstützung für digitale Grundrisse, GPS-Verfolgung, vereinfachte Navigation zum Fehlerort und eine Vielzahl ähnlicher Vorteile.
• Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird durch die Möglichkeit der systematischen Aufzeichnung aller mängelbezogenen Aktivitäten mit Hilfe von Zeitstempeln und anderen Mitteln durchgesetzt, wodurch ein umfassender Prüfpfad mit automatischer Dokumentationssicherung entsteht.
• Die Integration des Projektmanagements beinhaltet die Einführung von Fortschrittsüberwachung, Ressourcenverfolgung und automatischer Aufgabenzuweisung mit nahtloser Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
• Qualitätskontrollen umfassen standardisierte Prüfverfahren mit einheitlicher Fehlerklassifizierung zur besseren Mustererkennung.
• Die Prozessoptimierung unterstützt die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die zentrale Speicherung von Informationen und eine flexible Strukturierung von Fehlerkategorisierungsprozessen.

Da Bauprojekte immer komplexer werden, könnte die Fülle an digitalen Vorteilen, die der neue Ansatz für das Mängelmanagement bietet, dazu beitragen, hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten und Projektanforderungen in der Bauindustrie zu erfüllen.

Wie wähle ich die richtige Mängelmanagement-Software aus?

Die Auswahl der passenden Mängelmanagement-Software ist eine strategische Entscheidung, die den Erfolg Ihrer Bauprojekte maßgeblich beeinflussen kann. Bei der Vielzahl verfügbarer Lösungen auf dem Markt ist es wichtig, die eigenen Anforderungen klar zu definieren und verschiedene Anbieter systematisch zu vergleichen. Eine falsche Wahl kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, mangelnder Akzeptanz im Team und letztlich zu höheren Kosten führen. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen dabei, die für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte optimale Lösung zu finden.

Benutzerfreundlichkeit und Einarbeitungszeit

Die beste Software nützt nichts, wenn sie von Ihrem Team nicht akzeptiert oder genutzt wird. Achten Sie auf eine intuitive Bedienoberfläche, die auch ohne umfangreiche Schulungen verständlich ist. Besonders wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit bei mobilen Anwendungen, da diese oft auf der Baustelle unter Zeitdruck verwendet werden. Testen Sie die Software im Idealfall mit verschiedenen Teammitgliedern unterschiedlicher Erfahrungsstufen, um sicherzustellen, dass sowohl Digital Natives als auch weniger technikaffine Mitarbeiter damit zurechtkommen.

Mobile Erfassung und Offline-Funktionalität

Eine leistungsfähige mobile App ist das Herzstück jeder modernen Mängelmanagement-Lösung. Die Software sollte es ermöglichen, Mängel direkt vor Ort mit dem Smartphone oder Tablet zu erfassen, inklusive Fotos, Sprachnotizen und präziser Verortung. Besonders wichtig ist die Offline-Funktionalität, da auf vielen Baustellen keine stabile Internetverbindung verfügbar ist. Die erfassten Daten sollten automatisch synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung besteht, ohne dass Informationen verloren gehen.

Integration und Kompatibilität

Prüfen Sie, ob sich die Mängelmanagement-Software nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Wichtige Schnittstellen sind beispielsweise zu ERP-Systemen, Projektmanagement-Tools, BIM-Software, Abrechnungssystemen oder Kommunikationsplattformen. Eine gute API-Dokumentation und vorgefertigte Integrationen sparen erhebliche Zeit und Kosten bei der Implementierung. Achten Sie auch auf die Kompatibilität mit gängigen Dateiformaten (PDF, Excel, IFC) für den Import und Export von Daten.

Aufgabenverwaltung und Workflow-Automatisierung

Eine effektive Mängelmanagement-Software sollte nicht nur Mängel dokumentieren, sondern auch den gesamten Behebungsprozess unterstützen. Dazu gehören automatische Benachrichtigungen an zuständige Personen, Erinnerungen bei nahenden Fristen, Status-Tracking und die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren und zuzuweisen. Workflow-Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass kein Mangel übersehen wird.

Plan- und Modellintegration

Die Möglichkeit, Mängel direkt auf digitalen Bauplänen oder BIM-Modellen zu verorten, erhöht die Präzision erheblich und erleichtert das Auffinden der betroffenen Stellen. Prüfen Sie, ob die Software verschiedene Planformate unterstützt (PDF, DWG, IFC) und ob eine 3D-Visualisierung möglich ist. Besonders nützlich ist die Funktion, zwischen verschiedenen Planständen zu wechseln und Änderungen automatisch zu erkennen.

Berichterstattung und Dokumentation

Eine professionelle Mängelmanagement-Software muss in der Lage sein, aussagekräftige Berichte zu generieren, die sowohl für interne Zwecke als auch für die Kommunikation mit Bauherren, Auftragnehmern und Behörden geeignet sind. Achten Sie auf flexible Exportmöglichkeiten (PDF, Excel, Word), anpassbare Berichtsvorlagen und die Möglichkeit, Berichte mit Fotos, Plänen und Statusübersichten zu erstellen. Eine automatische Dokumentation aller Änderungen mit Zeitstempeln ist für die rechtliche Absicherung unerlässlich.

Datenschutz und Datensicherheit

Gerade im deutschen und europäischen Raum sind strenge Datenschutzanforderungen zu beachten. Stellen Sie sicher, dass die Software DSGVO-konform ist und die Daten auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Wichtig sind auch Funktionen wie Zugriffsrechte-Verwaltung, Verschlüsselung, regelmäßige Backups und die Möglichkeit, Daten bei Bedarf vollständig zu exportieren oder zu löschen. Fragen Sie nach Zertifizierungen wie ISO 27001 für Informationssicherheit.

Skalierbarkeit und Lizenzmodelle

Ihre Anforderungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann – sowohl hinsichtlich der Anzahl der Nutzer als auch der Projekte und des Funktionsumfangs. Vergleichen Sie verschiedene Lizenzmodelle: Gibt es flexible Monatsabonnements oder nur Jahresverträge? Können Sie Lizenzen bei Bedarf kurzfristig hinzubuchen? Achten Sie auf versteckte Kosten für Zusatzmodule, Support, Schulungen oder Datenvolumen.

Support und Schulungsangebote

Auch die beste Software benötigt gelegentlich Unterstützung. Prüfen Sie, welche Support-Optionen der Anbieter bietet: Ist ein deutschsprachiger Support verfügbar? Wie sind die Reaktionszeiten? Gibt es eine ausführliche Dokumentation, Video-Tutorials oder Webinare? Besonders bei der Einführung sind professionelle Schulungsangebote wertvoll, um die Akzeptanz im Team zu erhöhen und von Anfang an effizient zu arbeiten.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Der Preis sollte nicht das alleinige Entscheidungskriterium sein, aber natürlich muss das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmen. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Implementierungsaufwand, Schulungskosten, laufende Wartung und mögliche Effizienzgewinne. Eine teurere Lösung, die Ihre Prozesse signifikant beschleunigt und Fehler vermeidet, kann langfristig günstiger sein als eine günstige Software, die nicht richtig genutzt wird. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an – nutzen Sie diese, um die Software in realen Projektsituationen zu testen.

Beispiele für Anwendungen zur Mängelverwaltung

Die Zahl der Mängel, die bei fast jedem Bauprojekt regelmäßig auftreten, ist einfach atemberaubend. Bei jedem Projekt von respektabler Größe werden Hunderte und Tausende von Fehlern entdeckt – die Elbphilharmonie ist ein solches Beispiel, bei dem allein während der Projektübergabe über zwölftausend Mängel entdeckt wurden. Das bedeutet, dass es nicht länger akzeptabel sein sollte, ein manuelles System zur Überprüfung von Mängeln mit einem Stift, Papier und einer Kamera zu verwenden.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl moderner digitaler Mängelmanagementprodukte, die ihren Nutzern massive Vorteile im Bereich der Mängelerkennung bieten – einschließlich einfacher Fotoanhänge über mobile Anwendungen, zentraler Speicherung aller Mängel im Projekt, der Möglichkeit, die Kamera jedes Telefons als Aufnahmegerät für das Mängelmanagement zu nutzen, und mehr.

1. 123erfasst

123erfasst ist eine von mehreren Lösungen, die von der 123erfasst.de GmbH – einem Bausoftwareunternehmen – entwickelt wurden, dessen einziges Ziel es ist, den Bauprozess zu vereinfachen, mit einem starken Fokus auf mobile Geräte, die jeder Mensch immer bei sich hat. 123erfasst arbeitet als Mängelmanagement-Lösung mit wenig bis gar keinem Aufwand und bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Mängel innerhalb eines Projektes zu dokumentieren. Es genügt ein Foto des Mangels und eine Notiz dazu, um die Aufgabe zu erstellen und der Person zuzuweisen, die für das Mängelmanagement des Teams zuständig ist. Die betreffende Lösung kann auch über eine spezielle mobile App (Android und iOS) und durch Öffnen einer Webversion aufgerufen werden.

123erfasst ist besonders in den deutschsprachigen Ländern wie Deutschland, Schweiz, Österreich usw. beliebt. Es zielt darauf ab, die traditionellen papierbasierten Dokumentationsmethoden im Bauwesen durch digitale Lösungen zu ersetzen, die helfen, Prozesse zu rationalisieren und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.

Hauptmerkmale:

• Projektzeiterfassung mit Personalmanagementfunktionen.
• Digitale Zeiterfassungsfunktionen für Baustellen.
• Fotodokumentationsfunktionen zur Überwachung des Baufortschritts.
• Spezielle mobile Anwendung für die Verwaltung der Dokumentation vor Ort.
• Möglichkeit, ein digitales Baustellentagebuch zu führen.
• Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen ERP- oder Lohnabrechnungssystemen.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• 123erfasst besteht aus fünf verschiedenen Modulen, die ihre eigenen Preisschilder haben:
• Projekte ist das Hauptmodul, das im Bereich des mobilen Baumanagements arbeitet. Es unterstützt Fotos, Bautagebücher, Notizen und verschiedene andere Mittel zur Verwaltung und Dokumentation von Informationen auf der Baustelle.
  • Eine stark eingeschränkte kostenlose Version.
  • Standard Version für 12 € pro Monat und Nutzer; sie hebt alle Einschränkungen der kostenlosen Version auf und bietet Unterstützung für Materialien, Kontakte, Integrationen und mehr.
  • Pro Version für 18 € pro Monat pro Benutzer, sie bietet alles in der Standard-Stufe mit dem Zusatz von Formularen und Dokumenten.
• Planung ist das Modul, das eine digitale Bauplanung in verschiedenen Formen bietet und dabei hilft, Projekte, Ausrüstung oder Personal auf bequeme Weise mit einer kalenderähnlichen Oberfläche zu planen.
  • Eine stark eingeschränkte kostenlose Version.
  • Standard-Version für 60 € pro Monat und Nutzer; sie hebt alle Einschränkungen der kostenlosen Version auf und bietet zusätzlich Geräteplanung, Teamplanung, Integrationsmöglichkeiten, Kundensupport und mehr.
• Staff bietet die Möglichkeit, eine digitale Aufzeichnung aller wichtigen Mitarbeiterdaten zu erhalten, seien es Arbeitszeiten, Bewerbungen, Qualifikationen usw.
  • Eine stark eingeschränkte kostenlose Version.
  • Standard Version für 8,40 € pro Monat pro Benutzer; sie hebt alle Beschränkungen der kostenlosen Version auf, wie z.B. das Hinzufügen von Anfragen, Fähigkeiten, Exportieren und Importieren, etc.
  • Pro Version für 14,40 € pro Monat pro Benutzer, sie bietet alles in der Standard-Stufe mit dem Zusatz von Formularen, Monatskalendern, Zulagen, Baulohnberechnung, etc.
• Equipment ist das digitale Gerätemanagement-Modul, das hilft, die Betriebszeiten und Bewegungen der Geräte auf der Baustelle zu erfassen und die Wartungsprozesse für jedes Gerät einzeln zu planen.
  • Eine stark limitierte kostenlose Version.
  • Standard Version für 12 € pro Monat und Nutzer; sie hebt alle Einschränkungen der kostenlosen Version auf und bietet zusätzlich spezielle Rollen und Rechte, Export- und Importfunktionen, Unterstützung für die Integration und mehr.
  • Pro Version für 18 € pro Monat pro Benutzer, sie bietet alles, was in der Standard-Stufe enthalten ist, mit dem Zusatz von Formularen und Dokumenten.
• Quality ist ein Software-Element, das für die Erstellung von Tickets für Aufgaben oder Defekte verantwortlich ist, sowie die Fähigkeit, sie auf bestehenden Plänen zu finden. Es kann mit den folgenden Lizenzoptionen erworben werden
  • Eine stark eingeschränkte kostenlose Version.
  • Standard Version für 36 € pro Monat pro Nutzer; sie hebt alle Einschränkungen der kostenlosen Version auf und bietet zusätzlich Editoren, Integrationen, Kundensupport und mehr.
  • Pro Version für 60 € pro Monat pro Benutzer, sie bietet alles in der Standard-Stufe mit dem Zusatz von Formularen.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

123erfasst ist eine umfassende digitale Software, die versucht, das Baustellenmanagement durch eine mobile Zeiterfassung und Dokumentation zu modernisieren. Sie ermöglicht Bauunternehmen die Erfassung von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Personaleinsätzen und die Führung einer detaillierten Baustellendokumentation mit einer benutzerfreundlichen mobilen App, die sogar vor Ort genutzt werden kann. Sie verfügt über eine Reihe nützlicher Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, rechtssichere Bautagebücher mit integriertem Fotobeweis, Wetterdaten und sogar Fortschrittsverfolgung in Echtzeit zu erstellen. Der starke Fokus von 123erfasst auf die Standards des deutschen Marktes schränkt jedoch das weltweite Wachstum ein, da die Funktionen der Software an die unterschiedlichen lokalen Anforderungen und Praktiken angepasst werden müssen.

2. KEVOX GO

KEVOX gibt es seit 2010 und es bietet verschiedene Automatisierungslösungen für Dokumente in unterschiedlichen Bereichen an. Es gibt zwei Hauptlösungen, die KEVOX anbieten kann – KEVOX Dokumentationssoftware und KEVOX GO. Erstere ist eine umfassende Dokumentationsverwaltungssoftware mit Automatisierung, Aufgabenverfolgung, Terminen und mehr. KEVOX GO ist eine mobile Dokumentationslösung, mit der Sie Berichte und Protokolle mit nur einem Smartphone erstellen können. Es gibt sowohl eine Webversion als auch eine spezielle mobile App für iOS und Android, und es gibt auch Vorteile wie Einheitlichkeit, Offline-Modus (nur für mobile Apps) usw.

KEVOX GO zielt darauf ab, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten an Bauprojekten zu verbessern – Bauherren, Bauunternehmern, Projektmanagern und so weiter. Sie versuchen auch, so viele der traditionellen papierbasierten Bauprozesse wie möglich zu digitalisieren.

Hauptmerkmale:

• Projektkommunikation Werkzeugsatz.
• Möglichkeiten der Fotodokumentation.
• Digitale Baudokumentation und Berichterstattung.
• Aufgabenmanagement in Bauprojekten.
• Mängelverfolgung und -management.
• Fortschrittsdokumentation und Statusüberwachung.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments):

• KEVOX bietet drei verschiedene Zahlungspläne für seine Softwaredienste an:
• KEVOX GO Doku kostet 65 € pro Monat und Nutzer und bietet eine grundlegende Dokumentationsfunktion für Berichtszwecke.
• KEVOX GO Profi kostet 105 € pro Monat und Nutzer, es kombiniert alle bestehenden Funktionen von Doku mit mehr Speicherplatz, erweiterten Filteroptionen, erweiterten Berichtsvorlagen, umfangreicher Suche nach Genehmigungen, etc.
• KEVOX GO Expert beginnt bei 175 € pro Monat und Nutzer und erweitert die Profi-Funktionen um Checklisten, Vorlagen, einen umfangreichen Kundensupport und mehr.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

KEVOX GO ist ein weiteres Beispiel für eine in Deutschland entwickelte Lösung für das Management von Bauleistungen. Es ähnelt in gewisser Weise 123erfasst in seinem ursprünglichen Zweck – der Digitalisierung von Bauprozessen. Gleichzeitig hat KEVOX GO einen viel breiteren Fokus, was es zu einer guten Option für Workforce Tracking, digitales Formularmanagement, Projektmanagement und anderes macht. Konfigurierbare Formulare sind eine bemerkenswerte Funktion von KEVOX GO, die es ermöglicht, mobile Formulare zu verwenden, um praktisch jeden Prozess zu digitalisieren, der zuvor papierbasiert war. Der größte potenzielle Nachteil ist die steile Lernkurve, die jede Lösung mit einer Fülle von Funktionen mit sich bringt, ohne dass man sich um die Vereinfachung des Onboarding-Prozesses bemüht.

3. WEKA Baudokumentation PROFI

WEKA Media ist eines der bekanntesten Medienunternehmen in Deutschland, das seinen Kunden verschiedene Lösungen in unterschiedlichen Bereichen anbietet. Das Portfolio von WEKA richtet sich vor allem an Führungskräfte und/oder Spezialisten im Bau- und Managementbereich und bietet Softwareprodukte, Beratungsleistungen, Seminare und mehr. WEKA Baudokumentation PROFI ist eine komfortable und effektive Software für das digitale Mängelmanagement im Bauwesen mit vielen Funktionen, die den gesamten Prozess erleichtern – sei es die Synchronisation zwischen einer Mängelmanagement-App auf Ihrem Smartphone und ihrem Desktop-Pendant, der Excel-Export, die Möglichkeit, Kategorien und Attribute zuzuweisen, die Verwaltung von Checklisten und vieles mehr.

WEKA Baudokumentation PROFI wurde entwickelt, um Fachleuten im Bauwesen bei der Erfüllung aller notwendigen regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen an die Baudokumentation zu helfen und gleichzeitig die Effizienz der Arbeitsabläufe in der Baudokumentation zu verbessern.

Hauptmerkmale:

• Personal- und Geräteverfolgung.
• Erfüllung der Baudokumentationsanforderungen der deutschen Bauwirtschaft.
• Vorlagen und Formulare für das Baudokumentationsmanagement.
• Möglichkeit zur Wetterdokumentation.
• Spezielle Werkzeuge für die Verwaltung von Bauprotokollen oder Tagebüchern.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• WEKA Baudokumentation PROFI verwendet ein einmaliges Lizenzmodell mit einem Preis von 499 €  (ohne MwSt.). Es gibt auch mobile Anwendungen für Android- und iOS-Geräte, die kostenlos heruntergeladen werden können.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

WEKA Baudokumentation PROFI ist eine hochspezialisierte Baudokumentationssoftware von WEKA Media. Sie konzentriert sich vor allem auf die standardisierte digitale Dokumentation und das Compliance-Management bei Bauprojekten im deutschsprachigen Raum. Die Software zeichnet sich durch eine umfangreiche Bibliothek von Checklisten und Vorlagen aus, die sicherstellen, dass alle mit ihr erstellten Dokumentationen bereits alle erforderlichen deutschen Baunormen und -vorschriften erfüllen. Gleichzeitig bedeutet diese starke Ausrichtung auf den lokalen Markt und die deutschen Baunormen aber auch, dass die Lösung im internationalen Softwarebereich nicht viel wachsen kann.

4. Testify

Testify ist eine Lösung, die von einem recht jungen Start-up-Unternehmen entwickelt wurde, um Unternehmen eine Vielzahl von digitalen Vorteilen zu bieten, darunter auch Workflow-Management. Testify bietet Audits, digitale Checklisten sowie Ablenkungserkennung, um eine Vielzahl von Prozessen im gesamten Unternehmen zu verbessern. Testify kann auch als einheitliches Werkzeug für viele verschiedene Prozesse dienen, von der Wareneingangsprüfung über die Produktionsunterstützung und Projektabnahme bis hin zum Lebenszyklusmanagement von Gebäuden.

Im Kern ist Testify ein codefreies Workflow-Management-Tool, das Integrationen, Automatisierungen und sogar ganze Schnittstellen übernehmen kann. Es ist bestrebt, Papierkram zu beseitigen, die Fehlerquote zu senken und die Arbeitsabläufe bei der Datenerfassung für jeden seiner Kunden zu verbessern.

Hauptmerkmale:

• Mühelose Verbindung verschiedener Arten von Datenquellen ohne das Risiko, dass Datensilos entstehen.
• Beispiellose Transparenz des Datenerfassungsprozesses.
• Einfache Rückverfolgbarkeit aller Aktionen in der Umgebung.
• Digitale Checklisten und automatisierte Arbeitsabläufe, die die Arbeitsbelastung verringern.
• Verringerung der Anzahl von Dokumentationsfehlern.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments):

• Testify bietet auf seiner offiziellen Website keine öffentlichen Preise an.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

Testify ist eine digitale Dokumentations- und Qualitätsmanagement-Plattform, die versucht, eine breite Palette von Funktionen und Möglichkeiten in einer einzigen Lösung zu bieten. Seine Fähigkeit, dynamische, bedingte Checklisten mit Fotodokumentation und automatischer Berichterstellung zu erstellen, ist einer seiner Hauptvorteile in der Praxis, auch wenn es darüber hinaus Informationen zusammenfassen, Arbeitsabläufe optimieren und vieles mehr kann. Es ist ein beeindruckendes Werkzeug für die Qualitätskontrolle, die Wartung, Audits, den Außendienst und sogar für das Werkstattmanagement. Gleichzeitig führt eine so große Flexibilität in Bezug auf die Fähigkeiten der Software dazu, dass komplexe Konfigurationsschritte durchgeführt werden müssen, bevor Testify für Ihren spezifischen Anwendungsfall und Ihre Situation wirklich nützlich werden kann.

5. mydocma MM

EDR Software ist ein namhaftes Unternehmen im Bereich der Unternehmensdigitalisierung, das seinen Kunden verschiedene Software und Dienstleistungen anbietet, wobei der Schwerpunkt auf dem Bausegment liegt. EDR Software hat sich auf die Verwaltung von Baudokumentationen und das Mängel-, Bild- und Projektmanagement spezialisiert. Das Mängelmanagement wird von mydocma MM – der Lösung von EDR Software in diesem Bereich – mit großer Sorgfalt gehandhabt. Es bietet die Möglichkeit, mobile Geräte zur Erfassung von Mängeln und zur Standardisierung mit der VOB, zur Benachrichtigung über den Mängelstatus und vielen anderen nützlichen Funktionen zu verwenden.

Die Software zielt darauf ab, Baufachleute bei der Verfolgung und Verwaltung von Mängeln in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus von Bauprojekten zu unterstützen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Unternehmen, die auf dem deutschen Baumarkt tätig sind.

Hauptmerkmale:

• Werkzeuge zur Verfolgung und Dokumentation von Baumängeln.
• Problemdokumentationsfunktionen mit Fotos und detaillierten Beschreibungen.
• Digitale Fehlerverwaltung für Bauprojekte.
• Umfassendes Management des Fehlerbehebungsprozesses.
• Kollaborationswerkzeuge für die Integration verschiedener Projektbeteiligter.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments):

• Der Preisplan von EDR Software für mydocma MM ist relativ einfach.
• Die Basisversion der Lösung kostet 19 € pro Nutzer und Monat bei Jahresverträgen.
• Die mydocma Enterprise Version kostet 28 € pro Benutzer und Monat und bietet alle bestehenden Funktionen der Lösung sowie detaillierte Benachrichtigungen, Integrationen von Subunternehmern und mehr.

Die persönliche Meinung des Autors zu dieser Software:

Mydocma MM ist eine Plattform für digitales Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung, die einen starken Fokus auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der Bauindustrie (im deutschsprachigen Raum) legt. Die Lösung zeichnet sich durch die Handhabung komplizierter Dokumenten-Workflows und Genehmigungsprozesse aus – mit digitalen Signaturen, automatischer Versionierung und umfassenden Funktionen für die Zugriffskontrolle. Sie kann sogar Dokumente automatisch kategorisieren, eine Funktion, die die manuelle Ablagearbeit erheblich reduziert. Gleichzeitig kann der Einstieg aufgrund der überwältigenden Anzahl von Funktionen und eines detaillierten Berechtigungssystems, das zuvor richtig eingerichtet werden muss, schwierig sein.

6. PlanRadar

PlanRadar ist ein B2B-Softwareanbieter, der unter dem gleichen Namen eine einzige multifunktionale Projektmanagementlösung anbietet. PlanRadar verbessert die Zusammenarbeit, reduziert die Menge an Papierkram und beseitigt Missverständnisse, während es gleichzeitig eine einzige Quelle der Wahrheit über ein Projekt schafft und eine extrem einfach zu bedienende Lösung ist. Die Funktionen von PlanRadar für das Mängelmanagement sind ebenfalls sehr umfangreich, wobei die schnelle und einfache Erstellung von Berichten, die Live-Überwachung von Projekten und das Mängelmanagement von einem mobilen Gerät aus die wichtigsten sind.

PlanRadar stammt ursprünglich aus Österreich, wurde aber dank seiner Fähigkeiten schnell weltweit beliebt. Es ist schnell, intuitiv, kann mit mehreren lokalen Industriestandards oder Vorschriften konform sein und dank seiner cloudbasierten Architektur sogar Echtzeit-Updates in Zusammenarbeit anbieten.

Hauptmerkmale:

• Digitale Baudokumentation und Baustellentagebuchverwaltung.
• Funktionen für die Projektkommunikation.
• Aufgabenmanagement und Zuweisungsfunktionen.
• Dedizierte mobile Anwendung zur Erleichterung der Nutzung vor Ort.
• Anpassbare Formulare und Vorlagen.
• Fehler- und Problemverfolgung mit Fotodokumentation.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• PlanRadar umfasst vier verschiedene Preispläne:
  • Basic: für $32 pro Monat bietet PlanRadar unbegrenzte Projekte, laufende Software-Updates, 10 digitale Pläne, E-Mail-Support und mehr.
  • Starter: ein $107 (pro Monat) teures Angebot erweitert die vorherige Option um 30 digitale Pläne, Video-Tutorials, schnellere Support-Reaktionszeiten usw.
  • Pro: eines der vielseitigeren Angebote von PlanRadar für $159 pro Monat. Es umfasst einen benutzerdefinierten Vorlagenersteller, 100 digitale Pläne pro Benutzer, einen speziellen Schulungskurs, API-Zugang, Dokumentenverwaltungsfunktionen und mehr.
  • Enterprise: Ein Angebot ohne öffentliche Preisgestaltung beseitigt jede mögliche Einschränkung, die ein Benutzer haben könnte, und bietet darüber hinaus Projektberichte, Zeitplanung, SSO-Unterstützung, Benutzermetriken und viele andere Funktionen.

Die persönliche Meinung des Autors zu dieser Software:

PlanRadar ist eine cloudbasierte Plattform für Baumanagementaufgaben, die digitale Dokumentationsmöglichkeiten und Mängelmanagementfunktionen an einem Ort bietet. Sie erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten an Bau- und Immobilienprojekten. PlanRadar zeichnet sich auch durch eine intuitive, auf digitalen Grundrissen basierende Schnittstelle aus, die die Verwaltung von Mängeln, Aufgaben und Dokumentationen direkt in digitalen Plänen vereinfacht und gleichzeitig leicht in BIM-Umgebungen integriert werden kann. PlanRadar ist eine wirklich internationale Lösung mit Unterstützung für viele lokale Vorschriften und Sprachen, aber es kann für größere und vielfältigere Unternehmen, die viele Mitarbeiter benötigen, um Zugang zu einer solchen Lösung zu haben, überraschend teuer werden.

7. BauMaster

BauMaster ist eine Kombination aus umfassendem Baumanagement und einer mobilen Hilfsanwendung, die darauf abzielt, Bauunternehmen bei verschiedenen Herausforderungen zu unterstützen, mit denen sie regelmäßig konfrontiert werden – mit dem Schwerpunkt auf dem allgemeinen Betriebsmanagement sowie dem Dokumentationsaustausch und der einfachen Informationsübertragung. Eine der vielen Fähigkeiten von BauMaster ist die Funktion als Mängelmanagement-Lösung, die diesen wichtigen Prozess mühelos in andere Projektmanagementaufgaben integriert. Mit der BauMaster App für das Mängelmanagement können Mängel mit der mobilen Anwendung erfasst werden, einschließlich Textanmerkungen, Sprachnachrichten, Planmarkierungen und echten Fotos. Sie kann auch dazu verwendet werden, Mängelberichte an die zuständigen Auftragnehmer zu verteilen und den Prozess der Aufgabenerledigung für jeden Mangel zu überwachen.

Hauptmerkmale:

• Verwaltung der Baustellendokumentation.
• Aufgabenmanagement in Bauprojekten.
• Digitale Baudokumentation.
• Mängelmanagement mit umfangreicher Nachverfolgung.
• Funktionen zur Fotodokumentation.
• Werkzeuge für die Projektkommunikation.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• BauMaster wird in vier primären Lizenzierungsstufen angeboten:
• Light bietet für 39 € pro Monat und Nutzer eine Grundausstattung an Funktionen, darunter Bautagebücher, Projektmanagement-Funktionen, Dokumentenmanagement-Funktionen usw.
• Basic wird für 79 € pro Monat und Benutzer verkauft und bietet zusätzlich zu den bisherigen Funktionen eine konsistente Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, Bautagebücher, Dashboards und mehr.
• Pro kostet 109 € pro Monat pro Nutzer und erweitert den bisherigen Funktionsumfang um Kostenmanagement, Planverwaltung und eine Vielzahl von Integrationen.
• Enterprise ist die einzige Option ohne offizielles Preisschild, was angemessen ist, wenn man bedenkt, dass sie nur für große Unternehmen und Betriebe geeignet ist.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

BauMaster ist eine umfassende Plattform für das Baustellenmanagement mit starkem Fokus auf digitale Dokumentations-, Qualitätskontroll- und Mängelmanagementprozesse, insbesondere im deutschsprachigen Raum. Die Software verwendet einen ungewöhnlichen modularen Ansatz für ihren Funktionsumfang, der es ermöglicht, klein und günstig anzufangen und im Laufe der Zeit weitere Funktionen hinzuzufügen. Die besondere Stärke von BauMaster liegt in den fortschrittlichen Fehlerverwaltungsfunktionen, die projektübergreifende Muster erkennen können, um später wiederkehrende Probleme zu vermeiden. Allerdings wird die Benutzeroberfläche von BauMaster nach modernen Maßstäben oft als veraltet angesehen, was dazu führen kann, dass ein durchschnittlicher Benutzer mehr Zeit benötigt, um sich mit der Software vertraut zu machen.

8. MMS – Mängel Management System

MMS ist eine der wenigen Lösungen auf der Liste, die speziell für Aufgaben des Mängelmanagements entwickelt wurden und nichts anderes. Es ist eine nützliche Lösung für alle Arten von Aufgaben des Gewährleistungsmanagements, die die Prozesse des Mängelmanagements digitalisieren kann, um die Projektqualität insgesamt zu verbessern. MMS verfügt auch über eine mobile App, mit der Sie von jedem beliebigen Ort mit Internetzugang aus zusammenarbeiten können, und mit der Sie alle neuen Mängel vor Ort notieren können – mit Fotos, Kommentaren und sogar Fristen für jeden Mangel.

Trotz seines scheinbar engen Anwendungsbereichs ist MMS ein beeindruckendes professionelles Werkzeug mit einem hohen Maß an Kompetenz im Bereich des Mängelmanagements, das es ermöglicht, mit den Beteiligten über das Mängelmanagement zu kommunizieren, mit der Dokumentation vor Ort zu arbeiten, Fotos für bestimmte Bereiche des Modells als visuelle Hilfe anzuhängen und vieles mehr.

Hauptmerkmale:

• Digitale Fehlerverfolgung und Dokumentationsfunktionen.
• Funktionen zur Fotodokumentation.
• Werkzeuge für die Baustellendokumentation.
• Kommunikationsmöglichkeiten für alle Beteiligten, die direkt am Mängelmanagement beteiligt sind.
• Umfassende Funktionen zur Fehlerverwaltung und -behebung.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments):

• MMS gibt keine Preisinformationen über seine Software auf der öffentlichen Version seiner offiziellen Website bekannt. Die einzige Möglichkeit, auf solche Informationen zuzugreifen, scheint die Anfrage nach einem persönlichen Angebot zu sein.

Die persönliche Meinung des Autors zur Software:

Das Mängel Management System ist eine Baumanagement-Software mit einem hohen Spezialisierungsgrad im Mängelmanagement. Sie wurde mit Blick auf eine bestimmte Zielgruppe entwickelt – den deutschen Baumarkt mit all seinen Compliance-Regeln und staatlichen Anforderungen. MMS konzentriert sich auf die Rationalisierung der Dokumentation und die Verfolgung verschiedener Arten von Baumängeln in verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus. Sein systematischer Ansatz für die Mängeldokumentation ist einzigartig und in hohem Maße anpassbar, was es zu einer herausragenden Option in diesem speziellen Bereich macht. Allerdings benötigt es noch eine Reihe anderer Tools, um in einem umfassenden Bau-Workflow richtig zu funktionieren, und sein Zielgebiet in Form eines deutschsprachigen Marktes schränkt sein Wachstumspotenzial auch bis zu einem gewissen Grad ein.

9. JAREL Baumanagement

JARISCH Software ist ein Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Anwendungen für verschiedene Zwecke spezialisiert hat – von Webservices bis hin zu mobilen Anwendungen. JAREL Baumanagement ist ihr Hauptprodukt – eine umfassende Projektmanagementlösung, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde. Es deckt das gesamte Baumanagement, die Bauplanung, eine umfassende Kommunikation und sogar die Verwaltung von Websites ab. Auch das Mängelmanagement ist eine Funktion von JAREL Baumanagement. Es bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, verschiedene Mängel des Bauprojekts zu erfassen und zu kontrollieren, mit der Möglichkeit, eine Vielzahl von Materialien als Nachweis für jeden Mangel hinzuzufügen, sowie eine zentrale Wahrheitsquelle für alle Ihre Daten, eine umfangreiche Kartierung für Gebäude und mehr.

Das Angebot von JAREL in diesem Bereich ist in Module unterteilt, die jeweils einen gewissen Spezialisierungsgrad in ihrem Bereich aufweisen. Die Software bietet nicht nur allgemeine Baumanagement-Funktionen, sondern auch umfangreiches Projektmanagement (einschließlich Immobilienprojekte), Kontaktmanagement, Dokumentation, Terminplanung, Auftragsmanagement und mehrere andere Module – wobei jedes Modul ein Dutzend oder mehr nützliche Funktionen hat.

Hauptmerkmale:

• Umfangreiche Projektmanagement-Funktionen.
• Flexibles Instrumentarium für die Bauplanung.
• Ein gewisses Maß an Mängelmanagementmöglichkeiten.
• Unterstützung für Immobilienvertrieb und Bauträger, mit Schwerpunkt auf Service.
• Umfangreiche Funktionen für die Baudokumentation.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• JAREL Baumanagement hat ein recht einfaches Preismodell, da alle Module in allen Preisstufen verfügbar sind. Die größten Unterschiede zwischen der Basis-, Standard- und Pro-Version sind die Anzahl der Benutzer, Projekte und der verfügbare Cloud-Speicher.
• Die BASIC Version der Software kostet 99 € pro Monat und umfasst 2 Benutzer, 10 Projekte und 5 GB Speicherplatz.
• Die STANDARD Version der Lösung wird für 198 € pro Monat für 10 Benutzer, 20 Projekte und 15 GB Speicherkapazität angeboten.
• Die PRO Version kann für 359 € pro Monat für 40 Benutzer, 60 Projekte und insgesamt 25 GB Speicherplatz erworben werden.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

JAREL Baumanagement ist eine Bauprojektmanagementsoftware mit deutschen Wurzeln. Sie konzentriert sich auf umfassende Funktionen zur Qualitätskontrolle und Baustellendokumentation und bietet gleichzeitig eine Reihe weiterer Funktionen in angrenzenden Bereichen. Die Integration der verschiedenen Funktionen ineinander, während sie von derselben Lösung aus verwaltet werden, ist die Stärke der JAREL-Software, insbesondere im Zusammenhang mit den deutschen Baunormen, die die Software automatisch einhalten kann. Der größte Nachteil der Lösung ist die Fokussierung auf den lokalen deutschsprachigen Raum, was bei einem weiteren Wachstum in anderen Regionen nachteilig sein kann.

10. Planstack

Planstack ist eine Projektmanagementlösung, bei der Kooperation und Zusammenarbeit im Baugewerbe im Vordergrund stehen. Sie fungiert als zentralisierte Lösung für viele Elemente eines Projekts und macht so jedes Projekt von vornherein viel einfacher zu verwalten.Sie verfügt über mehrere Funktionen für verschiedene Arbeitsbereiche in einem Bauprojekt, von der Planung und dem Bau bis hin zum Verkauf, der Übergabe und der Wartung. Das Mängelmanagement und die allgemeine Dokumentationsverwaltung sind eine der vielen Funktionen, die Planstack zu bieten hat. Sie erleichtern die Nachverfolgung von Dokumenten, die Vermeidung von Missverständnissen und die Lösung aller digitalen Gewährleistungsfragen und Mängel, indem sie jeden Mangel dokumentieren und die Zusammenarbeit bei der Beseitigung dieser Mängel erleichtern.

Eines der Hauptziele von Planstack ist es, eine Kombination aus modernen und traditionellen Bauprojektmanagement-Funktionen zu bieten – sei es Teamkommunikation in Echtzeit, digitale Planverwaltung oder umfangreiche Markup-Tools im Kontext eines strukturierten Ansatzes zur Zugriffskontrolle und Dokumentenversionierung.

Hauptmerkmale:

• Große Anzahl von Funktionen in verschiedenen Bereichen des Baumanagements.
• Einfache Koordination zwischen den Beteiligten in jeder Phase der Projektrealisierung.
• Post-Construction Facility Management-Funktionen als Service-App.
• Verwaltung von Änderungsanträgen.
• Funktionen zur Aufgabenverwaltung.

Preisgestaltung (zum Zeitpunkt der Erstellung):

• Das Angebot von Planstack wird in drei Preisstufen angeboten: Starter, Team und Pro.
• Starter ist kostenlos und eignet sich am besten für Bauherren und kleine Bauunternehmen. Es hat erhebliche Einschränkungen bei der Anzahl der Benutzer (bis zu 2), der Aufgabentafeln (bis zu 5) und dem belegten Speicher (5 GB).
• Team beginnt bei 39 € pro Benutzer pro Monat und hebt alle Beschränkungen der Starter-Stufe auf, während es zusätzlich Einheitenmanagement, BIM-Modell-Unterstützung und die Möglichkeit bietet, Subunternehmer in Projekt-Workflows einzubeziehen.
• Pro beginnt bei 275 € pro Benutzer und Monat und erweitert den ursprünglichen Funktionsumfang von Planstack um digitale Bemusterungen, ein Käuferportal, die Verwaltung von Sonderwünschen und andere Funktionen, die sowohl Käufer als auch Bauherren einbeziehen.

Die persönliche Meinung des Autors über die Software:

Planstack ist eine kollaborative Baumanagement-Plattform mit einem starken Fokus auf den deutschen Markt (aber auch mit der Möglichkeit, in anderen Regionen oder Sprachen zu arbeiten). Sie zielt darauf ab, Planungs-, Dokumentations- und Kommunikationsprozesse im Bauwesen zu zentralisieren, indem sie traditionelle und moderne Funktionen an einem Ort integriert. Sie verfügt sogar über eine Reihe einzigartiger Funktionen, wie z. B. den direkten Planvergleich mit automatischer Erkennung aller Änderungen oder Modifikationen an einem der vergleichbaren Pläne. Gleichzeitig ist Planstack recht komplex, und die meisten Nutzer werden sich schwer tun, alle Funktionen und Möglichkeiten zu erlernen, unabhängig davon, ob der betreffende Nutzer erst in der Branche anfängt oder zuvor nur eine traditionellere Software verwendet hat.

Software-Vergleichstabelle

Wie läuft der Mängelmanagement-Prozess ab?

Ein strukturiertes Mängelmanagement folgt einem klar definierten Ablauf, der sicherstellt, dass jeder Mangel professionell erfasst, bewertet und behoben wird. Dieser Prozess beginnt bereits während der Bauausführung und erstreckt sich bis zur finalen Abnahme und darüber hinaus. Die konsequente Einhaltung aller Schritte ist nicht nur für die Qualitätssicherung entscheidend, sondern schützt auch alle Beteiligten rechtlich und schafft eine lückenlose Dokumentation für mögliche Gewährleistungsansprüche.

In der Praxis hat sich ein systematischer Ablauf in neun Hauptschritten bewährt, der von der ersten Entdeckung eines Mangels bis zur rechtlichen Durchsetzung (falls erforderlich) reicht. Jeder Schritt hat klare Verantwortlichkeiten und definierte Ergebnisse. Moderne digitale Lösungen unterstützen diesen Prozess, indem sie nahtlose Übergänge zwischen den Phasen ermöglichen und alle Beteiligten in Echtzeit informieren.

Schritt 1 – Mängelerkennung

Die systematische Identifizierung von Mängeln erfolgt durch verschiedene Beteiligte und zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Projektverlauf. Bauleiter führen regelmäßige Baustellenbegehungen durch, während Qualitätskontrolleure an definierten Kontrollpunkten die Ausführungsqualität überprüfen. Bei der Abnahmeprüfung werden Sachverständige hinzugezogen, um auch versteckte Mängel aufzudecken.

Wer ist beteiligt: Bauleiter, Qualitätskontrolleure, Sachverständige, Fachbauleiter

Typische Kontrollpunkte:

• Routineinspektionen während der Bauausführung
• Qualitätskontrollpunkte nach Abschluss einzelner Gewerke
• Zwischenabnahmen bei Meilensteinen
• Finale Bauabnahme
• Nachkontrollen während der Gewährleistungsfrist

Ergebnis: Identifizierter und vorläufig bewerteter Mangel

Schritt 2 – Sofortige Dokumentation

Sobald ein Mangel erkannt wird, muss er unmittelbar und vollständig dokumentiert werden. Die Qualität dieser initialen Dokumentation ist entscheidend für alle folgenden Schritte und die rechtliche Durchsetzbarkeit von Ansprüchen. Eine unvollständige oder verspätete Dokumentation kann dazu führen, dass Gewährleistungsansprüche nicht durchgesetzt werden können.

Was zu erfassen ist:

• Mehrere Fotos aus verschiedenen Perspektiven und Entfernungen
• Genaue Verortung (Gebäudeteil, Geschoss, Raum, Bauteil)
• Bei digitalen Lösungen: GPS-Koordinaten und Verortung im digitalen Plan
• Detaillierte Beschreibung des Mangels
• Zeitstempel der Entdeckung
• Name des Entdeckers
• Vorläufige Einschätzung der Auswirkungen

Verwendete Tools: Mobile App, Tablet mit Kamera, Smartphone, digitale Planungsunterlagen

Ergebnis: Vollständig dokumentierter Mangel mit visuellen Beweisen

Schritt 3 – Klassifizierung und Bewertung

Nach der Dokumentation erfolgt eine strukturierte Bewertung des Mangels anhand mehrerer Kriterien. Diese Klassifizierung bestimmt die Dringlichkeit der Behebung und die erforderlichen Maßnahmen.

Bewertungskriterien:

Nach Schweregrad:

• Erhebliche Mängel: Beeinträchtigen Funktionalität oder Sicherheit wesentlich
• Geringfügige Mängel: Haben nur geringe Auswirkungen auf Nutzbarkeit oder Wert

Nach Sichtbarkeit:

• Offensichtliche Mängel: Bei normaler Prüfung erkennbar
• Versteckte Mängel: Nur durch spezielle Untersuchungen feststellbar

Nach Ursprung:

• Planungsmängel: Fehler in der technischen oder architektonischen Planung
• Ausführungsmängel: Unsachgemäße Installation oder Arbeitsabläufe
• Materialfehler: Fehlerhafte oder minderwertige Materialien

Nach Dringlichkeit:

• A-Priorität: Sofortiger Handlungsbedarf (Sicherheitsrisiko)
• B-Priorität: Zügige Behebung erforderlich
• C-Priorität: Kann im Rahmen regulärer Wartung behoben werden

Ergebnis: Klassifizierter Mangel mit festgelegter Priorität

Schritt 4 – Mangelmeldung

Die formelle Meldung des Mangels an die zuständigen Parteien muss unverzüglich und nachweisbar erfolgen. Die Art und Weise der Meldung sowie die einzuhaltenden Fristen sind je nach Vertragsgrundlage (BGB oder VOB/B) unterschiedlich geregelt.

An wen wird gemeldet:

• Bei Ausführungsmängeln: Auftragnehmer/ausführendes Unternehmen
• Bei Planungsmängeln: Architekt oder Fachplaner
• Bei erheblichen Mängeln: Zusätzlich Bauherr und Projektleitung
• Bei Sicherheitsrisiken: Sofort alle Verantwortlichen und ggf. Bauaufsicht

Formale Anforderungen:

• Schriftliche Meldung (E-Mail, Fax, Brief mit Empfangsbestätigung)
• Beigefügte vollständige Dokumentation (Fotos, Beschreibung, Verortung)
• Klare Benennung des Mangels und seiner Auswirkungen
• Bei erheblichen Mängeln: Fristsetzung zur Behebung

Fristen:

• Unverzüglich nach Entdeckung
• Bei BGB: Spätestens drei Jahre nach Entdeckung (innerhalb der 5-jährigen Verjährungsfrist)
• Bei VOB/B: Innerhalb der 4-jährigen Gewährleistungsfrist

Ergebnis: Nachweisbare Mangelmeldung mit Dokumentation

Schritt 5 – Ursachenanalyse

Bevor ein Mangel behoben werden kann, muss seine Ursache genau ermittelt werden. Dies verhindert, dass nur Symptome behandelt werden, während die eigentliche Ursache bestehen bleibt. Eine gründliche Ursachenanalyse ist besonders bei versteckten oder wiederkehrenden Mängeln unerlässlich.

Analyseschritte:

• Technische Untersuchung der betroffenen Bauteile und Materialien
• Abgleich mit Plänen, Spezifikationen und Leistungsverzeichnissen
• Überprüfung der tatsächlich verwendeten Arbeitsprozesse
• Prüfung der Einhaltung anerkannter Regeln der Technik
• Analyse von Umweltfaktoren (Witterung, Bodenbeschaffenheit)
• Bei komplexen Fällen: Einschaltung eines unabhängigen Sachverständigen

Mögliche Ursachen:

• Abweichung von genehmigten Plänen
• Verwendung falscher oder minderwertiger Materialien
• Unsachgemäße Ausführung trotz korrekter Planung
• Fehler in der Planung selbst
• Unzureichende Koordination zwischen Gewerken
• Externe Faktoren (z. B. unerwartete Bodenverhältnisse)

Ergebnis: Dokumentierte Ursache des Mangels mit Verantwortlichkeitszuordnung

Schritt 6 – Maßnahmenplanung

Auf Basis der Ursachenanalyse wird ein detaillierter Plan zur Mängelbeseitigung entwickelt. Diese Planung muss sowohl die technische Durchführbarkeit als auch die vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Planungselemente:

• Auswahl der geeigneten Korrekturtechnik und Materialien
• Bestimmung der erforderlichen Fachkräfte und Gewerke
• Kalkulation der benötigten Ressourcen (Material, Personal, Geräte)
• Festlegung realistischer Fristen unter Berücksichtigung von Trocknungszeiten, Aushärtungsphasen etc.
• Klärung der Verantwortlichkeiten (wer führt die Behebung durch?)
• Kostenkalkulation und Klärung der Kostenübernahme
• Koordination mit laufenden Bauarbeiten, um Behinderungen zu minimieren

Berücksichtigung von Qualitätsstandards:

• Einhaltung der ursprünglichen Planungsvorgaben
• Verwendung gleichwertiger oder besserer Materialien
• Anwendung anerkannter Regeln der Technik
• Sicherstellung der Gewährleistung für die Nachbesserung

Ergebnis: Genehmigter Maßnahmenplan mit Fristen und Verantwortlichkeiten

Schritt 7 – Mängelbeseitigung

In der Umsetzungsphase wird der Mangel entsprechend dem Maßnahmenplan behoben. Diese Phase erfordert eine enge Koordination aller Beteiligten und eine kontinuierliche Überwachung, um sicherzustellen, dass die Behebung ordnungsgemäß erfolgt.

Durchführung:

• Koordinierung der beauftragten Gewerke und Fachfirmen
• Bereitstellung der erforderlichen Materialien und Geräte
• Sicherstellung des Zugangs zur Baustelle
• Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
• Minimierung von Beeinträchtigungen anderer Bauabschnitte

Überwachung:

• Fortschrittsverfolgung anhand des Zeitplans
• Qualitätskontrolle während der Ausführung
• Zwischenabnahmen bei mehrstufigen Behebungsmaßnahmen
• Laufende Fotodokumentation des Fortschritts
• Protokollierung aller durchgeführten Arbeiten

Dokumentation:

• Verwendete Materialien (mit Nachweisen/Zertifikaten)
• Durchgeführte Arbeitsschritte
• Beteiligte Firmen und Personen
• Zeitaufwand und angefallene Kosten
• Abweichungen vom ursprünglichen Plan (falls vorhanden)

Ergebnis: Behobener Mangel mit vollständiger Ausführungsdokumentation

Schritt 8 – Nachkontrolle und Abnahme

Nach Abschluss der Mängelbeseitigung erfolgt eine gründliche Überprüfung, um sicherzustellen, dass der Mangel vollständig und fachgerecht behoben wurde. Dieser Schritt ist rechtlich bedeutsam, da erst mit der Abnahme der Nachbesserung die Gewährleistungsfrist für die behobene Stelle neu zu laufen beginnt.

Verifikation:

• Sichtprüfung des behobenen Mangels
• Vergleich mit den ursprünglichen Qualitätsanforderungen
• Bei Bedarf: Technische Messungen oder Prüfungen (z. B. Dichtigkeitsprüfungen)
• Überprüfung, ob keine neuen Mängel durch die Behebungsarbeiten entstanden sind
• Bei versteckten Mängeln: Prüfung durch Sachverständigen

Dokumentation des Endzustands:

• Fotodokumentation aus denselben Perspektiven wie bei der Ersterfassung
• Schriftliche Bestätigung der ordnungsgemäßen Behebung
• Protokollierung des Abnahmedatums
• Übergabe aller relevanten Dokumente (Materialnachweise, Garantien)

Formale Abnahme:

• Unterschrift aller beteiligten Parteien
• Bei erheblichen Mängeln: Abnahme durch Bauherren erforderlich
• Archivierung der kompletten Mangeldokumentation (von Entdeckung bis Behebung)
• Aktualisierung der Baudokumentation

Ergebnis: Abgenommene Mängelbeseitigung mit Enddokumentation

Schritt 9 – Rechtliche Schritte (bei Bedarf)

Wenn der Auftragnehmer oder die verantwortliche Partei die Mängelbeseitigung verweigert, nicht fristgerecht durchführt oder die Behebung mangelhaft bleibt, können rechtliche Schritte erforderlich werden. Diese sollten immer erst nach Ausschöpfung aller anderen Möglichkeiten und mit juristischer Beratung eingeleitet werden.

Eskalationsstufen:

Stufe 1: Fristsetzung mit Ablehnungsandrohung

• Schriftliche Aufforderung zur Mängelbeseitigung mit angemessener Frist
• Androhung der Selbstvornahme bei Nichteinhaltung
• Hinweis auf mögliche Kostenfolgen

Stufe 2: Selbstvornahme durch Auftraggeber

• Nach Ablauf der gesetzten Frist kann der Auftraggeber die Mängelbeseitigung selbst veranlassen
• Beauftragung eines anderen Unternehmens
• Vollständige Dokumentation aller Kosten
• Rechtliche Grundlage: §637 BGB oder §13 Abs. 5 VOB/B

Stufe 3: Minderung oder Rücktritt

• Bei erheblichen Mängeln: Minderung der Vergütung
• Bei Unmöglichkeit der Nachbesserung: Rücktritt vom Vertrag möglich
• Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen

Stufe 4: Gerichtliche Durchsetzung

• Klage auf Mängelbeseitigung oder Schadensersatz
• Vorlage der vollständigen Dokumentation als Beweismittel
• Einschaltung von Sachverständigen für Gutachten
• Ggf. Sicherungsmaßnahmen (Arreste, einstweilige Verfügungen)

Wichtig: Die lückenlose Dokumentation aller vorherigen Schritte ist entscheidend für den Erfolg rechtlicher Maßnahmen. Besonders wichtig sind nachweisbare Mangelmeldungen, gesetzte Fristen und die Dokumentation aller Kommunikation.

Ergebnis: Rechtlich durchgesetzte Mängelbeseitigung oder Schadensersatz

Ein solch strukturierter Ansatz stellt sicher, dass das Mängelmanagement alle standardisierten Verfahren befolgt und gleichzeitig die Rechte aller am Prozess beteiligten Parteien schützt. Moderne digitale Mängelmanagement-Lösungen unterstützen jeden dieser Schritte durch automatisierte Workflows, Erinnerungen an Fristen und eine zentrale, für alle Beteiligten zugängliche Dokumentation. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern minimiert auch das Risiko von Versäumnissen oder Kommunikationsfehlern, die später zu rechtlichen Problemen führen könnten.

Schlussfolgerung

Das Mängelmanagement ist ein integraler Bestandteil eines jeden Bauprojekts, ob während oder nach Abschluss der Bauarbeiten selbst. Die Digitalisierung bietet viele Vorteile für diesen speziellen Prozess. Es macht wenig bis gar keinen Sinn, das Mängelmanagement weiterhin manuell durchzuführen, wenn es so viele Angebote für das digitale Mängelmanagement auf dem Markt gibt, die sich in Preis und Funktionsumfang unterscheiden.

Neben den oben vorgestellten Lösungen können wir noch eine weitere nützliche Software für die Mängelerkennung erwähnen – Revizto. Dabei handelt es sich um eine umfassende Baumanagement-Software, die den Schwerpunkt auf Kooperation und Zusammenarbeit legt und gleichzeitig einige ungewöhnliche Funktionen bietet, wie z. B. die Möglichkeit, 2D- und 3D-Modelle zu kombinieren, automatische Fehlererkennung, umfassende VR-Unterstützung und mehr.

Gleichzeitig verfügt Revizto auch über mobile Anwendungen für iPad und iPhone, die eine noch nie dagewesene Anzahl von Funktionen für eine mobile Anwendung bieten, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit, einer höheren Effizienz bei der Fehlererkennung und vielen anderen Vorteilen führt.