Mängelmanagement in der Bau: Definition, Software und Apps

Mängelmanagement

Das Mängelmanagement ist per Definition ein Prozess, bei dem in organisierter Weise nach verschiedenen Mängeln an einem Gebäude gesucht wird. Bei diesem Prozess geht es um die Suche nach mehreren Anomalien und Unstimmigkeiten im Vergleich zu vordefinierten Baustandards, insbesondere wenn der betreffende Mangel in der Zukunft größere Schäden an einem Gebäude verursachen kann.

Es ist ziemlich üblich, dass ein Kunde nur Bauprojekte akzeptiert, die frei von Mängeln sind, weshalb ein ordnungsgemäßes Mängelmanagement für jedes Bauprojekt von vornherein eine Notwendigkeit ist. Eine ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Ergebnisse der Qualitätskontrolle (die in der Baudokumentation festgehalten werden) ist auch für die rechtliche Sicherheit des Bauunternehmens notwendig, damit keine unnötigen Gewährleistungsansprüche entstehen können.

Rechtsgrundlagen für das mängelmanagement

In Deutschland gibt es zwei Rechtsgrundlagen für Mängelansprüche – BGB und VOB/B. Das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist ein deutsches Zivilgesetzbuch, das allgemeine Angelegenheiten mit Mängeln verschiedener Materialien regelt, während die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B) die allgemeine Regelung von Mängeln am Bau in Deutschland detailliert beschreibt.

Die Mängel im BGB werden in §633,2 detailliert beschrieben. Dort heißt es, dass das Werk frei von Mängeln ist, wenn die Qualität genau der vorher festgelegten Qualität entspricht. Angenommen, die Beschaffenheit des Werks wurde vorher nicht vereinbart. In diesem Fall gibt es zwei Fälle, in denen das Projekt in Bezug auf die Qualität als akzeptabel angesehen werden kann – wenn die Arbeitsergebnisse für die im Vertrag genannten Anwendungsfälle verwendet werden können oder wenn die Qualität eines Projekts das gleiche Niveau erreicht wie bei ähnlichen Projekten in diesem Bereich oder Feld. Darüber hinaus gibt es § 631 BGB, der allgemeine Vertragsdetails sowohl für Produkte als auch für Dienstleistungen enthält, und § 650a BGB, der Details speziell für Verträge über Bauvorhaben bietet.

Die Mängelregulierung in der VOB/B ist dagegen sehr viel detaillierter und spezifischer für Bauvorhaben – und sie basiert ebenfalls auf dem oben genannten BGB. Zwar steht es jedem frei, welche Regelung er für die Gestaltung eines Vertrages im Baubereich wählt, aber es ist wichtig zu wissen, dass es Unterschiede zwischen BGB und VOB/B gibt. Die VOB/B hat zum Beispiel eine kürzere Rügefrist für Baumängel und viel mehr Details, wenn es um die Regelung der Bauunterlagen geht.

Es wäre fair, ein wenig mehr über die Mängelanzeige zu sprechen, da sie sich stark unterscheidet, je nachdem, welche Regelung Ihrem Bauvertrag zugrunde liegt. In § 634a BGB ist eine Standardfrist für die Mängelanzeige von fünf Jahren nach Abnahme des Ergebnisses eines Bauprojekts durch den Auftraggeber festgelegt. Wenn der betreffende Mangel als arglistig eingestuft wird, beträgt der Zeitrahmen zehn statt fünf Jahre. Wichtig ist auch, dass Sie jeden Mangel melden, sobald er entdeckt wird, spätestens aber drei Jahre danach. Der §13 VOB/B hingegen sieht eine recht einfache Frist von vier Jahren für die Mängelanzeige vor, wenn der betreffende Vertrag unter Berücksichtigung der VOB/B erstellt wurde.

Zuständigkeiten und Verfahren des Mängelmanagements

Es ist nicht immer klar, wer für den einen oder anderen Mangel verantwortlich ist, und diese Unterschiede ergeben sich meist aus den verschiedenen Arbeitsbereichen. Für mangelhafte Arbeiten auf der Baustelle beispielsweise ist entweder der Handwerker oder das Bauunternehmen verantwortlich. Ein fehlerhaftes Gutachten bedeutet, dass der betreffende Sachverständige für diesen Fehler haftet, und für Fehler bei der Planung ist ein Architekt verantwortlich.

Auch wenn es nicht einfach ist, den Grund für jeden Mangel zu bestimmen, sollte das Mängelmanagement nur von einem Fachmann auf diesem Gebiet durchgeführt werden. Gleichzeitig sind die Baumanagementunternehmen innerhalb des Projekts nicht verpflichtet, ihre Spezialisten für das Mängelmanagement einzusetzen, da auch Dritte für diese Zwecke herangezogen werden können – die Verantwortung für das Mängelmanagement liegt aber immer noch auf den Schultern eben dieses Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Baudokumentation sollte auch die Durchführung des Mängelmanagements für alle Beteiligten erleichtern.

Das Mängelmanagement als Prozess hat auch seine Dokumentation, die für jeden festgestellten (und behobenen) Mangel erstellt werden muss. In diese Dokumentation fließen viele verschiedene Parameter ein, einschließlich, aber nicht ausschließlich

• Die visuelle Darstellung des Defekts, wenn möglich mit Fotos
• Wann wurde der Mangel behoben?
• Wurde der Mangel ordnungsgemäß behoben?

Beispiele für Apps für das Mängelmanagement

Die Anzahl der Mängel, die bei fast jedem Bauprojekt regelmäßig auftreten, ist einfach atemberaubend. Bei jedem Projekt von respektabler Größe werden Hunderte und Tausende von Fehlern entdeckt – die Elbphilharmonie ist ein solches Beispiel, bei dem allein während der Projektübergabe über zwölftausend Mängel entdeckt wurden. Das bedeutet, dass es nicht länger akzeptabel sein sollte, ein manuelles System zur Überprüfung von Mängeln mit einem Stift, Papier und einer Kamera zu verwenden.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl moderner digitaler Produkte für das Mängelmanagement, die ihren Anwendern enorme Vorteile im Bereich der Mängelerkennung bieten. Dazu gehören das einfache Anhängen von Fotos über mobile Anwendungen, die zentrale Speicherung aller Mängel im Projekt, die Möglichkeit, die Kamera jedes Telefons als Aufnahmegerät für das Mängelmanagement zu verwenden und vieles mehr.

• 123quality

123quality ist eine von mehreren Lösungen, die von 123erfasst entwickelt wurden – einem Softwareunternehmen für das Bauwesen, dessen einziges Ziel es ist, den Bauprozess zu vereinfachen, wobei der Schwerpunkt auf mobilen Geräten liegt, die jeder Mensch jederzeit bei sich trägt. 123erfasst ist eine Lösung für das mängelmanagement und bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Mängel innerhalb eines Projekts zu dokumentieren. Es genügt ein Foto des Fehlers und eine Notiz dazu, um die Aufgabe zu erstellen und der Person zuzuweisen, die für das Mängelmanagement des Teams zuständig ist. Die Lösung kann auch über eine spezielle mobile App (Android und iOS) und über eine Webversion genutzt werden.

123quality bietet drei verschiedene Preispläne an – der «Basic»-Plan kostet 29,90 € pro Monat und Person und bietet grundlegende Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, das Mängelmanagement usw. Das «Professional»-Abonnement kostet 49,90 € für denselben Zeitraum und umfasst alle Funktionen des Basic-Abonnements sowie zusätzlich Baustelleninspektionen, einen konstanten Baustellenstatus und mehr. Es gibt auch die Abonnementstufe «Enterprise», für die keine öffentlichen Preise verfügbar sind und die nur für große Firmen und Unternehmen geeignet ist.

• KEVOX GO

KEVOX gibt es seit 2010 und bietet verschiedene Automatisierungslösungen für Dokumente in unterschiedlichen Bereichen an. Es gibt zwei Hauptlösungen, die KEVOX anbieten kann – KEVOX Dokumentationssoftware und KEVOX GO. Erstere ist eine umfassende Dokumentationsverwaltungssoftware mit Automatisierung, Aufgabenverfolgung, Terminen und mehr. KEVOX GO ist eine mobile Dokumentationslösung, mit der Sie Berichte und Protokolle mit nur einem Smartphone erstellen können. Es gibt sowohl eine Webversion als auch eine spezielle mobile App für iOS und Android, und es gibt auch Vorteile wie Einheitlichkeit, Offline-Modus (nur für mobile Apps) usw.

Während für die KEVOX Dokumentationssoftware keine öffentliche Preisgestaltung verfügbar ist, gibt es eine für KEVOX GO – mit drei verschiedenen Preisplänen namens «Doku», «Profi» und «Expert». «Doku» ist der Basisplan, der 660 € pro Jahr (oder 65 € pro Monat) kostet und die meisten Funktionen der Lösung enthält, z.B. Berichte, Vorlagen, Offline-Modus usw. «Profi» ist der zweite Preisplan, der €1020 pro Jahr (€105 pro Monat) kostet und alle vorherigen Funktionen sowie einen größeren Speicherplatz, fortgeschrittene Berichtsvorlagen und erweiterte Exportfunktionen bietet, um nur einige zu nennen. «Expert» ist der teuerste Plan von KEVOX GO mit einem Preis von €1740 pro Jahr (€175 pro Monat) und exklusiven Funktionen wie vorrangigem Support per Telefon oder E-Mail, Checklistenvorlagen und so weiter.

• WEKA Baudokumentation PROFI

WEKA Media ist eines der bekanntesten Medienunternehmen in Deutschland, das seinen Kunden verschiedene Lösungen in unterschiedlichen Bereichen anbietet. Das Portfolio von WEKA richtet sich vor allem an Führungskräfte und/oder Spezialisten im Bau- und Managementbereich und bietet Softwareprodukte, Beratungsleistungen, Seminare und mehr. WEKA Baudokumentation PROFI ist eine komfortable und effektive Software für das digitale Mängelmanagement im Bauwesen mit vielen Funktionen, die den gesamten Prozess erleichtern – sei es die Synchronisation zwischen einer Mängelmanagement-App auf Ihrem Smartphone und ihrem Desktop-Pendant, der Excel-Export, die Möglichkeit, Kategorien und Attribute zuzuweisen, die Verwaltung von Checklisten und vieles mehr.

Im Gegensatz zu den meisten seiner Konkurrenten wird WEKA Baudokumentation PROFI mit einer Einzelkauflizenz vertrieben, die 499 € zzgl. MwSt. kostet, und sowohl die Android- als auch die iOS-Mobil-Apps für diese Software sind kostenlos.

• Testify

Testify ist eine Lösung, die von einem recht jungen Start-up-Unternehmen entwickelt wurde, um Unternehmen eine Vielzahl von digitalen Vorteilen zu bieten, darunter auch Workflow-Management. Testify bietet Audits, digitale Checklisten sowie Ablenkungserkennung, um eine Vielzahl von Prozessen im gesamten Unternehmen zu verbessern. Testify kann auch als einheitliches Werkzeug für viele verschiedene Prozesse dienen, von der Wareneingangsprüfung über die Produktionsunterstützung und Projektabnahme bis hin zum Lebenszyklusmanagement von Gebäuden.

Für Testify sind keine öffentlichen Preise verfügbar, aber jeder Kunde kann eine Live-Demo oder Preisinformationen anfordern, die speziell auf seine Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Die Lösung ist außerdem webbasiert, d.h. Sie können mit fast jedem Gerät darauf zugreifen, sogar mit Smartphones – auch wenn keine spezielle mobile App verfügbar ist.

• mydocma MM

EDR Software ist ein namhaftes Unternehmen im Bereich der Unternehmensdigitalisierung, das seinen Kunden verschiedene Software und Dienstleistungen anbietet, wobei der Schwerpunkt auf dem Bausegment liegt. EDR Software hat sich auf die Verwaltung von Baudokumentationen und das Mängel-, Bild- und Projektmanagement spezialisiert. Das Mängelmanagement wird von mydocma MM – der Lösung von EDR Software in diesem Bereich – mit großer Sorgfalt gehandhabt. Es bietet die Möglichkeit, mobile Geräte zur Erfassung von Mängeln und zur Standardisierung mit der VOB, zur Benachrichtigung über den Mängelstatus und vielen anderen nützlichen Funktionen zu verwenden.

EDR Software hat einen eigenen Preisplan für mydocma MM – 19 € pro Benutzer und Monat für Jahresverträge, wobei die ersten beiden Monate als kostenlose Testphase mit einer 100%igen Rückerstattungsgarantie gelten. Es gibt auch ein mydocma Enterprise-Abonnement, das 28 € pro Benutzer und Monat kostet und einen größeren Umfang als mydocma MM hat – mit Integrationen für Subunternehmer, individuellen Rollen, detaillierten Benachrichtigungen usw. mydocma MM-Anwendungen sind auch für iOS- und Android-Geräte ohne Aufpreis erhältlich.

• PlanRadar

PlanRadar ist ein B2B-Softwareanbieter, der unter dem gleichen Namen eine einzige multifunktionale Projektmanagementlösung anbietet. PlanRadar verbessert die Zusammenarbeit, reduziert die Menge an Papierkram und beseitigt Missverständnisse, während es gleichzeitig eine einzige Quelle der Wahrheit über ein Projekt schafft und eine extrem einfach zu bedienende Lösung ist. Die Funktionen von PlanRadar für das Mängelmanagement sind ebenfalls sehr umfangreich, wobei die schnelle und einfache Erstellung von Berichten, die Live-Überwachung von Projekten und das Mängelmanagement von einem mobilen Gerät aus die wichtigsten sind.

Die Smartphone-Anwendung von PlanRadar ist für Android- und iOS-Geräte kostenlos, und es gibt auch eine 30-tägige kostenlose Testversion für neue Benutzer. PlanRadar bietet auch verschiedene Preispläne für seine Lösung an, beginnend mit dem Basic-Tarif – 32 $ pro Benutzer und Monat für einen Jahresvertrag mit einem grundlegenden Funktionsumfang und einer Beschränkung auf einen Benutzer. Außerdem gibt es den Starter-Tarif – 107 $ pro Benutzer und Monat mit einem identischen Funktionsumfang, der für mehr als ein Teammitglied gilt. Der Pro-Tarif kostet 159 $ pro Monat und Benutzer und bietet zusätzliche Funktionen wie NFC-Tags, E-Mail-Unterstützung, Terminplanung, benutzerdefinierte Vorlagen usw. Zu guter Letzt gibt es einen Enterprise-Tarif, für den keine öffentlichen Preise verfügbar sind und der den kompletten Funktionsumfang von PlanRadar bietet, einschließlich API-Zugang, SSO-Unterstützung, benutzerdefinierte Passwortrichtlinien und vieles mehr.

• BauMaster

BauMaster ist eine Kombination aus umfassendem Baumanagement und einer mobilen Hilfsanwendung, die darauf abzielt, Bauunternehmen bei verschiedenen Herausforderungen zu unterstützen, mit denen sie regelmäßig konfrontiert werden – mit dem Schwerpunkt auf dem allgemeinen Betriebsmanagement sowie dem Dokumentationsaustausch und der einfachen Informationsübertragung. Eine der vielen Fähigkeiten von BauMaster ist die Funktion als Mängelmanagement-Lösung, die diesen wichtigen Prozess mühelos in andere Projektmanagementaufgaben integriert. Mit der BauMaster App für das Mängelmanagement können Mängel mit der mobilen Anwendung erfasst werden, einschließlich Textanmerkungen, Sprachnachrichten, Planmarkierungen und echten Fotos. Sie kann auch dazu verwendet werden, Mängelberichte an die zuständigen Auftragnehmer zu verteilen und den Prozess der Aufgabenerledigung für jeden Mangel zu überwachen.

BauMaster hat kostenlose mobile Apps für iOS/Android-Geräte. Außerdem gibt es mehrere verschiedene Preispläne – Light (39 € pro Nutzer und Monat bei einem Jahresvertrag), Basic (79 € pro Nutzer und Monat bei einem Jahresvertrag), Pro (109 € pro Nutzer und Monat bei einem Jahresvertrag) und Enterprise (keine öffentliche Preisgestaltung). Der Light-Tarif umfasst eine Reihe grundlegender Funktionen wie das Erfassen von Aufgaben und Bauprotokollen, die Verwaltung von Projekten und Dokumenten und mehr. Mit dem Basic-Tarif erhalten Sie zusätzlich ein Bautagebuch und ein Dashboard sowie die Möglichkeit, über ein internes Netzwerk mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Der Pro-Plan bietet zusätzlich Kostenmanagement, Terminplanung, Planverwaltung und verschiedene Integrationen. Der Enterprise-Plan ist der umfangreichste Funktionsumfang von BauMaster, der nur für größere Firmen und Unternehmen geeignet ist.

• MMS – Mängel Management System

MMS ist eine der wenigen Lösungen auf der Liste, die speziell für Aufgaben des Mängelmanagements entwickelt wurden und nichts anderes. Es ist eine nützliche Lösung für alle Arten von Aufgaben des Gewährleistungsmanagements, die die Prozesse des Mängelmanagements digitalisieren kann, um die Projektqualität insgesamt zu verbessern. MMS verfügt auch über eine mobile App, mit der Sie von jedem beliebigen Ort mit Internetzugang aus zusammenarbeiten können, und mit der Sie alle neuen Mängel vor Ort notieren können – mit Fotos, Kommentaren und sogar Fristen für jeden Mangel.

Leider hat MMS keine öffentlichen Preise für seine Lösung. Die einzige Möglichkeit besteht darin, eine Demo speziell für Ihr Unternehmen zu vereinbaren – oder eine mobile App kostenlos aus dem App Store oder dem Google Play Store herunterzuladen.

• JAREL Baumanagement

JARISCH Software ist ein Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Anwendungen für verschiedene Zwecke spezialisiert hat – von Webservices bis hin zu mobilen Anwendungen. JAREL Baumanagement ist ihr Hauptprodukt – eine umfassende Projektmanagementlösung, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde. Es deckt das gesamte Baumanagement, die Bauplanung, eine umfassende Kommunikation und sogar die Verwaltung von Websites ab. Auch das Mängelmanagement ist eine Funktion von JAREL Baumanagement. Es bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, verschiedene Mängel des Bauprojekts zu erfassen und zu kontrollieren, mit der Möglichkeit, eine Vielzahl von Materialien als Nachweis für jeden Mangel hinzuzufügen, sowie eine zentrale Wahrheitsquelle für alle Ihre Daten, eine umfangreiche Kartierung für Gebäude und mehr.

JAREL Baumanagement bietet eine kostenlose Android-App und eine Web-Version seiner Lösung an, für die Nutzung beider ist jedoch ein aktives Abonnement erforderlich. JAREL bietet mehrere Abonnementstufen an – Basic, Standard und Pro. Ungewöhnlich für diese Branche ist auch, dass sich die Abonnementstufen von JAREL nur durch die Anzahl der aktiven Benutzer unterscheiden und keine Funktionen unter einer höheren Abonnementstufe einschränken. So kostet die Basic-Stufe 99 € pro Monat für 10 Benutzer, 20 Projekte und 5 GB verfügbaren Speicherplatz; die Standard-Stufe kostet 179 € pro Monat für 20 Benutzer, 40 Projekte und 10 GB verfügbaren Speicherplatz für Benutzerdaten. Nach der gleichen Logik bietet die Pro-Stufe 40 Benutzer, 80 Projekte und 20 GB Speicherplatz – für 319 € pro Monat.

• Planstack

Planstack ist eine Projektmanagementlösung, bei der Kooperation und Zusammenarbeit im Baugewerbe im Vordergrund stehen. Sie fungiert als zentralisierte Lösung für viele Elemente eines Projekts und macht so jedes Projekt von vornherein viel einfacher zu verwalten. Es verfügt über mehrere Funktionen für verschiedene Arbeitsbereiche in einem Bauprojekt, von der Planung und dem Bau bis hin zum Verkauf, der Übergabe und der Wartung. Das Mängelmanagement und die allgemeine Dokumentationsverwaltung sind eine der vielen Funktionen, die Planstack zu bieten hat. Sie erleichtern die Nachverfolgung von Dokumenten, die Vermeidung von Missverständnissen und die Lösung aller digitalen Gewährleistungsfragen und Mängel, indem sie jeden Mangel dokumentieren und die Zusammenarbeit bei der Beseitigung dieser Mängel erleichtern.

Planstack verfügt über mobile Anwendungen für iOS- und Android-Geräte, aber für jede dieser Anwendungen ist ein aktives Abonnement erforderlich, um zu funktionieren. Glücklicherweise ist Planstack eine der wenigen Lösungen auf dem Markt mit einer vollwertigen, kostenlosen Abonnementstufe namens «Starter», die bis zu 2 Benutzer zulässt und die meisten der Funktionen bietet, die Planstack als Lösung anbietet. Es gibt auch Preispläne wie «Team» (39 € pro Monat und Benutzer) und «Pro» (ab 275 € pro Monat). Ersterer hebt alle Beschränkungen in Bezug auf die Anzahl der Benutzer und die Speicherkapazität auf und fügt einige weitere Funktionen wie BIM-Modelle hinzu, während letzterer alles oben Genannte mit Datenexport, digitaler Bemusterung, Käuferportal, Verwaltung von Sonderwünschen und mehr kombiniert.

Fazit

Das Mängelmanagement ist ein integraler Bestandteil eines jeden Bauprojekts, ob während oder nach Abschluss der Bauarbeiten selbst. Die Digitalisierung bietet viele Vorteile für diesen speziellen Prozess. Es macht wenig bis gar keinen Sinn, das Mängelmanagement weiterhin manuell durchzuführen, wenn es so viele Angebote für das digitale Mängelmanagement auf dem Markt gibt, die sich in Preis und Funktionsumfang unterscheiden.

Neben den oben vorgestellten Lösungen können wir noch eine weitere nützliche Software für die Mängelerkennung erwähnen – Revizto. Dabei handelt es sich um eine umfassende Baumanagement-Software, die den Schwerpunkt auf Kooperation und Zusammenarbeit legt und gleichzeitig einige ungewöhnliche Funktionen bietet, wie z.B. die Möglichkeit, 2D- und 3D-Modelle zu kombinieren, automatische Fehlererkennung, umfassende VR-Unterstützung und mehr.

Gleichzeitig verfügt Revizto auch über mobile Anwendungen für iPad und iPhone, die eine noch nie dagewesene Anzahl von Funktionen für eine mobile Anwendung bieten, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit, einer höheren Effizienz bei der Fehlererkennung und vielen anderen Vorteilen führt.