Sistemas de software de gestión de instalaciones. Mejores herramientas de software CAFM en 2025

Descripción general

El concepto general de software de gestión de instalaciones y CAFM puede parecer increíblemente complejo a mucha gente, aunque no lo es especialmente por sí mismo. Una cosa que lo hace complicado es la abundancia de tipos similares de software en la misma industria, como CMMS, EAM e IWMS.

CMMS vs EAM vs IWMS vs CAFM

Sin entrar en extensas explicaciones, es posible decir que los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (CMMS) son el software más básico de este conjunto, actuando como una especie de línea de base, y se centran principalmente en el seguimiento del mantenimiento y la programación de los activos. Algunas de las tareas que los equipos de mantenimiento suelen realizar con la ayuda de los GMAO son la optimización del tiempo de actividad de los activos, el seguimiento del estado de mantenimiento y la programación de reparaciones.

Al mismo tiempo, la gestión de activos empresariales (EAM) es un software de planificación a largo plazo más específico que puede supervisar diversos activos, así como su rentabilidad y estado a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos. Las empresas de transporte, las plantas de fabricación y las empresas relacionadas con los servicios públicos constituyen gran parte del público objetivo del software EAM.

Los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS), por su parte, se centran más en los recursos del lugar de trabajo, la gestión inmobiliaria, la sostenibilidad medioambiental, etcétera. Son una forma bastante cómoda de agilizar los flujos de trabajo de los distintos equipos al tener un único punto de acceso para todos: el IWMS.

Esto nos lleva a nuestra última abreviatura: CAFM, o gestión de instalaciones asistida por ordenador.

¿Qué es CAFM?

La gestión de instalaciones asistida por ordenador es un tipo específico de software de gestión de instalaciones que permite a sus usuarios optimizar muchos de los servicios orientados al cliente en una organización, como la reserva de salas, el servicio de instalaciones, la gestión de espacios, la gestión de activos, etcétera. Además, el software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (software CAFM) permite planificar, ejecutar y supervisar diversas actividades dentro de los edificios cuando entran en la fase de mantenimiento.

En su nivel más básico, los sistemas CAFM ayudan en la fase de planificación de una serie de operaciones específicas de las instalaciones o edificios, incluida la mayoría de las operaciones cotidianas. Otra forma de ver el software CAFM es como una herramienta integral de mantenimiento de edificios con una variedad de características y opciones útiles.

Ahora que conocemos las definiciones de los cuatro tipos de programas, también podemos presentar una breve tabla comparativa que muestre las diferencias entre las soluciones CAFM, GMAO, GSI y EAM:

Historia del CAFM

El consenso general sobre la CAFM afirma que la tecnología se remonta a la década de 1960, en torno a la época en que se introdujeron las primeras aplicaciones de previsión espacial para su ejecución en ordenadores. Los inmensos avances tecnológicos hicieron que las soluciones CAFM originales evolucionaran a gran velocidad, haciendo posible la utilización de ordenadores personales para automatizar y gestionar el mantenimiento o los procesos de las instalaciones ya en la década de 1980.

La digitalización generalizada del mundo también afectó al software de gestión de instalaciones a su manera, y el software CAFM se extendió a un ritmo increíble, ayudando a gestionar el espacio, realizar el mantenimiento y controlar los activos con una eficacia que no era posible sin dicho software.

La mayoría de los expertos del sector consideran que la década de 1980 fue el verdadero comienzo del CAFM tal y como lo conocemos hoy: una tecnología capaz de transformar los procesos de gestión de instalaciones. Las propias soluciones también crecieron mucho, con versiones más recientes del software CAFM que ofrecen automatización de procesos, el uso de la tecnología del Internet de las Cosas, predicciones más precisas basadas en el aprendizaje automático, etc.

Cómo beneficia el CAFM a empleados e industrias

El software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es una forma muy cómoda de supervisar toda una estructura desde el punto de vista de la gestión de la propiedad. CAFM puede gestionar todo el espectro de cuestiones relacionadas con la gestión de instalaciones, incluido el consumo de energía, el inventario de activos, los pedidos, el uso de electrodomésticos y las órdenes de mantenimiento.

Algunas de las cuestiones más destacadas en el sector de la gestión de instalaciones son:

• Las limitaciones de recursos pueden incluir limitaciones de material, tiempo o personal que hacen cada vez más difícil realizar a tiempo las operaciones de mantenimiento necesarias.
• La disparidad de datos es un problema bastante común en infraestructuras e instalaciones complejas: si los datos están dispersos en varios lugares dentro de la misma infraestructura, puede ser difícil recibir todos los beneficios de tener esta información en el mismo sitio.
• Los bajos presupuestos de mantenimiento también afectan negativamente a todo el sistema, ya que a menudo es necesario un mantenimiento regular para evitar problemas mayores y más complejos que podrían costar mucho más resolver a largo plazo.
• Los silos de comunicación son sorprendentemente comunes en las grandes empresas, con diferentes departamentos y equipos que actúan de forma más o menos independiente unos de otros. Esto hace muy difícil coordinar a todos los equipos a la vez, con la posibilidad de que algunos departamentos ni siquiera conozcan las necesidades y acciones de otros equipos.
• Las prioridades del liderazgo sorprendentemente a menudo entran en conflicto con las necesidades de las instalaciones en su conjunto. No es infrecuente que la dirección esté en una página completamente diferente de lo que es necesario para la instalación en un momento dado, lo que dificulta la reserva de fondos de mantenimiento y la realización de otras acciones de manera similar.

Superar estos y muchos otros obstáculos es el objetivo de la profesión de gestión de instalaciones, y el software FM puede ayudar con al menos uno o varios de estos problemas.

Si bien es cierto que el CAFM ha revolucionado la gestión de instalaciones en la industria, haciendo mucho más fácil para los gestores de instalaciones equilibrar la logística, los RRHH, la financiación y otras tareas de gestión, también cabe mencionar que el CAFM puede ser igualmente beneficioso para otros participantes en los procesos diarios de una empresa. Esto incluye a todas las personas que trabajan en el mismo espacio de trabajo que su equipo, agilizando la gestión operativa, la gestión de recursos y otras tareas.

Lo mismo ocurre con los sectores que pueden beneficiarse del uso de soluciones CAFM. El grado de utilidad puede variar de un sector a otro, pero no cabe duda de que prácticamente todas las organizaciones que operan en locales físicos pueden utilizar CAFM para mejorar sus procesos de un modo u otro. Esto incluye abordar necesidades comunes, como la asignación de espacios, la gestión de espacios, la asignación de asientos, la gestión de mudanzas, etc.

Ventajas financieras de CAFM

La capacidad de analizar, supervisar e informar sobre el uso de las instalaciones es tan versátil que puede beneficiar a una amplia variedad de tipos de empresas, como marcas de ropa, centros de llamadas, empresas de marketing digital, oficinas comerciales de fabricación y muchas otras. Es una forma excelente de garantizar una eficiencia óptima en el uso de su ubicación física actual, ya sea un espacio de oficinas, un almacén o cualquier otro tipo de estructura.

Hay numerosos casos en los que las empresas infrautilizan, sin saberlo, partes de sus instalaciones, y CAFM puede garantizar que cada una de ellas se aproveche al máximo. Del mismo modo, la sobreutilización de áreas específicas de las instalaciones puede conducir a una disminución de la productividad y a la pérdida de ingresos. Además, CAFM es increíblemente útil para gestionar los activos físicos de una instalación. Puede realizar un seguimiento de los activos del espacio de trabajo, reducir las posibilidades de que los activos se extravíen y ofrecer muchas otras funciones.

Tipos de mantenimiento en el contexto del programa de gestión de instalaciones

El mantenimiento es una parte sustancial de los flujos de trabajo de gestión de instalaciones, y a menudo se percibe como mucho menos complejo de lo que realmente es. En realidad, hay varios enfoques del mantenimiento que difieren entre sí de muchas maneras, y tener una comprensión clara de cómo difieren estos tipos de mantenimiento mejorará drásticamente la eficacia de todos los esfuerzos de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es un enfoque muy tradicional de las tareas de mantenimiento que implica inspecciones, reparaciones y procesos de sustitución de componentes que se realizan de acuerdo con calendarios estrictos.

El mantenimiento preventivo sigue las recomendaciones del fabricante a la hora de planificar todas sus tareas, al tiempo que se basa en datos históricos para corregir su enfoque cuando es necesario. Es razonablemente eficaz, ya que reduce el número de averías inesperadas y a menudo prolonga la vida útil de los activos, al tiempo que realiza tareas de menor importancia como calibración, limpieza, etc.

También se basa totalmente en calendarios fijos, lo que abre la posibilidad de un mantenimiento innecesario. Tampoco puede reaccionar ante problemas inesperados con los activos in situ debido a la naturaleza basada en horarios del enfoque.

Mantenimiento reactivo

El enfoque reactivo también suele denominarse «mantenimiento de averías» o «mantenimiento correctivo». Es exactamente lo contrario del mantenimiento predictivo, ya que este método se basa en resolver los problemas cuando ya se han producido.

No se recomienda en absoluto como estrategia de mantenimiento principal debido a la alta posibilidad de daños secundarios o incluso de lesiones, pero también tiene ventajas que pueden tenerse en cuenta. El mantenimiento reactivo requiere poca o ninguna planificación previa y a veces es completamente inevitable debido a la naturaleza inesperada de algunos problemas.

Por otro lado, el mantenimiento reactivo por sí solo suele ser más caro que sus homólogos a largo plazo, a la vez que da lugar a largos periodos de inactividad, aunque se adapte a la mayoría de los activos no críticos debido a su falta de importancia cuando se trata del «panorama general».

Mantenimiento predictivo

Puede parecer que el mantenimiento preventivo y el reactivo caen en extremos diferentes del mismo espectro debido a sus enfoques y casos de uso. El mantenimiento predictivo cae en el medio de ese espectro en la mayoría de los casos, actuando como una especie de término medio en términos de procesos de mantenimiento.

El mantenimiento predictivo es relativamente nuevo en la industria. Se basa en gran medida en la supervisión del estado, los sensores in situ y el análisis de datos en profundidad para ofrecer predicciones sobre cuándo podría fallar cada activo. Este enfoque es excesivamente complejo y requiere mucha tecnología moderna para funcionar a pleno rendimiento, como los algoritmos de aprendizaje automático.

Dicho esto, aunque este método sea el más caro y el que más tiempo consume de los tres, también suele ofrecer el mayor grado de ahorro de costes a largo plazo, por lo que tiene cabida en la gestión de instalaciones.

El mejor enfoque del mantenimiento

Ninguna organización está obligada a adoptar un único enfoque del mantenimiento. De hecho, la mayoría de las empresas utilizan una combinación de todos estos métodos, aprovechando las ventajas que aportan al tiempo que intentan reducir sus efectos negativos. Así:

• El mantenimiento predictivo puede utilizarse para equipos caros y de misión crítica.
• Los sistemas esenciales se cubren con mantenimiento preventivo
• Los componentes no críticos se mantienen al día con el mantenimiento reactivo

Por suerte, el software CAFM moderno puede soportar fácilmente estos tres enfoques del mantenimiento, con programación y seguimiento para el mantenimiento preventivo, integración de sensores IoT y amplios análisis para el mantenimiento predictivo, y gestión de órdenes de trabajo para el mantenimiento reactivo. El programa también puede mantener registros históricos de mantenimiento, proporcionar información analítica para optimizar las estrategias de mantenimiento, etc.

Características y ventajas de CAFM

Enfoque centrado en los datos

El núcleo de la CAFM es la información, y está en el centro del funcionamiento de todo el sistema de gestión de instalaciones.

Como ocurre con muchas herramientas empresariales modernas, CAFM también se está volcando en la tendencia actual de recopilación y análisis de datos. El consenso es que estas decisiones basadas en datos son mucho más realistas y útiles que antes, y mejoran muchos aspectos diferentes para los directivos y sus empresas en general.

Integración con soluciones CAD

La incorporación de las funciones de diseño asistido por ordenador al conjunto de características del CAFM aumenta drásticamente el número de funciones y capacidades que puede ofrecer. Dos de los casos de uso más habituales de esta integración son proporcionar capacidades de gestión espacial y ofrecer una representación visual del estado actual de las instalaciones.
La integración permite interactuar directamente con los planos de las instalaciones, actualizando la información espacial en tiempo real mientras se marca la ubicación de los activos en los planos. La capacidad de visualización ofrece una planificación más sencilla de las reubicaciones, la optimización del espacio y los procesos de renovación sin perder el acceso a registros precisos de la disposición de los activos.

Gestión de trabajos de mantenimiento

En este caso, CAFM es similar a los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO), un tipo de software con el que a menudo se confunde. Tanto CAFM como CMMS ofrecen una variedad de funciones para ayudar en la gestión del mantenimiento, incluyendo la realización de mantenimiento preventivo, la programación de reparaciones rutinarias, la supervisión de las condiciones de los activos, etc.

Pero eso no es todo. CAFM también puede utilizarse para promover el mantenimiento integral para una mejor gestión de los activos. En estos casos, no es raro que CAFM y CMMS se utilicen juntos, ya que CMMS se ocupa más de evaluar los lugares que más necesitan mantenimiento.

Planificación de escenarios

La capacidad de modelar varios escenarios de gestión de instalaciones y simular su impacto en la infraestructura existente es una característica increíble de CAFM que puede utilizar todo tipo de análisis «y si…» para evaluar escenarios de asignación presupuestaria, cambios en la plantilla, ampliaciones de las instalaciones, etc. Es una herramienta inestimable en la planificación a largo plazo para los equipos de gestión de instalaciones, ya que facilita enormemente tanto la optimización de la infraestructura existente como la preparación para diversos acontecimientos futuros.

Gestión de proveedores y partes interesadas

Las soluciones CAFM pueden servir incluso como ejes centralizados para gestionar la comunicación con las partes interesadas y los proveedores de servicios implicados en las tareas de gestión de instalaciones. Muchas soluciones CAFM pueden mantener contratos con proveedores, registros de rendimiento y certificaciones, al tiempo que mejoran la comunicación en el entorno de la gestión de instalaciones.

Tareas como los procesos de pago a proveedores o la generación de informes de rendimiento para partes interesadas específicas también pueden ser gestionadas por ciertas soluciones CAFM, junto con el seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio cuando sea necesario. De este modo, se mejora la comunicación entre todas las partes interesadas en la gestión de instalaciones, se mantiene la responsabilidad y se realiza un seguimiento de la documentación en todo momento.

Gestión de infraestructuras

Varias operaciones administrativas dentro de una instalación son una característica central del software de gestión de instalaciones asistida por ordenador, y no es raro que CAFM esté vinculado a la infraestructura real del edificio, incluyendo la iluminación, HVAC, y así sucesivamente.

Esto permite la gestión remota parcial, así como la supervisión remota, lo que mejora la seguridad general de las instalaciones, puede ahorrar dinero a la empresa e incluso puede reducir el consumo de energía, ayudando así al medio ambiente.

Cumplimiento de las normas del sector

El software de gestión de instalaciones contribuye en gran medida a mantener el cumplimiento de las normas del sector, incluidas las de la Organización Internacional de Normalización (ISO), la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), etc. La capacidad de mantener la documentación, programar las tareas necesarias y realizar un seguimiento de los requisitos normativos hace que el software CAFM sea prácticamente insustituible cuando se trata del cumplimiento de la normativa en el sector.

La confianza en los flujos de trabajo y las plantillas integradas en las soluciones CAFM ayuda a alinear las prácticas de gestión de instalaciones con las normas del sector, y los informes automatizados simplifican las demostraciones de cumplimiento durante las auditorías. De este modo, se reduce enormemente el riesgo de sanciones por incumplimiento para las organizaciones, y las propias instalaciones funcionan de acuerdo con todas las prácticas del sector.

Gestión y planificación del espacio

El CAFM suele destacar en la asignación de recursos y la gestión del espacio. En algunos casos, puede ayudar con la colocación de activos en una instalación, e incluso es posible utilizar CAFM como medio para determinar la mejor disposición para los procesos industriales/comerciales dentro de esa instalación. La gestión del personal también es posible con el software CAFM. Esto es posible gracias a cómo funciona CAFM: a menudo actúa como una base de datos exhaustiva de información sobre una instalación. La información que se incluye va desde datos de construcción y planos de planta hasta datos sobre incendios y seguridad, consumo de energía, etc.

Análisis del rendimiento energético y sostenibilidad

Los programas CAFM tienen la capacidad de supervisar y analizar los patrones de consumo de energía en las instalaciones, lo que puede utilizarse para optimizar el uso energético de las empresas, reduciendo así los costes totales. Estos sistemas pueden identificar patrones de derroche de energía, realizar un seguimiento del consumo de los servicios públicos e incluso sugerir oportunidades de optimización cuando sea posible.

La capacidad de recopilar información de todo tipo de sensores y sistemas del edificio facilita que el CAFM proporcione informes detallados sobre el rendimiento energético, lo que supone una ayuda a la hora de cumplir las normas de eficiencia energética y, al mismo tiempo, pone de relieve las zonas que pueden consumir demasiada energía en comparación con el resto del edificio. Una mejor gestión energética es una de las muchas formas de reducir el coste de funcionamiento y el impacto medioambiental de la estructura, aunque no todas las empresas lo aborden de la misma manera.

Gestión inmobiliaria y arrendamiento

Los sistemas CAFM también pueden ayudar en la gestión inmobiliaria, y lo mismo ocurre con el arrendamiento. Esto incluye operaciones como programación de salas, reservas, gestión de arrendamientos, etc. Algunos sistemas CAFM ofrecen funciones de gestión inmobiliaria sorprendentemente limitadas y específicas.

Gestión del ciclo de vida de los activos

Uno de los principales objetivos de la CAFM es ayudar a los directivos a asegurarse de que la totalidad de los activos de la empresa se utilizan de un modo u otro. Por ello, algunas de las funciones del CAFM pueden ser útiles para la planificación a largo plazo y para diversas necesidades (mejoras de capital, por ejemplo).

En este contexto, el sistema CAFM no sólo funciona con el edificio en su conjunto, sino también con todo lo que hay en su interior, lo que facilita la gestión de distintos tipos de activos. La capacidad de mantener registros detallados, como información sobre compras, calendarios de depreciación e historiales de mantenimiento, permite que CAFM sea extremadamente útil en los flujos de trabajo de gestión de activos, haciendo un seguimiento de las métricas de rendimiento de los activos, previendo las necesidades de mantenimiento y optimizando los calendarios de mantenimiento cuando sea necesario.

Automatización e Internet de las cosas

Como ya se ha mencionado, muchas soluciones CAFM pueden aprovechar sus integraciones con dispositivos IoT, como sensores, para mejorar muchas operaciones de las instalaciones. La adición de capacidades de automatización mejora aún más esta integración, haciendo posible la automatización de respuestas a acciones o eventos específicos: ajustes del sistema de climatización en función de la ocupación, generación de órdenes de trabajo cuando los parámetros de los equipos están fuera de los límites normales, etc.

La posibilidad de automatizar determinados procesos y utilizar una red de dispositivos conectados mejora la eficacia operativa de los procesos de gestión de instalaciones y el tiempo medio de respuesta. También reduce la necesidad de intervención manual durante determinados flujos de trabajo, lo que se traduce en una menor posibilidad de que el factor humano afecte a los procesos de gestión de instalaciones.

Operaciones administrativas

Esto no quiere decir que el CAFM se limite a las instalaciones o activos físicos. También es posible que un sistema CAFM ofrezca un conjunto de funciones administrativas con el fin de racionalizar el personal de oficina.

Algunos sistemas CAFM también ofrecen un seguimiento de los recursos humanos. Esto puede utilizarse para el registro de usuarios, la comprobación de visitantes inesperados y, simplemente, para aumentar la seguridad general.

Lo mismo puede aplicarse a los materiales y paquetes dentro de una instalación. Esto puede utilizarse de varias formas, como registros de auditoría, entregas, compras y adquisiciones, todo lo cual puede beneficiarse de la incorporación de software CAFM.

Gestión de la salud y la seguridad

Las soluciones CAFM pueden ayudar a mantener los estándares de la empresa en términos de salud y seguridad en el lugar de trabajo utilizando una serie de capacidades integradas, como el seguimiento de certificados de seguridad, el mantenimiento de documentos de informes de incidentes, la programación de inspecciones de seguridad, etc. El CAFM también puede utilizarse para rastrear la ubicación de materiales peligrosos y proporcionar instrucciones detalladas de manipulación cuando sea necesario.

CAFM también puede utilizarse para la generación de documentación de formación en seguridad, y puede ayudar con la gestión del mantenimiento de los equipos de acuerdo con los protocolos de seguridad. Por último, el programa de gestión de instalaciones puede ayudar a veces a controlar condiciones medioambientales específicas, como la temperatura o la calidad del aire, con el fin de mantener unas condiciones saludables en el lugar de trabajo.

Ventajas de ahorro de costes

El CAFM también proporciona un ahorro sustancial de costes en varias áreas de las operaciones relacionadas con las instalaciones. Una mejor asignación de recursos y una programación optimizada del mantenimiento reducen los costes operativos, y el mantenimiento preventivo elimina la posibilidad de costosas reparaciones de emergencia.

Otras ventajas en el ahorro de costes incluyen menos residuos en la gestión de la cadena de suministro, una mayor vida útil de los activos gracias a un mejor seguimiento del mantenimiento, e incluso la capacidad de buscar diversas oportunidades de ahorro de costes basadas en amplias capacidades de análisis de datos. En términos generales, la mejora de la productividad, el menor consumo de energía y la reducción de los costes de mantenimiento son los factores más significativos a la hora de obtener un mayor rendimiento de la inversión para las empresas.

El futuro de CAFM

Las organizaciones son cada vez más conscientes del potencial de los sistemas CAFM como soluciones empresariales integrales. Por ello, cada vez se hace más hincapié en introducir soluciones integrales desde el principio. A medida que más y más organizaciones adoptan esta tecnología, están experimentando los beneficios y priorizando un mayor desarrollo para una mayor facilidad de uso e integración con el panorama empresarial digital en constante evolución.

Los sistemas CAFM desempeñan un papel importante a la hora de posibilitar entornos de trabajo flexibles, ya sean internos o remotos. También ayudan a las empresas a reducir los costosos gastos generales de oficina y a minimizar el espacio disponible. Se espera que la aparición del Internet de las cosas y la inteligencia artificial impulsen aún más el desarrollo del software CAFM, lo que se traducirá en un mantenimiento más predictivo y una mayor sinergia entre los diversos activos, sistemas y personas dentro de un edificio.

Influencia de las tecnologías modernas en CAFM y la gestión de instalaciones

Las tecnologías modernas, como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, están transformando el software de gestión de instalaciones y la forma en que se operan y mantienen las instalaciones. Han tenido un impacto significativo en varias áreas: asignación de recursos, utilización del espacio, mantenimiento predictivo, automatización del flujo de trabajo, eficiencia energética y uso de datos para la toma de decisiones.

Los algoritmos de aprendizaje automático analizan los datos históricos sobre el rendimiento de los equipos, las lecturas de los sensores y los factores ambientales para predecir posibles fallos de los equipos antes de que se produzcan. Con esta información, los gestores de instalaciones pueden programar el mantenimiento preventivo, minimizar el tiempo de inactividad, ampliar la vida útil de los equipos y ahorrar costes.

La IA puede analizar grandes cantidades de datos sobre la utilización del espacio, las necesidades de mantenimiento y la disponibilidad de personal para recomendar la asignación más eficiente de recursos, incluyendo personal, materiales y presupuestos.

La IA también puede analizar patrones de consumo energético e identificar áreas de mejora. Esto permite a los gestores de instalaciones optimizar los controles del edificio, como la calefacción, la ventilación y la iluminación. El software puede incluso aprender el comportamiento de los ocupantes y ajustar la configuración automáticamente para lograr la máxima eficiencia y comodidad.

El software de gestión de instalaciones con capacidades de IA puede analizar datos sobre la ocupación de las salas, los horarios de las reuniones y la ubicación de los empleados. Esto ayuda a optimizar la asignación de espacios, identificar zonas infrautilizadas y mejorar la planificación del espacio para mejorar el flujo de trabajo y ahorrar costes.

La inteligencia artificial puede ayudar con la automatización de tareas rutinarias como la generación de órdenes de trabajo, la programación de técnicos de mantenimiento y la gestión de solicitudes de servicio. Esto libera tiempo a los gestores de instalaciones para que puedan centrarse en iniciativas estratégicas y en la resolución de problemas.

La IA también es capaz de analizar grandes cantidades de datos para proporcionar a los gestores de instalaciones información valiosa para tomar decisiones informadas. Esto puede incluir o no beneficios como la optimización de los programas de mantenimiento, la mejora de la asignación de recursos o la garantía de la comodidad y la seguridad de los ocupantes.

Accesibilidad móvil

La movilidad siempre ha sido importante para el sector de la construcción en su conjunto y también para la gestión de instalaciones. La importancia de la accesibilidad móvil está cobrando cada vez más importancia desde hace años, ya que requiere la capacidad de acceder a información crítica, documentar problemas y actualizar órdenes de trabajo directamente desde el terreno (normalmente con un teléfono inteligente o una tableta).

Una accesibilidad en tiempo real como ésta proporciona ventajas sustanciales a los procesos de gestión de instalaciones, eliminando los retrasos relacionados con el papeleo, facilitando tiempos de respuesta más rápidos e incluso mejorando la precisión de los datos en general. Otras capacidades de las soluciones móviles típicas en el campo de la gestión de instalaciones son

• Notificaciones push para tareas de mantenimiento urgentes
• Seguimiento por GPS para optimizar el servicio sobre el terreno
• Identificación rápida de activos mediante código QR o escaneado de códigos de barras
• Modo sin conexión como alternativa para zonas con conectividad a Internet limitada
• Capacidad de captura de firmas digitales para verificar el trabajo, etc.

El cambio general hacia las soluciones CAFM mobile-first representa las tendencias mundiales en el lugar de trabajo que valoran más que nunca la flexibilidad y la movilidad. En estos momentos, las empresas que desean adoptar modelos de trabajo más flexibles y distribuidos están prácticamente obligadas a buscar soluciones CAFM con soporte para aplicaciones móviles, lo que las convierte en un factor esencial para mantener la eficiencia y la capacidad de respuesta en los entornos de trabajo presentes y futuros.

Capacidades de gestión de instalaciones de Revizto

Antes de adentrarnos en la comparación de software CAFM de todas las formas y tamaños, cabe señalar que existen muchas soluciones que no se consideran software de gestión de instalaciones por defecto, pero que aun así pueden ofrecer capacidades de gestión de instalaciones. Revizto es un buen ejemplo de este tipo de programas, y a continuación le ofrecemos una visión general de sus capacidades en este sentido:

La complejidad y las capacidades de alta tecnología de los edificios hacen que cada vez sea más difícil que la gestión de instalaciones disponga de la información crítica necesaria para la sostenibilidad de los proyectos a largo plazo. Revizto dota a la gestión de instalaciones de un acceso temprano a la información, los datos y los modelos del proyecto en tiempo real. Esto proporciona a los usuarios un poderoso nivel de conocimiento para mitigar los costosos problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto y equiparlos mejor una vez finalizado.

Los gestores y representantes de las instalaciones tienen la posibilidad de ver y comprender los servicios contratados en sus proyectos. Los usuarios, independientemente de su nivel de conocimientos, pueden acceder y navegar fácilmente por los modelos y la información del contenido de su edificio. El rastreador de incidencias permite a la dirección de las instalaciones ver valiosa información de reuniones y conversaciones de las que tradicionalmente quedan al margen. Esto permite a los usuarios verificar información crítica, como las piezas específicas solicitadas para su edificio.

Dentro de Revizto, las imágenes, las marcas y los comentarios adicionales se guardan y se adjuntan al asunto y a la reunión específicos. La función de cuadro de mando ofrece a la dirección de las instalaciones un acceso de alto nivel a la información del proyecto en tiempo real. Los usuarios pueden acceder a los elementos solicitados por la dirección de las instalaciones, establecer gráficos personalizados para el proyecto y realizar un seguimiento de tareas como elementos de seguridad u otros puntos críticos.

Con Revizto, la dirección de las instalaciones puede desempeñar un papel más proactivo en la supervisión y el seguimiento del estado del proyecto y tener acceso a información crítica para su éxito a largo plazo. Con Revizto, puede crear una cultura de verdadera colaboración entre equipos con una única fuente de verdad para todos los equipos y todos los niveles de cualificación, desde cualquier lugar y dispositivo.

Elección de una solución de gestión de instalaciones

Aunque existe un número exasperante de factores variables que pueden afectar a la elección de un software específico de gestión de instalaciones, aún es posible dar recomendaciones generales sobre cómo elegir el tipo correcto para su empresa. Siguiendo esta lógica, hemos elaborado tres recomendaciones:

• Determine el grado de funcionalidad que necesita. Los distintos tipos de software de gestión de instalaciones crean mucha confusión, sobre todo por su solapamiento de funciones. Por suerte, hay rasgos específicos que pueden utilizarse para discernir tipos concretos de sistemas de gestión de instalaciones.
  Por ejemplo, las soluciones EAM son más conocidas por su amplia funcionalidad en lo que respecta a la gestión de diversos activos a través de un punto de acceso centralizado. El software de GMAO, por otro lado, tiene una lista más reducida de funciones y a menudo sólo puede trabajar con activos físicos e instalaciones de tamaño medio.
  Esto no quiere decir que estos tipos de software sean mutuamente excluyentes, y no es raro que coexistan o incluso se integren entre sí para funcionar mejor.
• Defina su objetivo principal para la solución. Saber exactamente para qué se va a utilizar el software de gestión de instalaciones es una parte importante de la elección. Las instalaciones de un solo emplazamiento normalmente sólo requieren un software de gestión de mantenimiento básico, y la GMAO funciona mejor en estos casos.
  Otros ejemplos más complejos pueden necesitar una solución híbrida o algo mucho más específico, porque el aumento de la complejidad no siempre tiene que ver con el tamaño o el número de instalaciones. Por ejemplo, si sus equipos incluyen activos móviles (vehículos del sector público, por ejemplo), se agruparán por separado de los equipos fijos de la empresa. Tampoco es infrecuente que las instalaciones complejas tengan varias ubicaciones, cada una de ellas con distintos entornos y variables que interfieren, como peligros medioambientales, terreno, etc.
• Investigue las posibles opciones de despliegue. Los métodos de despliegue de los sistemas de gestión de instalaciones difieren mucho entre sí. Hay tres formas generales de desplegar sistemas de gestión de instalaciones: en la nube, en las instalaciones e híbrido.
  La implementación en la nube tiende a ser relativamente barata, y el precio aumenta rápidamente para las grandes empresas con mayor número de empleados o con muchas preferencias de personalización. Por otro lado, la implantación en la nube es flexible y se puede acceder a ella no sólo desde ordenadores de sobremesa, sino también utilizando teléfonos o tabletas. Además, dado que, en este caso, ahora depende del proveedor de la nube proteger sus datos, no es raro que disponga de las soluciones de protección de datos más avanzadas del mercado.
  La gestión de instalaciones On-premises utiliza tu propio hardware como almacenamiento principal para todo el sistema. Suele ser un poco más costoso que la opción en la nube, pero suele ser una compra única, con muchas menos compras adicionales necesarias. El despliegue in situ ofrece mucha más personalización que un servicio en la nube, pero la ubicación de sus datos significa que también tiene que preocuparse por cuestiones de ciberseguridad.
  Los despliegues híbridos actúan como una combinación de los dos, y hay muchas variaciones de despliegues híbridos. La mayoría de ellas son realmente únicas y dependen del sector en el que trabajes.

Metodología para elegir las mejores soluciones de gestión de instalaciones

El mercado del software de gestión de instalaciones es amplio, variado y ferozmente competitivo, lo que dificulta la elección de la solución óptima para las necesidades específicas de una empresa. Este artículo pretende paliar en cierta medida este problema presentando una serie de herramientas y soluciones de gestión de instalaciones de reconocido prestigio, al tiempo que explica la metodología que subyace a nuestro proceso de selección.

Calificación de clientes

Las valoraciones de los clientes pueden ofrecer información valiosa sobre la opinión pública acerca de un producto. G2, TrustRadius y Capterra son algunos sitios web que pueden ayudarle a recopilar valoraciones de clientes y saber lo que la gente piensa de una solución concreta con facilidad.

Capterra es una plataforma que acumula reseñas y garantiza su autenticidad realizando comprobaciones exhaustivas de todos los usuarios. La plataforma no elimina ninguna opinión de los clientes a petición del producto. Capterra cuenta actualmente con más de dos millones de opiniones registradas en mil categorías.

TrustRadius es una plataforma de opiniones que garantiza la autenticidad de cada opinión mediante un proceso de verificación en varios pasos. La plataforma cuenta con un equipo interno de investigación que garantiza que las opiniones sean informativas y útiles. Es importante señalar que los vendedores no pueden editar ni eliminar las opiniones de los clientes en TrustRadius.

G2 es una conocida plataforma de opiniones con más de 100.000 vendedores. Ha recopilado más de 2,4 millones de opiniones de usuarios verificadas y utiliza un sistema de validación de opiniones integrado que garantiza la autenticidad de cada opinión. G2 también ofrece servicios adicionales, como seguimiento, inversión y marketing, si es necesario.

Software Advice funciona como una importante plataforma de agregación de reseñas con el objetivo principal de agilizar el proceso de selección de software para la clientela B2B. Aparte de la tradicional selección de páginas de software y reseñas de usuarios, Software Advice proporciona servicios gratuitos de consultoría personal, ofreciendo recomendaciones personalizadas de software en un plazo muy breve. Se esfuerza al máximo por hacer que el complicado proceso de búsqueda de software empresarial sea mucho más fácil y accesible.

Características principales, ventajas y deficiencias

Puede resultar difícil enumerar las principales características de una solución y explicar sus ventajas e inconvenientes. Además, el término «gestión de instalaciones» engloba diferentes tipos de software, cada uno con sus propias características y propósitos únicos, como el software CAFM, el software CMMS, etcétera.

Puede esperar muchas características diferentes de un sistema de gestión de instalaciones, incluyendo, pero no limitado a:

• La capacidad de analizar sus gastos, ya que el sistema de gestión de instalaciones debe ser capaz de trabajar con la información de múltiples maneras diferentes, incluyendo la evaluación comparativa, la visión general de los datos históricos, la identificación de tendencias, etc.
• Acceso muy simplificado a toda la información sobre contratistas: certificaciones, información de pagos, seguros, etc.
• Dificultad reducida en la gestión de órdenes de trabajo adecuadas, especialmente en lo que respecta a las solicitudes de servicio de mantenimiento de las instalaciones.
• La capacidad del software para instalaciones de integrarse con varias plataformas corporativas (sistemas de pago, sistemas de contabilidad, etc.) para agilizar el proceso de pago y minimizar el número de errores a la hora de introducir datos.
• Un amplio servicio de atención al cliente dispuesto a ayudarle a gestionar sus herramientas de gestión de instalaciones siempre que sea necesario.

Precios

El coste del software es una consideración vital que influye directamente en el proceso de toma de decisiones del cliente a la hora de adquirir una solución. Las soluciones de gestión de instalaciones están disponibles en el mercado a diferentes precios y prestaciones, y esta cuestión puede ser subjetiva y depender de cada caso. Proporcionamos información detallada sobre precios que incluye las características ofrecidas en cada nivel de precios (cuando es posible), lo que permite a los clientes comparar el coste de una solución con su conjunto de características.

Opinión personal del autor

Como parte del proceso de comparación, esta sección puede incluir múltiples formas de información. Puede presentar una breve visión general del producto o servicio, un factor inusual que aún no se haya mencionado, o incluso algo tan simple como una perspectiva subjetiva sobre el asunto como forma de añadir un toque personal a la comparación. Nuestro objetivo principal es presentar una comparativa completa e informativa que ayude a los lectores a tomar decisiones informadas sobre el producto o servicio, pero también hemos intentado que su lectura resulte más interesante.

Ejemplos populares de software de gestión de instalaciones

Dado que el «software de gestión de instalaciones» incluye varios tipos diferentes de software, hemos seleccionado 15 ejemplos diferentes de los sistemas de gestión de instalaciones más populares (según Capterra).

Esta lista se presenta sin ningún orden en particular, y la colocación en una clasificación más alta no significa necesariamente que una solución sea superior a otra.

1. FMX

FMX es un software de mantenimiento de instalaciones/gestión que se ocupa de los trabajos de mantenimiento preventivo, disminuye el tiempo de resolución de los trabajos y ofrece un cuadro de mandos unificado para gestionar todos sus activos desde un único lugar. FMX ayuda a las organizaciones aumentando la productividad de los activos, la agilización de los procesos y la capacidad de convertir información útil en resultados aún más valiosos.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,7/5 puntos basados en 413 opiniones de usuarios
• G2 – 4,7/5 puntos basados en 16 reseñas de usuarios

Beneficios:

• Capacidades de gestión de activos amplias y detalladas.
• Muchas reseñas positivas y una buena reputación para la experiencia de soporte al cliente en su conjunto.
• Interfaz de usuario relativamente sencilla y cómoda.

Carencias:

• Las capacidades de programación pueden ser algo confusas y difíciles de configurar.
• Las listas de solicitudes no son particularmente personalizables, y no hay opción para ocultar opciones innecesarias en las listas de seguimiento.
• Puede dar lugar a una situación de spam por correo electrónico si los ajustes de notificación no están configurados correctamente.

Precios:

• No hay precios públicos disponibles para FMX y la única forma de conocer el precio del servicio es recibir un presupuesto personalizado. FMX afirma que el precio varía en función del número de usuarios, así como de las funciones y complementos que necesite un cliente concreto.

Opiniones de clientes:

• Chad K. – “FMX has enabled us to solve work flow tracking on our maintenance tasks. FMX has also helped us streamline our vehicle allocations through the transport request module. FMX has also helped us on our compliance with being able to ensure compliance related tasks are being done on time and then archived for easy access during audits.”
• Becky M. – “FMX has helped us to organize different types of requests, inventory, and maintenance. The staff is always helpful, quick to respond, and they offer customizable support. I have often been offered more than one way to work through an issue and that shows me that my customer support is really looking out for our growth, not just getting a task done.”
• Alyssa S. – “Over all it is very user friendly, the customer service and walk through on the whole system was made very simple and explained very well. There are a few things that the development team is working on that would be great to see in the near future.”

Mi opinión personal sobre FMX:

FMX ofrece una colección bastante conveniente de capacidades de gestión de instalaciones en una plataforma basada en la nube. No sólo es capaz de gestionar activos, sino que sus capacidades también incluyen la generación de perspectivas comercializables, la programación del mantenimiento preventivo, el control de inventarios, la racionalización de las órdenes de trabajo y la centralización de tareas. Esta última característica es también la razón por la que FMX es tan útil para infraestructuras grandes y complejas: la capacidad de gestionar multitud de procesos y flujos de trabajo desde una única pantalla simplifica enormemente los procesos de mantenimiento y gestión en todas las fases de realización del proyecto.

2. Procore

Procore es uno de los proveedores de software más populares en el mercado del software de construcción, ya que ofrece una amplia solución de gestión que gestiona sus proyectos, recursos y finanzas durante todas las fases de un proyecto. Puede actuar como plataforma de comunicación entre equipos para que cada participante en un proyecto esté directamente implicado en el proceso de finalización del mismo. Procore también ofrece versiones móviles de su software, y también es realmente fácil tener todos los documentos necesarios a mano a través de su smartphone o tableta, llevando la movilidad a un nivel completamente nuevo.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,5/5 puntos basados en 2.743 opiniones de usuarios
• G2 – 4,6/5 puntos basado en 2.945 opiniones de usuarios

Beneficios:

• El onboarding y la formación inicial son muy útiles y cómodos.
• Conveniencia extrema de tener múltiples elementos del proceso de construcción en la misma solución.
• La gestión de documentos es increíblemente sencilla y cómoda con Procore.

Carencias:

• La complejidad general del software es muy alta, y no es adecuado para personas que no están familiarizadas con la industria en absoluto.
• Ciertas capacidades de Procore no son particularmente útiles o convenientes, como la capacidad de licitación.
• La sincronización manual de proyectos en tiempo real no es posible con Procore.

Precios:

• No hay información pública sobre los precios de Procore en su web oficial, y la única forma de obtenerla es solicitando un presupuesto personalizado. El precio total de la solución depende de las características que necesite el usuario en cuestión, así como del volumen anual de construcción (VAC) de la empresa.

Opiniones de clientes:

• Tiffany H. – “Procore has given us so many tools at every level in order to organize and track our projects. This is so important for every project and helps everyone stay on the same page.”
• Allison M. – “We began using Procore on a large multi-building multi-phase project. The software was easy for our team members to use and the more they used it the more they were impressed by it. The organization of the paperwork was a dream compared to the endless Excel spreadsheets we previously used. Procore’s interconnected features made our Project Engineers more efficient in their paperwork. The ability to take a tablet out on the site and step away from their desk made them more involved in the work being done.”
• Obada A. – “The Procore system used by our organization is the basis for integration between all departments and all projects. Where he worked to make engineers of all disciplines, subcontractors and sellers on the same page thanks to this method of communication, which enabled us to follow up everything related to the projects that we are working on supervising and allowed us to complete them within the specified budget and according to the required quality and safety standards.”

Mi opinión personal sobre Procore:

Procore es un software de gestión de la construcción ampliamente conocido, con una gran variedad de funciones y capacidades. Puede gestionar múltiples procesos generales de construcción, como la colaboración, la planificación y la comunicación, entre otros. Sus capacidades como plataforma centralizada también hacen que sea extremadamente útil cuando se trata de la rendición de cuentas y la visibilidad en todos los ámbitos, y combina esto con amplias capacidades de centralización. También tiene la reputación de ser extremadamente compleja y difícil de entender, con la mayoría de sus capacidades dirigidas a grandes empresas e infraestructuras complejas por defecto.

3. Fiix

Optimizar el mantenimiento es el objetivo principal de Fiix. Es un software de GMAO basado en la nube e impulsado por una IA integral, que permite realizar la gestión de activos, la gestión del trabajo, las decisiones empresariales y mucho más. Fiix le permite reducir el gasto y el tiempo de inactividad al tener una visión dedicada de todos sus horarios, costes y KPI a la vez, lo que le permite hacer un mejor trabajo de priorización y programación de órdenes de trabajo en toda su empresa.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,5/5 puntos basados en 629 opiniones de usuarios
• G2 – 4,6/5 puntos basado en 406 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Solución relativamente sencilla y cómoda para las tareas de gestión del mantenimiento.
• Capacidad de integración cruzada entre diferentes departamentos y elementos de infraestructura.
• Los permisos de grupos de usuarios tienen muchas opciones de personalización para elegir.

Carencias:

• La migración de datos de un sistema a otro puede ser muy difícil para Fiix.
• Pocas o ninguna plantilla de informes básicos, y un sistema de informes mediocre en su conjunto.
• Poco o ningún material de formación sobre el tema de las capacidades del software de Fiix sí mismos.

Precios:

• Fiix tiene cuatro niveles de precios diferentes que ofrecen a los usuarios cada vez más grandes listas de características:
  • Gratis, una versión limitada de la solución, no cuesta nada e incluye una aplicación móvil, así como gestión de activos, órdenes de trabajo, calendario y 25 PM activos.
  • Basic, a 45 dólares por usuario al mes, elimina la limitación de PMs a la vez que añade soporte por correo electrónico, inspección pasa/no pasa, programación basada en recursos y otras funciones
  • Professional, a 75 $ por usuario al mes, añade gestión multisitio, PMs anidados, informes y análisis personalizados, notificaciones avanzadas, recuento de ciclos de inventario y mucho más.
  • Enterprise, sin precios públicos disponibles (sólo demos personalizadas y presupuestos), ofrece integraciones API personalizadas, soporte SSO, códigos de fallo, firmas electrónicas, registros de auditoría y mucho más.

Opiniones de clientes:

• Melody L. – “I mainly utilize the Purchasing and Parts & Supplies modules. The PO system is easy to use from day one. The Parts & Supplies module tracks all of the necessary points of inventory management. You can handle everything you want to manage from planning to the final closure of the work order. The module can all be accessed via links from work order to purchase request to PO to receipt to work order completion. This is a vital tool when researching through asset/equipment/vehicle/inventory management.”
• Bryan P. – “I have worked with four other CMMS systems throughout my career and Fiix has been by far the easiest to set-up and use which keeps the equipment running with less than 10% reactive maintenance. The reports are fantastic so that I can look at pretty much any aspect or metric at a moments notice.”
• Kristy C. – “I have worked with the FIIX software here at Tris USA for 5 years. Before I started FIIX was not utilized to its full potential. I have worked to utilize as many features as possible and we have found that we are more organized than ever. Downtime is lessened and productivity is increased because we know what we need and where it is. I am impressed with the user friendliness of the software and the ability of it to cover a range of needs.”

Mi opinión personal sobre Fiix:

Fiix es una solución completa de GMAO basada en la nube, y la optimización global del mantenimiento es su principal objetivo. Puede programar el mantenimiento preventivo, gestionar órdenes de trabajo, realizar tareas de gestión de inventario y mucho más. Es relativamente sencillo y barato, y supone un impulso significativo para muchos aspectos de las tareas de mantenimiento. Por desgracia, su accesibilidad tanto en precio como en curva de aprendizaje tiene sus inconvenientes, y el software no está tan especializado como la mayoría de sus competidores, lo que lo hace inadecuado para infraestructuras de clientes más grandes y complejas.

4. UpKeep

UpKeep es un conocido participante en el mercado del software de gestión de instalaciones, y ofrece soluciones modernas para la gestión y el mantenimiento de activos con numerosas funciones. Además, todo el sistema es bastante portátil, por lo que se puede acceder a él no solo desde el escritorio, sino también utilizando el teléfono o la tableta. Puede utilizar UpKeep para crear órdenes de trabajo, recibir alertas en caso de emergencia y recibir notificaciones cuando una de sus tareas cambie de estado, y todo ello puede utilizarse para lograr resultados increíbles en lo que respecta a la eficiencia de su negocio.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 1.340 opiniones de usuarios
• G2 – 4,5/5 puntos basado en 982 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Amplia gama de características y capacidades en su campo de trabajo.
• Múltiples opciones de personalización para elegir.
• Capacidades de programación sorprendentemente impresionantes.

Carencias:

• UpKeep es sobre todo una plataforma reactiva (que corrige errores después de que aparezcan), lo que puede no ser adecuado para ciertos casos de uso.
• La mayor parte de la fiabilidad se centra en su modelo basado en la nube, lo que significa que no hay modo offline, y el software deja de funcionar en absoluto en el momento en que no hay conexión con el servidor.
• Precios relativamente altos para la mayoría de los pequeños negocios y empresas.

Precios:

• Los usuarios de UpKeep disponen de tres planes de precios diferentes:
  • Starter, a 45 $ al mes por usuario, ofrece análisis mensuales, gestión de inventario, mantenimiento preventivo y otras funciones.
  • Professional, a 75 $ al mes por usuario, mejora las capacidades analíticas y de generación de informes de la solución, a la vez que añade captura de firmas, portal de solicitudes, etc.
  • Business Plus no dispone de información pública sobre precios y ofrece automatización del flujo de trabajo, acceso API, seguimiento de la fiabilidad, paneles personalizables, etc.

Opiniones de clientes:

• Jamie P. – “We all like it, but the glitches are too slow at being corrected. I really don’t want to switch companies but it has come up recently. I like working with the support team, they always seem very willing to help. Unfortunately the solutions they provide are hardly ever agreeable with me. I think that is usually no fault of theirs, but rather that we keep reaching the end of the program’s capabilities. That is frustrating for me.”
• jordan C. – “It was a little challenging as a user to convince my bosses to use the app to it’s full potential. They wanted to hire data scientists which isn’t needed because it can just generate charts and graphs almost instantly on its own. They wanted to simplify data into symptoms instead of tracking repairs and damage which is the actual data we needed for root cause analysis. The app is remarkably elegant I trust in it’s ability to record and aggregate data but it’s only as good as the data you put into it. I can imagine so many uses for an app like this in almost every business I’ve worked in, but it’s limitation is the users.”
• Mickey P. – “Our company is very pleased with what the software has accomplished for our maintenance team. It inspires technicians to provide more information to the system because they can easily retrieve historical information when needed.”

Mi opinión personal sobre UpKeep:

UpKeep es una conocida solución de GMAO con un importante enfoque en la movilidad y la accesibilidad, lo que hace posible utilizar tanto la versión de escritorio como la versión móvil de la solución con muy poca diferencia en cuanto a capacidades y utilidad. Es una gran opción para impulsar la productividad en las instalaciones, y también puede realizar tareas como la gestión de activos, la gestión de órdenes de trabajo y la programación del mantenimiento preventivo. Al mismo tiempo, UpKeep puede ser una solución sorprendentemente básica en cuanto a sus capacidades cuando existe la necesidad de gestionar tareas de mantenimiento complejas.

5. TrueContext (antes conocido como ProntoForms)

TrueContext (ProntoForms) es una solución y plataforma de digitalización de trámites que puede utilizarse para la gestión de instalaciones mediante la integración con otras aplicaciones y servicios para simplificar los flujos de trabajo y mejorar la comunicación. TrueContext ofrece notificaciones en tiempo real, cuadros de mando e informes personalizables, así como gráficos analíticos detallados, proporcionando un servicio coherente y fiable a las diferentes partes implicadas. TrueContext facilita enormemente la comunicación entre la oficina y el terreno, simplificando el intercambio de información y mejorando la eficacia general de la comunicación.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 289 opiniones de usuarios
• G2 – 4,5/5 puntos basado en 374 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Excelente en la entrada de datos y capacidades de recopilación de datos para la gestión del flujo de trabajo.
• Solución relativamente sencilla en su conjunto, con una interfaz cómoda y fácil de usar.
• Varias opciones de personalización para los formularios preinstalados.

Carencias:

• Utilidad significativamente reducida en modo offline.
• Problemática experiencia de soporte al cliente.
• La navegación a funciones específicas y menos comunes puede resultar poco intuitiva.

Precios:

• TrueContext ofrece tres planes de precios (Essentials, Advanced y Enterprise), pero no hay ningún tipo de precio público disponible para ninguno de ellos, lo que significa que la única forma de acceder a esta información es solicitar un presupuesto personalizado de la solución.

Opiniones de clientes:

• Ankur V. – “ProntoForms is the leading platform solution for organizing the remote workforce team systematically for supplying the data and inputs feeds in much more organized and timely manner time and again. It enables the salesforce and workforce to apply job safety measures and complete analysis without any failure and provides inbuilt template to facilitate data feeds and reporting pertaining to employee training, Preventive Maintenance, Fleet servicing and field management throughout.”
• Aseem S. – “Creating forms becomes a hassle-free task with ProntoForms, leading to time-saving benefits. This software also contributes to cost savings. Additionally, it enhances productivity and efficiency levels.”
• Shrinkhala S. – “Its good so far. Worth trying and using for seamless activities of ground team and also build inspection and desktop evaluation workflows and data capturing forms efficiently. It is highly flexible app and comes with enormous customizing features which certainly adds value and brings importance to work. The integration with other apps and platforms is done comfortably without much hiccups.”

Mi opinión personal sobre TrueContext:

TrueContext es el nuevo nombre de la solución anteriormente conocida como ProntoForms. Es una solución que ayuda con la digitalización del papeleo, proporcionando múltiples formularios y plantillas para simplificar y agilizar la gestión de documentos dentro de una organización. También existe un cierto grado de personalización disponible para estos formularios y plantillas, aunque es relativamente básico. También es una solución que no ofrece la mayoría de sus capacidades (incluyendo su mayor punto de venta, sus características impulsadas por IA) sin acceso a Internet, lo que reduce significativamente la utilidad general del modo sin conexión.

6. Asset Panda

Asset Panda es una plataforma integral de seguimiento de activos basada en la nube que ofrece una serie de servicios que ayudan con el seguimiento, la gestión y el soporte de los activos de una empresa durante todo el ciclo de vida de los activos. La movilidad de AssetPanda también es impresionante, ya que incluye una aplicación móvil dedicada que refleja la mayoría de las características de la versión en la nube, lo que le permite realizar la gestión de activos desde cualquier lugar con solo su teléfono y una conexión a Internet.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 1.390 opiniones de usuarios
• G2 – 3,9/5 puntos basado en 27 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Múltiples opciones de personalización a elegir para muchas de las capacidades del software.
• Una de las mejores relaciones entre precio y conjunto de funciones en este campo.

Carencias:

• Solución relativamente cara para sus capacidades y características.
• Integraciones extremadamente básicas con software popular como Zendesk y JAMF.
• Incumplimiento de normativas específicas, como la HIPAA.

Precios:

• No hay precios públicos disponibles en el sitio web de AssetPanda, y solicitar un presupuesto es la única manera de acceder a la información de precios de la solución. AssetPanda tiene una serie de módulos básicos que forman parte de la solución, y algunas otras capacidades que se pueden comprar a un precio adicional, si es necesario.

Opiniones de clientes:

• Abigail H. – “AssetPanda has done everything I hoped it would when we purchased it, and even more! Also, the customer service and support is also incredible! Every AssetPanda employee I have spoken with thus far has been courteous and quick to respond to my need. They make a great team and I have truly enjoyed working with them.”
• Nickolas H. – “Asset Panda is an excellent solution for a use-friendly asset management and tracking software that is flexible and easy to implement and use long-term. The downside is the one-dimensional platform for physical assets. I wish Asset Panda had a more in-depth project management and gantt feature that also coupled with personnel management. Then it would be unstoppable.”
• Jayna H. – “Honestly, the software program is amazing, hands down. We’ve had it for 3+ years and we are still learning new things it can do. However, as the company admin, my favorite thing about Asset Panda is the customer service. Everyone is always so quick to respond and is extremely helpful whether by online chat, phone, or email. I’ve reached out with questions and received a personalized video recorded by my agent back walking me step by step through how exactly to accomplish my goal in my account.”

Mi opinión personal sobre Asset Panda:

El objetivo principal de Asset Panda es gestionar activos, como su nombre podría haber sugerido. Es una solución basada en la nube que puede mantener y optimizar los ciclos de vida de los activos en su conjunto. También mejora en gran medida la rendición de cuentas de los activos, al tiempo que reduce el tiempo de inactividad y la cantidad de tiempo necesario para programar las tareas de mantenimiento. También es una solución orientada principalmente al cliente y dirigida a empresas más pequeñas, por lo que puede no estar a la altura de la tarea de gestionar equipos empresariales muy específicos.

7. ArcGIS

ArcGIS presenta otro enfoque interesante del software de gestión de instalaciones. Se trata de una colección de herramientas de software SIG que aportan a sus prácticas empresariales la riqueza de conocimientos que proporciona el análisis basado en la ubicación. ArcGIS le permite analizar y visualizar sus datos mediante herramientas contextuales, y también puede utilizar los diversos medios de colaboración de esta aplicación de software para instalaciones: cuadros de mando, mapas, informes, etc.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 502 opiniones de usuarios
• G2 – 4,5/5 puntos basado en 530 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Capacidades SIG variadas e impresionantes.
• Alto nivel de detalle en los mapas geográficos que ArcGIS crea por sí mismo.
• Software relativamente fácil de usar, teniendo en cuenta la complejidad del tema.

Carencias:

• La solución aún tiene una curva de aprendizaje considerable, y adentrarse en ella sin conocimientos previos del sector puede resultar muy complicado.
• La compleja interfaz de usuario, con abundancia de menús y submenús, dificulta aún más la comprensión y el acostumbramiento a la solución.
• El precio del software es extremadamente alto, lo que es comprensible en cierta medida, dado lo compleja y específica que es la solución en primer lugar.

Precios:

• El sistema de precios para empresas de ArcGIS es amplio y muy personalizable, con diferentes tipos de usuarios y roles que se pueden añadir para cambiar el precio final. Lamentablemente, la información sobre precios sólo puede obtenerse solicitando un presupuesto, ya que ArcGIS no la facilita al público. Sólo hay dos planes de precios que tienen precios públicos: «para uso personal» y “para uso de estudiantes”, cada uno de los cuales cuesta 100 dólares al año y ofrece diferentes conjuntos de capacidades en función del plan de precios.

Opiniones de clientes:

• Tora M. – “It plots customer information by area on the map and develops marketing strategies for each area. It is welcome that the picture of delivery and sales activities has arrived in the spring just by being able to visualize it on a map. It has functions that can be said to be indispensable and complementary services.”
• Aditya M. – “My experience with ArcGIS has been really great. It helps me and makes me work faster with Survey data and geographic data to understand my civil engineering projects in the initial stages. For civil-related projects, We need to understand where the project is located, what type of land it is, what type of soil we have, whats the traffic data and what is the demographics. ArcGIS takes care of it all. It is difficult to navigate through the software but it gets the work done.”
• Michael C. – “I first used ArcGIS during an internship at the Department of National Parks and Wild Life where I was a Research Assistant. We used ArcGIS to create maps from GPS points the Wild Life Police Officers obtained during routine Wildlife Monitoring routines. ArcGIS made this kind of work very easy even though I had to be trained for me to be able to use it. Then I used ArcGIS for my dissertation project. I used it to create a map for my study area, form grid lines and formulate and select sampling points. ArcGIS made my research look professional and presentable”

Mi opinión personal sobre ArcGIS:

ArcGIS podría parecer muy fuera de lugar aquí, tanto por su precio como por su conjunto de casos de uso. Sin embargo, sigue mereciendo un lugar como solución bajo el paraguas del «software de gestión de instalaciones». ArcGIS es un sistema de información geográfica muy complejo que trabaja sobre todo con diversas formas de datos geográficos. Ofrece una gran cantidad de análisis basados en la localización a partir de sus datos SIG, y también cuenta con herramientas para la visualización de datos de instalaciones, ayuda para la asignación de espacios, etc. Dos de sus mayores defectos en conjunto son su precio y su curva de aprendizaje extremadamente alta. ArcGIS podría ser la solución más compleja y sofisticada de esta lista, y su reducido mercado objetivo la hace extremadamente cara por defecto.

8. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory es un software de seguimiento exhaustivo que está dirigido principalmente al seguimiento de activos como parte de la gestión de instalaciones. Este software GMAO puede realizar un seguimiento de los costes de mantenimiento, gestionar proveedores, programar servicios, personalizar alertas y mucho más. También se pueden generar informes exhaustivos con EZOfficeInventory, incluidos historiales de mantenimiento completos, informes de servicio procesables y todo lo que pueda ser necesario para realizar un mantenimiento preventivo.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 1.534 opiniones de usuarios
• G2 – 4,4/5 puntos basado en 307 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Exhaustivo seguimiento de activos e inventarios como principal capacidad del software.
• La mayor parte de la interfaz de usuario es simple y conveniente, y es obvio cómo funcionan las características específicas.
• Realizar diversas operaciones de edición en la información de activos existente o añadir nuevos elementos de inventario para realizar el seguimiento es muy sencillo y el propio software es bastante rápido.

Carencias:

• Opciones de personalización limitadas en general.
• La edición por lotes puede ser algo confusa y poco intuitiva.
• Algunas de las integraciones, como con ZenDesk, tienen capacidades limitadas.

Precios:

• EZOfficeInventory ofrece un sistema de precios relativamente complicado con cuatro planes de precios diferentes, y el precio total de la solución depende del número total de artículos que se rastrearán en el futuro. Vale la pena señalar que no hay información pública de precios para cada plan de precios para situaciones con más de 15.000 artículos, y esta información sólo puede adquirirse solicitando un presupuesto.
  • Essential comienza desde 40 dólares al mes para 250 artículos y ofrece informes básicos, seguimiento de activos, reservas y alertas.
  • Advanced comienza desde 55 $ al mes por 250 artículos y amplía la oferta anterior añadiendo informes avanzados, órdenes de compra, servicios programados, campos personalizados y carros.
  • Premium comienza a partir de 56 dólares al mes para 250 artículos y amplía la oferta anterior añadiendo integración con Google Workspace, soporte SSO, integraciones con service desk, control de acceso avanzado, etc.
  • Enterprise sólo puede adquirirse solicitando un presupuesto y cuenta con funciones como integraciones personalizadas, un gestor de cuentas, un rastro de artículos, seguridad personalizada, TOS personalizados, etc.

Opiniones de clientes:

• Brian P. – “It’s been great. Great customer support, and we’ve been able to come up with ways to use it for tracking items and managing building materials inventory that we can now use the reporting capabilities to job cost.”
• Paul B. – “We can now more accurately manage and track our inventory, much better than we could with Spiceworks. The support is great, mobile app needs more work but unless you are on-the-road sysadmin, web browser site works perfect.”
• Duane K. – “My personal experience has been great. When speaking with potential clients, if they have certain preferences on equipment needs, I can easy access our inventory to see off we have that particular equipment instantly. It is just very easy to use. It’s not clunky in any way.”

Mi opinión personal sobre EZOfficeInventory:

EZOfficeInventory es una solución de gestión de inventario bastante práctica con un nombre demasiado complicado. El software puede realizar un seguimiento de varios activos de la empresa, incluidos muebles, material de oficina, etc. Hace un gran trabajo simplificando el control del inventario en general, al tiempo que agiliza varios procesos de adquisición y reduce las mermas. Al mismo tiempo, la solución puede ser sorprendentemente básica en sus capacidades, por lo que podría no ser adecuada para operaciones complejas de gestión de activos en empresas más grandes.

9. Maintenance Connection

Maintenance Connection de Accruents es un sistema SaaS de gestión de instalaciones que trabaja principalmente con los activos, la gestión y el mantenimiento de la organización. Maintenance Connection afirma ser una solución única en su clase que combina los beneficios tanto del software de gestión empresarial como de los sistemas informatizados de gestión de mantenimiento (EMS y CMMS, respectivamente), combinando la escalabilidad de EMS y varias otras ventajas de CMMS.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,5/5 puntos basados en 298 opiniones de usuarios
• G2 – 4,4/5 puntos basado en 48 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Hay muchas capacidades de automatización para elegir.
• La función de centro de datos ofrece capacidades de centralización de la información.
• Informes extremadamente personalizables con diferentes plantillas para elegir como base.

Carencias:

• Las plantillas incorporadas para diferentes operaciones no son lo suficientemente personalizables.
• El servicio de atención al cliente es relativamente poco útil en general, a juzgar por lo que dicen muchos usuarios.
• El software no es especialmente intuitivo y cuesta un poco acostumbrarse a él.

Precios:

• Maintenance Connection tiene dos enfoques de precios diferentes: uno para las soluciones desplegadas en la nube y otro para las desplegadas in situ.
• El precio del despliegue en la nube de Maintenance Connection incluye:
  • Una suscripción Profesional, a 110 dólares al mes por usuario, incluye un conjunto estándar de funciones de GMAO, como integraciones simplificadas, escalabilidad en varios sitios, registros de auditoría completos, etc.
  • Una suscripción GMAO móvil, a 58 $ al mes por usuario, es una suscripción adicional que puede aplicarse a los usuarios de Professional y que ofrece una aplicación nativa sin conexión con funciones como escaneado de códigos de barras/QR, imágenes y firmas, acceso completo a la documentación y una interfaz fácil de usar.
• La implantación local de Maintenance Connection ofrece un conjunto idéntico de funciones con la única diferencia del tipo de implantación:
  • Suscripción profesional – 216 $ al mes por usuario
  • Suscripción GMAO móvil – 86 $ al mes por usuario

Opiniones de clientes:

• Joanna H. – “We have been able to implement MTBF tracking and starting to analyze the data we’ve been collecting to help put the top issues to rest. Their customer service team is top-notch, they are there to answer any questions or issues you might have. Kudos to them and all of their quick responses!!”
• Godfrey C. – “The software is extremely user-friendly and functionality. It is capable of handling much more than asset management, preventative maintenance, protocols, and task tracking. It even has a process of evaluation for collective requests and budget control.”
• Tim C. – “Overall on a day to day basis, it works out very well. When it comes to Asset management, it has to be done correctly from the beginning, otherwise there’s no way to fix it later. This is suppose to be useful for every employee but it seems you need specialists in your company to handle reporting and troubleshooting.”

Mi opinión personal sobre Maintenance Connection:

Maintenance Connection es una de las pocas soluciones de esta lista que representa un paquete de software de GMAO completo y no una solución relativamente pequeña con un conjunto limitado de casos de uso. Puede realizar el control de inventarios, generar programas de mantenimiento preventivo y gestionar órdenes de trabajo. El software es ideal para reducir los costes de gestión, mejorar el tiempo de actividad de los equipos y muchos otros casos de uso. Al mismo tiempo, también tiene el mismo precio que la mayoría de las soluciones de GMAO, lo que lo convierte en el más caro de esta lista.

10. mHelpDesk

mHelpDesk es una solución dedicada a la gestión de instalaciones que puede automatizar todo el proceso de interacción con los clientes. La solución está dirigida principalmente a pequeñas empresas que buscan formas de lograr una mejor organización, una programación más eficiente y procesos de facturación más sencillos. Con mHelpDesk, puede conseguir todo eso, con amplias capacidades de programación, notificaciones móviles, la posibilidad de utilizar todo el servicio en su teléfono y mucho más.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,3/5 puntos basados en 824 opiniones de usuarios
• G2 – 4,0/5 puntos basado en 144 reseñas de usuarios

Beneficios:

• mHelpDesk es una herramienta cómoda y accesible para una gran variedad de tareas.
• Las capacidades básicas de automatización están incluidas en el paquete general.
• Es capaz de centralizar la información del cliente procedente de múltiples fuentes para mostrarla en una única ubicación.

Carencias:

• Las capacidades de programación podrían ser más personalizables.
• Las capacidades de agrupación y filtrado de facturas son muy limitadas.
• Puede ser relativamente caro para su nivel de servicio y conjunto general de funciones.

Precios:

• mHelpDesk no tiene ninguna forma de precios públicos disponibles en su sitio web, y la única manera de recibir estimaciones de precios es solicitar un presupuesto a la empresa.

Opiniones de clientes:

• Darell B. – “Overall I have had a really good experience, anytime I have ran into a problem which is not very often but my problems have been resolved in a professional and expediential matter that allowed my business to continue to operate. You can keep an open line of communication with your customers on work order status or any problems that arise during the work order.”
• Sylvette F. – “Customer services is lacking. Reports are basically non-existent. Requests to incorporate a feature to help the software grow into a more robust platform are not incorporated, in essence ignored. Opening a case for support took over 3 weeks! Software freezes and there are down-times that impact the daily operation and dispatching of technicians.”
• Nick M. – “I looked at a bunch of systems when I decided to move to an online, cloud-based system that would help us run our business more effectively. Spoke with a few of them. I wanted to work with a smaller business that would service us well, and that could grow with us as we grew. I have been very happy to have found MHelpdesk. We run a residential painting company, and have found it tremendously helpful to put all of our information in one place. We are still in the process of moving everything over, but that has been at our own pace. My suggestion to anyone thinking about this to take plunge, take the 30 day trial, but to actually try it. See what it is like to use it for at least 3 weeks. You will not want to go back to the endless spreadsheets. I know their are bigger companies out there in this space, but they will not treat you like these guys.”

Mi opinión personal sobre mHelpDesk:

mHelpDesk se creó para la gestión de las interacciones con los clientes y ofrece un control total de todo el proceso, de principio a fin. Se trata de una solución de centro de servicios de TI que gestiona los problemas de los clientes, así como diversas incidencias y solicitudes de asistencia. El software ofrece un sistema automatizado de tickets que mejora enormemente el tiempo de resolución del problema informático medio. Es una solución que puede no ser adecuada para empresas más grandes, y su principal objetivo sigue siendo la gestión de clientes específicamente, lo que significa que puede no ser igualmente útil para todos los clientes.

11. Issuetrak

Como su nombre indica, Issuetrak es una solución que se centra en la resolución de problemas, quejas, tickets de soporte, etc. Issuetrak ofrece la posibilidad de implementar la solución en las instalaciones o utilizarla en la nube, sin ningún tipo de limitación de funciones. La opción de envío multicanal se puede utilizar para enviar y resolver tickets rápidamente. Issuetrak ayuda con la automatización del flujo de trabajo, la gestión de la visibilidad, la gestión de Active Directory, y mucho más.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,6/5 puntos basados en 188 opiniones de usuarios
• G2 – 4,1/5 puntos basado en 62 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Es una solución muy rentable que ofrece una gran relación calidad-precio.
• Impresionante comodidad a la hora de gestionar asuntos en grandes cantidades.
• Interfaz de usuario sencilla y eficaz.

Carencias:

• No funciona bien con políticas de ciberseguridad complejas en grandes entornos informáticos.
• El período de tiempo de espera de la sesión es demasiado corto y puede ser bastante incómodo a veces.
• La mayoría de las opciones de configuración son innecesariamente complejas.

Precios:

• Issuetrak ofrece tres niveles principales de precios: On-Premises, Cloud, y Cloud+.
  • On-Premises cuesta un único pago de $998+ por agente y ofrece formularios personalizados, gestión de tareas, envío de incidencias multicanal, informes y mucho más.
  • Cloud, a 69+ dólares por agente al mes (facturación anual), ofrece seguridad mejorada, URL personalizadas, certificación SOC2, actualizaciones automáticas, etc.
  • Cloud+ no dispone de información pública sobre precios, que pueden obtenerse solicitando un presupuesto. Ofrece alojamiento dedicado para servicios de nube privada, asistencia para la migración, servidores dedicados y muchas otras ventajas
• Issuetrak también tiene un montón de módulos adicionales que deben pagarse por separado, incluyendo la gestión de activos, SSO, formularios web, facturación, y otros.

Opiniones de clientes:

• Stephen V. – “Using them now is the second time I used them. Once in my previous job and now here. In my previous job I switched from them to SysAid – and in my present job I switched from SysAid to Issuetrak. I did this because Issuetrak offered me greater flexibility to manage various cost centers within a single application in the most efficient and usable fashion.”
• Richard H. – “Asset management, Helpdesk ticketing solution, Auditing assets to verify software updates are complete, Reporting, Surveys, a good all around solution that is customize-able and affordable.”
• Craig S. – “This is a solid product with top shelf customer support. I’ve used several of the big ones which all have their own share of issues (no pun intended). IssueTrak handles our facility issues well. With automated ticket creation and pass-through authentication it is simple for users to create tickets. On the dashboard page I can get an overview that benefits my position as IT Director to know at a glance what is happening. No system is perfect which is why this isn’t a pure 5 star review but with a quality product offering combined with good prices and the best customer service I’ve come across in years, don’t hesitate to give IssueTrak a chance.”

Mi opinión personal sobre IssueTrak:

IssueTrak hace honor a su nombre con un respetable nivel de compromiso, ofreciendo una solución de seguimiento de incidencias con multitud de capacidades. Puede encontrar y resolver defectos, errores, solicitudes de atención al cliente, etcétera. Se trata de una solución de software impresionante que ayuda a mejorar la colaboración en los problemas al tiempo que impulsa la comunicación entre los departamentos. También tiene un montón de opciones de configuración que son confusas para ir a través, combinado con numerosos problemas que IssueTrak enfrenta en la integración con entornos de TI complejos.

12. Easy Storage Solutions

Easy Storage Solutions, como su nombre indica, es una solución de autoalmacenamiento destinada principalmente a pequeñas y medianas empresas del sector del autoalmacenamiento. Ofrece una serie de funciones específicas del sector, como alquileres en línea, varios medios para enviar recordatorios, un sitio web dedicado, informes financieros, facturación recurrente, etc. Easy Storage Solutions también ofrece una serie de servicios adicionales para ayudar a los propietarios de empresas de self-storage, como atención de llamadas, contabilidad, SEO, marketing digital, etc.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,8/5 puntos basados en 725 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Proceso extremadamente sencillo y cómodo de automatizar varios pagos recurrentes.
• La simplicidad general de la interfaz de usuario del software lo hace accesible a prácticamente cualquier persona.
• Puede actuar como una herramienta centralizada para múltiples funciones diferentes dirigidas específicamente a pequeñas y medianas empresas.

Carencias:

• Integración limitada con otro software que ofrece capacidades similares.
• Problemas con el cálculo de impuestos y pagos en ciertas situaciones complejas.
• Experiencia de atención al cliente mediocre en general.

Precios:

• No hay información pública sobre los precios de Easy Storage Solutions, y la única opción es solicitar un presupuesto o demo a la empresa.

Opiniones de clientes:

• Mark M. – “I have a small property of only 49 units. While I can manage relatively easy without the software, ESS has provided me faster access to customer and unit details, especially payment status on all. I feel it has saved me at least 2-4 hours per month of paperwork.”
• Troy S. – “A cost effective service that we can operate in house or remotely, and that provides us with all of the important information our facility requires. It is updated on a regular frequency, with zero to very little down time. Basically its a system that’s there exactly when you need it, and with the Gate and Payment interfaces, you will struggle to beat it for the money.”
• Nikoletta Y. – “The price and simplicity for smaller properties is seriously #1! I took on the management of 2 separate self-storage businesses, only because of Easy Storage Solutions. The owners couldn’t afford & didn’t need the large & pricey systems out there for self-storage, and their only alternative was Quickbooks, which does not fit self-storage. They were frustrated, and I was able to step in and organize their properties easily and set up auto-billing & auto-pay on top of it, with simple flat-rate card fees. I am genuinely grateful for the Easy program.”

Mi opinión personal sobre Easy Storage Solutions:

Easy Storage Solutions pone mucho esfuerzo en hacer exactamente lo que su nombre sugiere. Es una solución de gestión de almacenaje que ofrece control sobre múltiples instalaciones y elementos, incluyendo control de acceso, gestión de inquilinos, alquiler de unidades, etcétera. Tiene un montón de capacidades que mejoran la eficiencia, aumentan los ingresos y automatizan las operaciones de las instalaciones existentes. También puede ser bastante decepcionante cuando se trata de la experiencia general de soporte al cliente, y el software es muy limitado en términos de las integraciones que ofrece (si las hay).

13. ManagerPlus de Eptura

ManagerPlus es una colección de herramientas de gestión de instalaciones que trabaja en muchos aspectos diferentes de la gestión de instalaciones a la vez. Ofrece informes detallados, gestión de solicitudes, programación de mantenimiento, análisis de datos y perspectivas, e incluso una aplicación móvil dedicada para acceder a los datos de sus instalaciones desde cualquier lugar para que siempre tenga el control sobre todos los aspectos de sus instalaciones.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 3,9/5 puntos basados en 192 opiniones de usuarios
• G2 – 4,1/5 puntos basado en 246 opiniones de usuarios

Beneficios:

• Equipo de atención al cliente recomendable. La mayoría de los usuarios cuentan experiencias positivas al hablar con los expertos de atención al cliente.
• Solución relativamente sencilla por diseño con amplias capacidades de generación de informes.
• Un número respetable de seminarios web de formación y otros materiales de aprendizaje sobre el funcionamiento del software.

Carencias:

• El software en sí parece limitado en algunas de sus principales capacidades, como la posibilidad de ver los mensajes de seguimiento después de la comunicación con facilidad.
• Exportar información desde el software puede resultar bastante complicado.
• Las capacidades de personalización son muy limitadas, por ejemplo, es imposible personalizar los menús desplegables.

Precios:

• ManagerPlus ofrece dos planes de precios distintos: Advance y Power.
• El primero es una solución SaaS completa con multitud de funciones con las que trabajar, como gestión de activos, gestión de inspecciones, inteligencia empresarial, códigos de barras y mucho más.
• El segundo es una amplia ampliación de la solución básica, con acceso a API, un conjunto de herramientas multisitio, órdenes de compra, un mercado de funciones y mucho más.
• Ninguno de estos planes de precios tiene un precio público asociado, y los precios sólo pueden adquirirse solicitando un presupuesto.

Opiniones de clientes:

• Mike B. – “I have been using Manager plus since 1998, they have made great improvements to their product over the years, but the customer service unfortunately has gotten worse. Having to listen to dogs barking and kids crying in the background when your needing help is very frustrating and unprofessional. Getting told over and over that what you need is very simple to do, and they will get back to you right away with a solution and then never hearing back from them again seems to be the norm there. I have been trying to get help with a report for over 6 months now and all I get is unfulfilled promises. Honesty I’m not even sure were to go with it anymore.”
• Richard C. – “Having a centralized system to manage a large variety of assets, spread out geographically, while allowing for a uniformity of service protocols within the company is helpful.”
• Mark S. – “Plenty of room to grow into the program. All the modules integrate seamlessly with each other. Cloud based Mobility. Customer service. From small user to large, something for all. Good value.”

Mi opinión personal sobre ManagerPlus:

ManagerPlus facilita mucho la gestión de propiedades, sin importar si son comerciales o residenciales. Puede servir como una herramienta conveniente que ayuda a mejorar la comunicación con los inquilinos, y también puede manejar la mayoría de las tareas generales de gestión de la propiedad de una manera ágil. También puede ser un engorro trabajar con él, incluso por sus limitadas opciones de personalización o por su problemático proceso de exportación de información.

14. Honeywell Visitor and Contractor Management (también conocido como Sine)

Honeywell Visitor and Contractor Management (antes conocido como Honeywell Sine) es un software dedicado al lugar de trabajo para varias categorías de usuarios, incluyendo personal, contratistas, mensajeros, estudiantes, visitantes y más. Puede «registrar» y gestionar listas de invitados, listas de empleados, etc. Sus otras capacidades también permiten el envío de notificaciones a los invitados pre-registrados de varias maneras diferentes, y su atención al cliente no es nada si no impresionante. Gestión de Visitantes y Contratistas también es fácil de configurar y tiene un periodo de prueba gratuito.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,4/5 puntos basados en 594 opiniones de usuarios
• G2 – 4,5/5 puntos basados en 66 opiniones de usuarios

Beneficios:

• La interfaz del software es cómoda y fácil de trabajar.
• Muchas opciones de personalización cuando se trata de su área de especialización, incluyendo los procesos de entrada y salida, entre otros.
• Fácil acceso al registro de entradas y salidas de cada persona, lo que es de gran ayuda para la supervisión y la contabilidad.

Carencias:

• Infrecuentes congelaciones completas del software que ocurren de vez en cuando.
• Algunos de los campos de descripción tienen límites de símbolos bastante pequeños, lo que dificulta escribir descripciones detalladas.
• La interfaz de administrador sólo está disponible en el formato de escritorio, lo que limita la flexibilidad general.

Precios:

• El proceso general de cambio de marca de Sine a Honeywell Visitor and Contractor Management no tocó el modelo de precios preexistente de Sine, que sigue siendo el mismo que antes del cambio.
• Honeywell Visitor and Contractor Management ofrece dos tipos de suscripción: Core y Workflows.
  • El precio de Core se calcula en función del número de registros mensuales que una empresa necesita realizar, con cuatro planes de precios – Pequeño (65 dólares por usuario al mes para 750 registros), Mediano (95 dólares por usuario al mes para 1500 registros), Grande (195 dólares por usuario al mes para 4500 registros), y Empresa (presupuesto). Todos ellos ofrecen informes en tiempo real, notificaciones ilimitadas, impresión de credenciales, etc.
  • Workflows es un conjunto adicional de planes de suscripción que requiere una suscripción Core activa para funcionar. Tiene la misma lógica de cuatro planes diferentes ($45/65/129 por sitio al mes para los niveles Pequeño, Mediano y Grande, respectivamente, mientras que Empresa se basa en cotizaciones).

Opiniones de clientes:

• Chris C. – “Sine is really easy to set up, and as a person with advanced technical skills, I appreciate the wide range of options I have for any check-in form. I also highly appreciate the customer service. I receive very quick responses for any and all questions I may have, and follow-up service is very well done.”
• Josh G. – “The entrance to our coworking studio is downstairs, so I setup Sine to serve as a virtual receptionist. Now we don’t have a members ‘Mexican stand-off’ over who’s going to answer the door every time the doorbell rings. Instead, members get a push notification from the Sine app advising if a visitor has arrived for them. As the Studio Manager, getting a push notification when a visitor arrives means I can immediately call them to make arrangements if I’m often offsite. Having Sine has improved the community, improved communication and improved how I managed my customers, visitors and contractors. Sine is now on the list of benefits of working from That Space Coworking.”
• Jayne T. – “Initial findings show the system is straightforward once it is configured, website is a great tool to see a snapshot of who is on site and it is a good way to get the same consistent information to all visitors, volunteers and contractors however it has not improved our ability to account for visitors in an emergency evacuation situation.”

Mi opinión personal sobre la gestión de visitantes y contratistas:

La gestión del acceso de visitantes es un elemento importante de la infraestructura de gestión de instalaciones, y el programa de Honeywell es una solución interesante para ello. Puede realizar comprobaciones de antecedentes, gestionar el registro previo y otros aspectos del acceso de visitantes. Sus protocolos de seguridad son minuciosos y detallados, y el propio software permite agilizar por completo el proceso de gestión de visitantes. Puede ser un poco problemático trabajar con él, ya que la interfaz de administrador sólo está disponible en el modo de escritorio, y añadir descripciones a áreas específicas no es posible debido al límite de caracteres, pero sigue siendo una opción viable para un conjunto bastante estrecho de casos de uso.

15. OmTrak

OmTrak es un software multifuncional de gestión de instalaciones que ofrece una plétora de características y beneficios a los actores de la industria de la construcción. Estas ventajas incluyen la programación del mantenimiento, la optimización de los trabajos de construcción, la fácil colaboración entre diferentes equipos, la automatización del mantenimiento y mucho más. OmTrak está basado en web y también cuenta con una aplicación móvil específica.

Valoraciones de los clientes:

• Capterra – 4,2/5 puntos basados en 117 opiniones de usuarios

Beneficios:

• La experiencia de atención al cliente se considera útil y cómoda en general.
• Las capacidades de exportación de información del software son muy eficaces.
• El proceso de configuración inicial es relativamente sencillo y no requiere mucho tiempo.

Carencias:

• La interfaz de OmTrak es bastante incómoda y «tosca» en general.
• Las capacidades de generación de informes son muy limitadas y ofrecen poca o ninguna personalización.
• El sistema de notificaciones no es especialmente útil, y las notificaciones por correo electrónico en concreto suelen considerarse «inútiles».

Precios:

• OmTrak no tiene ninguna forma de precios públicos disponibles en su sitio web, lo que significa que la única manera de recibir el precio exacto es solicitar un presupuesto a la empresa.

Opiniones de clientes:

• Graham P. – “We have used OmTrak on numerous Instituitional, Government, Commercial and Residential Projects in Australia and Asia and found it consistently superior to other alternate document control software.”
• Steven T. – “Omtrak was used by our team and the building contractors. It was used for identifying defects and reporting to the builder for rectifications. On many occassions, simply calling was not an option. We could open Omtrack and get an almost immediate response. I was very pleased with the simplicity.”
• John V. – “Had OmTrak been used from the start of the project the benefits would have been even greater with respect to document management and communication protocol. It’s easy to track emails, RFI’s. We love the Siteworks module for managing defects”

Mi opinión personal sobre OmTrak:

La mayor área de especialización de OmTrak es la gestión de servicios de campo. Es una gran opción para supervisar las operaciones de los técnicos de campo y, al mismo tiempo, tener acceso a funciones como la comunicación con el cliente, la programación, etcétera. Es relativamente fácil de configurar al principio, y su atención al cliente es bastante impresionante. Sin embargo, se centra en la gestión de servicios de campo, lo que significa que puede no ser particularmente útil cuando se trata de las necesidades y requisitos específicos de la gestión general de instalaciones.

Conclusión

El software de gestión de instalaciones es una herramienta increíble que puede mejorar la productividad de una empresa de muchas maneras. Al mismo tiempo, es un tema moderadamente complicado que requiere cierta investigación para ser comprendido correctamente, especialmente cuando se trata de las diferencias entre tipos de software. En este artículo, hemos intentado resumir la mayor parte de la información importante sobre el software de gestión de instalaciones en general y sobre los sistemas CAFM en particular.

La decisión final entre las distintas soluciones de gestión de instalaciones dependerá totalmente de las características específicas que más necesite su empresa.

Si necesita un conjunto completo de funciones de gestión de instalaciones sin hacer mucho hincapié en ningún aspecto concreto, soluciones como Procore o ManagerPlus pueden ser más adecuadas para sus necesidades.

Por otro lado, si busca una función o un conjunto de funciones muy específicas, soluciones como Issuetrak para seguimiento de emisiones o EZOfficeInventory para gestión de activos pueden ser más eficaces.

Es importante evaluar las necesidades de su empresa y priorizar las funciones esenciales para sus requisitos de gestión de instalaciones. Teniendo en cuenta estos factores, podrá tomar una decisión informada sobre qué solución se ajusta mejor a sus necesidades.

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