Revizto × KPF : Étude de cas du Projet Potomac

Plongée au cœur du processus de collaboration de KPF, facilité par Revizto

KPF est un cabinet d'architecture intégré spécialisé dans la conception de bâtiments de tous types et de toutes tailles, dans toutes les régions géographiques. Dans cette étude de cas, Jenny Martin, Directrice chez KPF, Veronica Quintero, Responsable de la pratique BIM chez KPF, et Shannon Hayes, Directrice associée chez KPF, expliquent comment Revizto a intégralement rationalisé leur processus de collaboration tout au long du projet Potomac.

Le projet Potomac est situé dans l'un des premiers monuments architecturaux de New York, avec des améliorations modernes pour répondre aux besoins de l'une des plus grandes entreprises technologiques du monde. Le bureau offre 3 500 postes de travail et une variété de zones de détente. Les « quartiers » de travail de l'entreprise sont limités à 150 personnes afin de créer des environnements plus intimes sur les cinq étages et les 800 000 pieds carrés d'espace de bureau.

Rationalisation du processus de conception

KPF s'est vu attribuer le projet en février 2020 et a constitué une grande équipe pour mener à bien cette entreprise complexe et au rythme soutenu.

Revizto a été utilisé pour la coordination interne pendant la phase de conception préliminaire. Veronica a souligné que l'équipe voulait s'assurer que l'intention de conception montrée dans le modèle correspondait également à ce qu'ils dessinaient, car, occasionnellement, les modèles 3D et 2D présentent des éléments contradictoires. En bref, KPF a utilisé Revizto pour rationaliser son processus de conception – en particulier, en partageant les retours de l'équipe cliente avec l'équipe qui réalisait les dessins.

La plupart des membres de l'équipe souffraient de fatigue liée à Zoom et aux logiciels. Je pensais que Revizto serait un autre outil numérique qui provoquerait le même sentiment. Mais maintenant, nous comprenons qu'il aurait été presque impossible de coordonner, de récupérer les annotations et de respecter les délais sans Revizto.
Veronica Quintero | Responsable de la pratique BIM chez KPF

Résolution des difficultés de coordination pendant la phase de conception

Shannon a souligné qu'avant Revizto, l'équipe rencontrait des difficultés avec d'autres programmes et faisait face à de nombreux problèmes. Examinons chacun d'eux et comment Revizto s'est avéré être la solution dont ils avaient besoin.

Télétravail

Quelques semaines après avoir obtenu le projet, KPF est passé au télétravail en raison de la pandémie de COVID-19. Grâce à la structure collaborative de Revizto, KPF a pu simplement intervenir et réaffecter des tâches à d'autres membres de l'équipe si nécessaire.

Toute l'équipe s'est impliquée dans le processus d'annotation, et même si quelqu'un n'était pas sûr que l'annotation qu'il complétait était correcte, il pouvait envoyer un message à ses responsables et poser la question. Jenny a déclaré que ce processus était « inestimable ». L'équipe s'agrandissait chaque jour, et tout se déroulait à un rythme de plus en plus rapide. Une fois que tout le monde a été intégré à Revizto, il est devenu facile de suivre les actions de chacun.

Nous avons géré avec succès les charges de travail et les horaires variables des personnes pendant la COVID-19. Une personne pouvait choisir de travailler tard dans la nuit, tandis qu'une autre pouvait commencer sa journée à six heures du matin. Nous avons pu facilement suivre les progrès de tous les membres de l'équipe.
Jenny Martin | Directrice chez KPF

Suivi des problèmes et annotations

Maintenir l'ensemble à jour était un problème courant mentionné par Shannon. L'intégration de feuilles en mode annotation permettait aux membres de l'équipe qui n'utilisaient pas Revit d'utiliser le modèle et leurs dessins sans modifier le modèle de quelque manière que ce soit. Avant Revizto, KPF utilisait d'autres logiciels pour annoter des feuilles individuelles ou des groupes de feuilles à tout moment. Le problème était qu'à mesure que le rythme du projet s'accélérait, les membres de l'équipe absorbaient différentes annotations à différents moments, ce qui les rendait difficiles à suivre.

L'équipe de Shannon avait du mal à extraire les feuilles pour prouver que les processus étaient terminés. Elle a souligné qu'avec un tel rythme de projet, l'impression, le déplacement et l'organisation constants des annotations auraient pu devenir son travail à temps plein. Pouvoir attribuer des tâches dans Revizto, fixer des délais et communiquer en permanence sur des problèmes spécifiques au sein de l'outil d'annotation était vraiment important pour l'équipe.

Le suivi des problèmes était la fonctionnalité la plus importante de Revizto pour KPF. Selon Shannon, ils ouvraient toujours le suivi des problèmes de Revizto en premier avant de naviguer ailleurs. La pierre angulaire de la valeur de Revizto pour KPF comprenait l'attribution de délais et de priorités, les statuts, l'impression de rapports sur ce qui se passait dans le suivi des problèmes et son utilisation en temps réel pendant les réunions pour gérer tout le monde.

C'était tout simplement merveilleux. La grande différence entre Revizto et les autres logiciels est que vous annotez les éléments en continu. Pas besoin de cycles de commentaires qui doivent chacun être complétés et réimprimés avant de passer au cycle suivant. Le fait que tous vos commentaires apparaissent toujours en haut des feuilles nouvellement imprimées est très utile. Le fait de tout avoir au même endroit tout en conservant l'historique du projet nous a permis de ne pas perdre de temps.
Jenny Martin | Directrice chez KPF

Shannon a indiqué qu'elle exporterait les problèmes ouverts à des fins d'archivage. Elle exporterait les problèmes à des dates spécifiques avec des annotations pour garder une trace du rythme de leurs annotations et de ce qui était résolu. Parfois, au lieu d'imprimer, ils organisaient des réunions qui nécessitaient des dessins permettant d'exporter directement les plans à un rythme régulier. Jenny a ajouté que la capacité de vérifier si un commentaire était correctement résolu et de suivre toutes les modifications apportait une grande valeur à son équipe.

La tenue d'un registre des événements passés est nécessaire pour remonter le fil et comprendre où quelque chose a été manqué, ou au contraire, si quelque chose a fonctionné. Shannon a noté que le fait de pouvoir activer toutes les annotations sur la feuille après neuf mois de travail et de dire : « Ce jour-là, à cette heure-là, nous avons parlé à cette personne », était essentiel à leur succès.

Plus le projet est grand, plus il est difficile de suivre tous les problèmes et de se tenir au courant des développements. Selon Shannon, Revizto a permis de fixer des délais et des priorités, d'imprimer des rapports précieux et de les utiliser lors de réunions en temps réel. Revizto s'est également avéré utile pour l'archivage. Les annotations étaient utiles à la fois pour l'archivage et les réunions, où les modèles nécessaires pouvaient être extraits instantanément à partir des dates d'exportation spécifiques.

Shannon a également souligné le fait qu'elle n'avait pas besoin d'ouvrir Revit pour imprimer de nouveaux plans. Elle les exportait simplement au format PDF depuis Revizto lorsqu'ils recevaient des demandes d'esquisses. Elle extrayait simplement le dernier PDF de Revizto et l'utilisait.

Amélioration des réunions

Revizto a permis à toute l'équipe de s'impliquer. La modification et l'attribution des annotations ont renforcé considérablement le sentiment d'appropriation d'une manière qu'ils n'avaient pas pu communiquer auparavant. Jenny a noté qu'elle assistait à des réunions tous les jours à 9h avec toute l'équipe et voyait la liste des tâches, ce qui avait été attribué à chaque membre de l'équipe, et bien plus encore. S'il s'avérait qu'ils avaient attribué trop de commentaires de problèmes à quelqu'un, ils les répartissaient et les réassignaient à des coéquipiers ayant une charge de travail moindre. Ainsi, les réunions sont devenues beaucoup plus efficaces car la délégation des tâches et la gestion des problèmes étaient beaucoup plus fluides.

Relevés de nuages de points

KPF a réalisé plusieurs relevés de nuages de points à différents intervalles tout au long du projet. Ils géraient près de 20 modèles différents entre les modèles de base du bâtiment, leurs propres modèles et les modèles des consultants. Revizto les a aidés à coordonner de si grandes quantités d'informations.

Revizto nous a permis de raccourcir ce processus et d'activer et de désactiver les modèles de nuages de points et de consultants selon les besoins. Nous l'avons également utilisé pour la coordination lors de nos réunions. Dès que nous l'avons adopté, nous avons commencé à en voir de plus en plus les avantages.
Shannon Hayes | Associée principale chez KPF

Étant donné que le projet Potomac concernait un bâtiment historique, l'équipe KPF disposait du scan de nuage de points, de divers relevés et d'années de dessins. Une autre partie du bâtiment était en construction avant d'être confiée à KPF, et ils recevaient de nouveaux éléments de la part d'entrepreneurs qui n'étaient pas liés au projet. Mais le scan suivant montrerait les changements, permettant à l'équipe de s'adapter aux nouveaux éléments.

Coordination interne et transparence

Un autre aspect où Revizto a été vital pour l'équipe a été l'amélioration de la coordination. Jenny souligne que son équipe a été contrainte de se diviser en deux pour s'attaquer à différentes tâches en raison du rythme et de l'ampleur du projet. Cela a soulevé de nombreux défis en matière de coordination et de planification, impactant finalement l'efficacité de l'équipe. De plus, l'intégration de nouveaux membres était également une nécessité, et en raison du COVID-19, la communication et le briefing étaient beaucoup plus difficiles. Revizto s'est avéré efficace pour assurer une communication et une organisation cohérentes.

Selon Jenny, tous les nouveaux membres de l'équipe ont eu l'occasion de vraiment en faire plus et d'améliorer leurs performances. Revizto a permis à son équipe d'organiser tout de manière à ce que chacun puisse s'approprier son travail.

Revizto a été un contributeur majeur à la transparence de l'équipe. Shannon note comment les membres juniors de l'équipe ont pu fixer des objectifs de travail réalistes en observant leurs collègues et en suivant tout ce qui se passait pendant le projet. Revizto a également aidé à intégrer les membres de l'équipe dans les projets Revit, les aidant ainsi à partager des informations et à acquérir de l'expérience.

Gestion du temps

Lorsqu'on travaille sur des projets de grande envergure, la gestion du temps est essentielle. Avec Revizto, les équipes de conception travaillant avec Rhino et CAD pouvaient rapidement ouvrir des feuilles et accéder à des ensembles complets. Revizto était également un excellent outil de gain de temps pour les réunions avec les consultants, car les modèles sont devenus beaucoup plus accessibles et moins sujets aux erreurs. Auparavant, les vues de modèles devaient être imprimées et organisées, ce qui prenait des heures précieuses.

Nous pouvions simplement couper des sections en temps réel, naviguer à travers différents espaces avec les consultants, ouvrir les feuilles de dessin et leur montrer de quoi nous parlions sur le modèle, ce qui était incroyable.
Shannon Hayes | Associée principale chez KPF

Résolution des problèmes

Revizto a grandement amélioré la coordination d'équipe et la résolution des problèmes. Veronica mentionne que la plupart des projets utilisent encore la méthode traditionnelle de superposition de PDF pour la coordination avec les consultants. Cela impliquait de superposer des dessins PDF de différentes disciplines sur les plans architecturaux et d'annoter des captures d'écran de modèles de conception. Revizto a fourni une solution plus cohérente qui servait essentiellement de registre centralisé pour toutes les annotations.

Et si je vous disais qu'au lieu de toutes ces étapes et d'un million de captures d'écran, vous pouvez tout faire sur une seule plateforme ? C'est là que j'ai sorti mon argumentaire de vente. J'ai dit : « Il y a cet outil appelé Revizto…
Veronica Quintero | Directrice de la pratique BIM chez KPF

La résolution des problèmes s'est faite beaucoup plus rapidement grâce à des fonctionnalités telles que le téléchargement de rendus, l'ajout de captures d'écran et la possibilité de laisser des commentaires, le tout sur la même plateforme. Avec Revizto, il n'était plus nécessaire de courir après les captures d'écran perdues, et la compréhension des problèmes est devenue beaucoup plus simple.

De plus, Revizto s'est avéré être un outil utile pour promouvoir le travail d'équipe entre collègues. Comme l'explique Shannon, avant Revizto, tous les problèmes étaient directement soumis aux chefs d'équipe, et beaucoup de temps était nécessaire pour résoudre tous les cas. Compte tenu des autres responsabilités des chefs d'équipe, cela entraînait un délai considérable. Grâce à Revizto, les problèmes peuvent être transmis à d'autres membres de l'équipe et résolus assez rapidement. De plus, Shannon mentionne que Revizto fournit un rapport beaucoup plus précis sur chaque tâche assignée, ce qui facilite le suivi des responsabilités.

Ils pouvaient simplement transmettre le problème à d'autres membres de l'équipe ou même le confier à un autre membre de l'équipe sans avoir à nous impliquer, et il serait résolu. Cela a donc aidé l'équipe à s'autogérer.
Shannon Hayes | Associée principale chez KPF

Conseils, astuces et avantages

Revizto offre une vaste gamme d'outils pour répondre aux exigences des projets complexes. En mettant en lumière ces outils, voici quelques conseils, astuces et avantages que KPF nous a partagés.

Mettre en évidence et prioriser pendant les réunions en temps réel – L'équipe de Jenny avait des heures de réunions sans interruption. Pouvoir travailler en temps réel et savoir que tout le monde peut immédiatement voir les changements ou recevoir des notifications est un grand avantage pour son équipe. « Je peux mettre en évidence et prioriser ces changements. »

Planifier des exportations régulières – Shannon Hayes, Associée principale chez KPF, déclare : « Choisissez votre calendrier d'exportation automatisé et configurez-le pour que l'équipe en soit informée. Sachez également que vous pouvez y intégrer d'autres informations. Nous avons ajouté des ressources qui n'étaient que des PDF pour l'équipe. Nous y avons mis des informations sur les jeux de dessins. Mon conseil est de ne pas penser que la plateforme est statique ; vous pouvez l'utiliser de manière créative. »

Préparer la coordination dans Revizto. Créer des vues prédéfinies à présenter aux consultants – « Une de nos équipes qui utilise Revizto préparait la vue de coordination un jour avant la réunion. Ils savaient ce qu'ils devaient aborder avec le consultant, donc au lieu de parcourir rapidement et de créer des sections à la volée, ils avaient déjà une vue prédéfinie. Cela a été utile pour ne pas perdre de temps pendant une réunion et pour avoir les vues définies en fonction de l'ordre du jour que vous alliez couvrir ce jour-là. » - Veronica Quintero, Directrice de la pratique BIM chez KPF