Die Rolle und die Möglichkeiten der digitalen Baustellendokumentation

Die überwiegende Mehrheit der Bauprojekte ist äußerst komplex und sehr teuer. Jede Stunde Arbeitszeit bei Bauprojekten kostet alle Beteiligten sehr viel Geld – deshalb sind die Arbeitszeiten bei Projekten in der Regel so geplant, dass dazwischen wenig bis gar keine freie Zeit bleibt. Dies ist jedoch die Perspektive eines perfekt ausgeführten Bauprojekts ohne jegliche Probleme oder Verzögerungen.

Die tatsächliche Situation bei vielen Bauprojekten ist weit weniger optimal. Es gibt eine Vielzahl von Problemen und Fehlern, die in den verschiedenen Projektphasen auftreten und das Gesamtbudget belasten, die Fristen verlängern und vieles mehr. In diesem Zusammenhang ist es leicht zu verstehen, warum Projektmanager im Bauwesen ständig nach Möglichkeiten suchen, Zeit zu sparen.

Baustellendokumentation und die damit verbundenen Probleme

Die Baustellendokumentation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Bauprozesses, und dient der Verwaltung von Problemen, der Kollisionserkennung und vielen anderen Funktionen. Leider ist sie derzeit alles andere als effektiv. Die Verwaltung der Baustellendokumentation kann mehrere Stunden pro Tag in Anspruch nehmen, wenn die Prozesse selbst nicht in irgendeiner Weise optimiert sind.

Da bei jedem einzelnen Bauprojekt regelmäßig unglaubliche Datenmengen anfallen, kann es eine sehr schwierige Aufgabe sein, diese Daten zu sortieren und für die künftige Verwendung zugänglich zu machen, wenn dies manuell geschieht. Informationen über Bauprojekte können in vielen verschiedenen Formen vorliegen, darunter:

• Personalbezogene Informationen, einschließlich Positionsänderungen, Tauschgeschäfte usw.
• Hauptzweck der baulichen Maßnahmen (Bau, Instandsetzung, Wartung, Demontage usw.)
• Auflistung und Zweck der im Bauprozess verwendeten Großmaschinen und Geräte
• Jedes einzelne ungewöhnliche oder besondere Ereignis, das sich während des Bauprozesses ereignete und in irgendeiner Weise das Endergebnis eines Projekts beeinflusste
• Die Liste der einzelnen Dienstleistungen und Aufgaben, die von verschiedenen Bauspezialisten erbracht werden
• Jedes einzelne Material und Bauteil, das im Bauprozess verwendet wird, sowie sein Verwendungszweck

Das Fehlen von Bauunterlagen in einem ganz bestimmten Bereich kann im Nachhinein viele unerwartete Probleme mit sich bringen, und der Hauptgrund dafür ist die Komplexität eines durchschnittlichen Bauprojekts. Der Bau ist ein Prozess, an dem Dutzende von verschiedenen Parteien und Teams sowie der Eigentümer oder der Kunde beteiligt sind. Streitigkeiten oder Missverständnisse sind bei einem derart komplexen Prozess unvermeidlich.

Das Fehlen einer Baustellendokumentation bedeutet, dass es keine strikten Grenzen gibt, wo die Verantwortung des einen Teams aufhört und die des anderen beginnt, was zwangsläufig zu Problemen mit Verpflichtungen, Beitragsvereinbarungen, Streitigkeiten, Haftungsrisiken usw. führt.

Eine Baustellendokumentation, die nur in analoger Form existiert, reicht in einem modernen Umfeld nicht einmal ansatzweise aus. Das ist ein ebenso großes Problem wie die fehlende Dokumentation überhaupt, denn die Baubranche insgesamt hat mit der Digitalisierung noch jede Menge Probleme.

Das Fehlen einer angemessenen Kategorisierung und Digitalisierung von Baudaten bedeutet langsamere Reaktionszeiten, eine langsamere Entscheidungsfindung und viele andere Nachteile für das Projekt als Ganzes. Daher ist die Digitalisierung die einzige Option für jedes Bauprojekt, um mit den ständig wachsenden Anforderungen und Standards der Branche in Bezug auf Fristen und Budgets Schritt zu halten.

Aber es geht auch nicht nur um die Digitalisierung. Viele Unternehmen (auch die größeren) verlassen sich immer noch auf sehr ineffektive Methoden des Baustellendokumentationsmanagements, die nicht speziell auf die Branche zugeschnitten sind. Die Verwendung von Word oder Excel ist viel billiger als die Anschaffung einer speziellen Lösung für die Baustellendokumentation, aber diese beiden Optionen sind in Bezug auf ihre Effektivität nicht einmal annähernd gleichwertig.

Die größten Probleme bei der Verwaltung von Bauunterlagen

Glücklicherweise gibt es viele Lösungen für das Problem der unorganisierten Baustellendokumentation, aber sie können sich je nach dem genauen Problem, das gelöst werden muss, stark voneinander unterscheiden. Daher können wir mehrere verschiedene Beispiele dafür anführen, wie sich die Baustellendokumentation negativ auf das Gesamtergebnis des Projekts auswirken kann:

Die Beantwortung projektbezogener Fragen nimmt viel Zeit in Anspruch

Wenn die Beantwortung von Fragen zu Details des Bauprojekts (insbesondere, wenn sich die Antwort auf eine frühere Projektphase bezieht und nicht auf die aktuelle) mehr als nur eine Minute in Anspruch nimmt, ist das an sich schon ein großes Problem.

Ein großer Teil der Aufgaben eines Bauleiters besteht darin, den Überblick über den aktuellen Projektstand zu behalten und diesen in geeigneter und leicht zugänglicher Form zu dokumentieren. Die Bauüberwachung ist eine wichtige Aufgabe, die für die verschiedenen Projektbeteiligten und auch für den Bauherrn notwendig ist. Wenn man nicht in der Lage ist, projektbezogene Fragen schnell und ausreichend zu beantworten, ist dies eine der einfachsten Möglichkeiten, die eigene Professionalität in den Augen des Bauherrn zu untergraben.

Deshalb ist die digitale Baustellendokumentation mit Hilfe spezieller Anwendungen ein weitaus besserer Ansatz. Sie ist besser strukturiert und lässt sich bei Bedarf viel leichter auslesen, was dieses Problem im Kern löst und darüber hinaus eine Fülle weiterer Vorteile bietet.

Es gibt keine Struktur in Ihren Konstruktionsunterlagen

Selbst bei den einfachsten Bauprojekten gibt es in der Regel viele verschiedene Phasen, Prozesse und Projektbeteiligte und all das führt dazu, dass innerhalb eines einzigen Projekts viele verschiedene Unterlagen erstellt und gespeichert werden. Der Zugriff auf diese unstrukturierten Daten wäre jedoch ziemlich schwierig, selbst wenn sie bereits in digitaler Form gespeichert sind.

Die einfachste Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist ein Inhaltsverzeichnis oder etwas Ähnliches – ein einfacher Leitfaden, der zu den Informationen führt, die zu einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Ereignis gehören. Bei komplexeren Projekten, die eine große Menge an Daten in verschiedenen Formen, Dateiformaten und sogar an unterschiedlichen Orten umfassen, reicht dies jedoch nicht aus.

Dieses besondere Problem entsteht in der Regel dadurch, dass der Projektleiter nicht die Zeit hat, die Daten von Hand zu sortieren, wenn sie ankommen was im Nachhinein zu einem größeren Problem führt. Der Einsatz einer Baustellendokumentationslösung ist eine gute Möglichkeit, dieses Problem von Anfang an zu lösen. Sie kann eine große Hilfe bei der Kategorisierung und Filterung von Daten sein, um sie jedes Mal richtig zu sortieren, wenn ein neuer Datensatz im System auftaucht, und bietet gleichzeitig einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Datenteile zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Alle Baufotos müssen nach jeder Inspektion manuell sortiert werden

Die Hinzufügung von Fotos als Teil der Vor-Ort-Dokumentation ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Baumängel und sonstigen Probleme erfasst und richtig beschrieben werden. Auf diese Weise können sie mit der geringsten Anzahl von Problemen gelöst werden. Daher müssen regelmäßig zahlreiche Fotos vor Ort gemacht werden, insbesondere bei Inspektionen.

Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass Bauprojektmanager all diese Fotos manuell sortieren müssen und das kann je nach Gesamtkomplexität des Projekts bis zu mehreren Stunden dauern.

Dieser Sortiervorgang nimmt viel Zeit in Anspruch und kann mit Hilfe einer Baustellendokumentationsanwendung für Ihr Smartphone leicht ersetzt werden. Es gibt eine Vielzahl solcher Anwendungen auf dem Markt, die Fotos an bestimmte Teile des Projektplans oder Projekt modells anhängen können, um den gesamten Sortiervorgang zu vereinfachen, wenn nicht sogar ganz zu vermeiden.

Die Baustellendokumentation wird nur dann erstellt, wenn eine solche angefordert wird

Dieses Problem ist in der Branche weit verbreitet, da die Baustellendokumentation oft als einer der unbeliebtesten Teile des gesamten Bauprojektmanagements angesehen wird. So gab es im Laufe der Jahre viele Beispiele dafür, dass Projektmanager nicht über eine ordnungsgemäße Baustellendokumentation verfügten, bis sie von einem Eigentümer oder einer anderen Partei angefordert wurde.

Das erste Problem besteht darin, dass die ordnungsgemäße Erstellung von Baustellendokumentationen in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure vorgeschrieben ist und bei Nichteinhaltung mit hohen Geldstrafen geahndet wird. Das zweite Problem in diesem speziellen Fall ist die Tatsache, dass ein Projektmanager nicht in der Lage wäre, seine Leistung und Professionalität zu beweisen, indem er bestimmte Teile des Prozesses rekonstruiert, wenn es keine Dokumentation über jeden einzelnen Teil des Projekts von Anfang bis Ende gibt.

Daher ist es sehr empfehlenswert, die Baustellendokumentation während der verschiedenen Phasen der Realisierung eines Bauprojekts zu erstellen und nicht erst danach. Eine Software für die Baustellendokumentation kann diese Belastung weitaus weniger entmutigend machen, da sie die Möglichkeit bietet, viele verschiedene Daten in unterschiedlichen Formen zu erfassen, wenn Sie auf der Baustelle sind und nur Ihr Smartphone zur Hand haben, was den betreffenden Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Die meisten Bauberichte werden mit einfacher Software wie Excel oder Word formatiert.

Die Erfassung von Informationen auf der Baustelle ist zwar ein wichtiger Prozess, aber ebenso wichtig ist es, dass die betreffenden Informationen ordnungsgemäß sortiert und formatiert werden. Durch die richtige Formatierung lassen sich die aufgezeichneten Informationen leicht digitalen Bauakten zuordnen, um sie an den Kunden oder andere Projektbeteiligte zu senden.

Das machen viele Fachleute immer noch mit einfachen Datenbearbeitungsprogrammen wie Word oder Excel, die für diese Aufgabe auf Dauer nicht geeignet sind und bei größeren Projekten meist sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Es gibt auch eine Menge spezialisierter Software, die diesen Prozess sehr viel einfacher machen kann, z. B. mit einfacher digitaler Dokumentenspeicherung, vielen Filteroptionen, einfacher Berichtserstellung und vielem mehr. Diese Art von Software kann auch viele andere nützliche Funktionen hinzufügen, wie z. B. Wasserzeichen für Logos, Vorlagen für Bauberichte und viele andere Möglichkeiten, um den Endbericht für den Endnutzer attraktiver und verständlicher zu machen (Der fragliche Nutzer ist in den meisten Fällen der Eigentümer, daher wird eine angemessene Präsentation dringend empfohlen.)

Sie verlassen sich bei der Baustellendokumentation auf die Delegation von Aufgaben

Die Baustellendokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Bauprojekts, und es gibt viele Gründe, warum sie für jeden Projektleiter in der Branche an erster Stelle stehen muss. Es gibt jedoch immer noch viele Fälle, in denen die Baustellendokumentation vor Ort vom Projektleiter an eine untergeordnete Person delegiert wird, die mit der Aufrechterhaltung des Gesamtzustands des Projekts beschäftigt ist.

Das mag funktionieren, wenn die betreffende Person absolut verantwortungsbewusst, ehrlich und fleißig ist, aber das ist nicht immer der Fall. Es kann sein, dass die betreffende Person der Schnelligkeit der Aufgabenerledigung Vorrang vor Genauigkeit und Vollständigkeit einräumt. Dies wäre ein massives Problem für einen Projektleiter, wenn es um Gewährleistungsansprüche und andere spezifische Aufgaben geht.

Dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, dass es einem Projektleiter im Baugewerbe höchstwahrscheinlich schwer fallen würde, Dritten bestimmte Verfahren oder andere Projektdetails vor Ort zu erklären. Dies liegt in der Regel daran, dass der betreffende Projektleiter nicht derjenige war, der diese besonderen Details dokumentiert hat, und es ist immer viel schwieriger, etwas auf der Grundlage von Informationen Dritter zu erklären, als sich auf seine eigenen Daten zu verlassen.

Natürlich kann dieses Problem auch gelöst werden, ohne die Aufgaben eines Bauprojektleiters auszulagern und die Antwort ist eine Baustellendokumentationssoftware. Diese Software erleichtert das Dokumentieren von Details und Problemen auf der Baustelle, so dass die dokumentierende Person viel mehr Zeit für ihre primären Aufgaben als Bauprojektleiter hat.

Es gibt kein Bautagebuch, das Sie für jedes Projekt führen und ausfüllen müssen.

Das Bautagebuch ist im Allgemeinen ein wunder Punkt für viele Bauleiter. Jeden Tag müssen alle baurelevanten Informationen erfasst und vorzeigbar aufbereitet werden, eine Aufgabe, für die viele Bauleiter einfach keine Zeit haben. Das Bautagebuch ist daher ein bedauerliches Gut, das bei Bauprojekten gerne mal «vergessen» wird.

Das Problem bei diesem Vorgehen ist, dass das Führen eines Bautagebuchs eine Pflicht ist (gemäß der Ehrenordnung für Architekten und Ingenieure), an die sich alle Bauleiter halten müssen, um die hohen Geldstrafen zu vermeiden, wenn das Fehlen eines solchen Tagebuchs in bestimmten Fällen aufgedeckt wird – Gewährleistungsfragen sind ein gutes Beispiel für eine solche Situation.

Das Führen eines Bautagebuchs ist daher eine Notwendigkeit, und es muss viel einfacher sein, als alles von Hand zu machen. Für dieses spezielle Problem gibt es eine Lösung in Form von Bautagebuchsoftware, die die notwendigen Informationen aus baubezogenen Dateien übernehmen kann. So wird das, Tagebuch regelmäßig automatisch ausgefüllt, so dass der Prozess des Führens eines Tagebuchs entweder teilweise oder vollständig automatisiert wird, einschließlich Details wie Wetterbedingungen, Baufortschritt und mehr.

Software für Baustellendokumentation

Wie leicht zu erkennen ist, verursachen herkömmliche und veraltete Ansätze der Baustellendokumentation viele verschiedene Probleme im Bauprozesse. Es ist auch leicht zu erkennen, dass ein digitalisierter Ansatz zur Baustellendokumentation die meisten dieser Probleme in kürzester Zeit lösen kann.

Dabei ist zu beachten, dass eine Software zur Baustellendokumentation keine Zauberei ist, sondern nur dann effektiv und hilfreich sein kann, wenn sie richtig eingesetzt wird. Bei vielen verschiedenen Lösungen in diesem Bereich kann es einige Zeit dauern, bis man sich an sie gewöhnt hat, auch an die Logik hinter den Vorgängen und verschiedenen Verfahren. Das Endergebnis ist jedoch die Zeit und die Mühe wert, die es braucht, um diese Software zu erlernen, denn die Anzahl der Vorteile, die dieser Ansatz mit sich bringen kann, ist erstaunlich.

Viele spezialisierte Lösungen für die Baustellendokumentation können viel kosten, insbesondere im Vergleich zu weniger effektiven, aber sehr billigen Optionen wie Excel oder Word. Gleichzeitig ist der Preis dafür, dass ein Bauprojektmanager nicht in der Lage ist, seinen Handlungsablauf zu bestätigen, einschließlich der Aufgabendelegation, des Risikomanagements und der allgemeinen Haftung für potenzielle Probleme hoch, denn die Kosten für Fehler in diesem Bereich sind viel höher als bei jeder spezialisierten construction-Lösung auf dem Markt.