Revizto × KPF: Projekt Potomac – Fallstudie

Ein Einblick in den kollaborativen Workflow von KPF, ermöglicht durch Revizto

KPF ist ein ganzheitliches Architekturbüro, das sich auf den Entwurf von Gebäuden aller Art und Größe in allen geografischen Regionen konzentriert. In dieser Fallstudie berichten Jenny Martin, Direktorin bei KPF, Veronica Quintero, BIM Practice Managerin bei KPF, und Shannon Hayes, Associate Principal bei KPF, wie Revizto ihren Kollaborationsprozess während des gesamten Projekts Potomac maßgeblich optimiert hat.

Project Potomac befindet sich in einem der ersten architektonischen Wahrzeichen New York Citys und wurde modernisiert, um den Anforderungen eines der weltweit größten Technologieunternehmen gerecht zu werden. Das Büro bietet 3.500 Arbeitsplätze und eine Reihe von Breakout-Zonen. Die Arbeitsbereiche des Unternehmens sind auf 150 Personen begrenzt, um intimere Umgebungen auf den fünf Etagen und 800.000 Quadratfuß Bürofläche zu schaffen.

Optimierung des Entwurfsprozesses

KPF erhielt im Februar 2020 den Zuschlag für das Projekt und stellte ein großes Team zusammen, um dieses komplexe und schnelllebige Vorhaben abzuschließen.

Revizto wurde für die interne Koordination in der frühen Entwurfsphase eingesetzt. Veronica bemerkte, dass das Team sicherstellen wollte, dass die im Modell gezeigte Entwurfsabsicht auch mit dem übereinstimmte, was sie zeichneten, da 3D- und 2D-Modelle gelegentlich widersprüchliche Elemente aufweisen. Kurz gesagt, KPF nutzte Revizto, um ihren Entwurfsprozess zu optimieren – insbesondere, um Feedback vom Kundenteam mit dem Team zu teilen, das die Zeichnungen erstellte.

Die meisten Teammitglieder litten unter Zoom- und Software-Müdigkeit. Ich dachte, Revizto wäre ein weiteres digitales Tool, das dasselbe Gefühl hervorrufen würde. Aber jetzt verstehen wir, dass es ohne Revizto fast unmöglich gewesen wäre, zu koordinieren, Anmerkungen zu erfassen und Fristen einzuhalten.
Veronica Quintero | BIM Practice Managerin bei KPF

Lösung von Koordinationsproblemen während der Entwurfsphase

Shannon bemerkte, dass das Team vor Revizto mit anderen Programmen zu kämpfen hatte und mit mehreren Problemen konfrontiert war. Werfen wir einen Blick auf jedes einzelne davon und wie sich Revizto als die benötigte Lösung erwies.

Remote-Arbeit

Innerhalb weniger Wochen nach der Projektsicherung stellte KPF aufgrund der COVID-19-Pandemie auf Remote-Arbeit um. Dank des kollaborativen Rückgrats von Revizto konnte KPF bei Bedarf einfach eingreifen und Aufgaben an andere Teammitglieder neu zuweisen.

Das gesamte Team beteiligte sich am Markierungsprozess, und selbst wenn jemand unsicher war, ob die von ihm vorgenommene Markierung korrekt war, konnte er seine Manager anschreiben und fragen. Jenny sagte, dieser Prozess sei „von unschätzbarem Wert“ gewesen. Das Team wuchs täglich, und alles geschah in einem rasant steigenden Tempo. Sobald alle in Revizto eingearbeitet waren, wurde es einfach, die Aktionen jedes Einzelnen zu verfolgen.

Wir haben die Arbeitslasten und unterschiedlichen Zeitpläne der Mitarbeiter während COVID-19 erfolgreich gemanagt. Eine Person entschied sich vielleicht, bis spät in die Nacht zu arbeiten, während eine andere ihren Tag um sechs Uhr morgens begann. Wir konnten den Fortschritt aller Teammitglieder problemlos verfolgen.
Jenny Martin | Direktorin bei KPF

Problemverfolgung und Markierungen

Das Aktualisieren des Plansatzes war ein häufiges Problem, das Shannon erwähnte. Das Einfügen von Blättern im Markierungsmodus ermöglichte es Teammitgliedern, die Revit nicht nutzten, das Modell und ihre Zeichnungen zu verwenden, ohne das Modell in irgendeiner Weise zu bearbeiten. Vor Revizto nutzte KPF andere Software, um einzelne oder Gruppen von Blättern jederzeit zu markieren. Das Problem war, dass mit zunehmendem Projekttempo Teammitglieder unterschiedliche Markierungen zu unterschiedlichen Zeiten aufnahmen, was deren Verfolgung erschwerte.

Shannons Team hatte Schwierigkeiten, die Blätter zur Überprüfung der Prozessabschlüsse herauszugeben. Sie bemerkte, dass bei diesem Projekttempo das ständige Drucken, Verschieben und Organisieren von Markierungen zu ihrer Vollzeitbeschäftigung hätte werden können. Die Möglichkeit, Aufgaben in Revizto zuzuweisen, Fristen festzulegen und innerhalb des Markierungstools über einzelne Probleme hin und her zu kommunizieren, war für das Team wirklich wichtig.

Der Issue Tracker war Reviztos wichtigstes Feature für KPF. Laut Shannon öffneten sie immer zuerst den Issue Tracker von Revizto, bevor sie sich woandershin begaben. Der Eckpfeiler des Nutzens von Revizto für KPF umfasste das Zuweisen von Fristen und Prioritäten, Status, das Ausdrucken von Berichten über die Vorgänge im Issue Tracker und dessen Echtzeitnutzung während Besprechungen, um alle zu managen.

Es war einfach wunderbar. Der eine große Unterschied zwischen Revizto und anderer Software ist, dass man Dinge kontinuierlich markiert. Es sind keine Kommentarrunden erforderlich, die jeweils abgeschlossen und neu gedruckt werden müssen, bevor es zur nächsten Runde geht. Es ist sehr hilfreich, alle Kommentare immer noch oben auf neu gedruckten Blättern zu sehen. Alles an einem Ort zu haben und gleichzeitig die Projekthistorie zu bewahren, ermöglichte es uns, keine Zeit zu verschwenden.
Jenny Martin | Direktorin bei KPF

Shannon merkte an, dass sie Exporte der offenen Probleme zu Dokumentationszwecken erstellen würde. Sie würde Probleme an bestimmten Daten mit Markierungen exportieren, um den Fortschritt ihrer Markierungen und die Bereinigung zu dokumentieren. Manchmal, anstatt zu drucken, hatten sie Besprechungen, die Zeichnungen erforderten, die die Pläne in einem regelmäßigen Rhythmus direkt exportieren konnten. Jenny fügte hinzu, dass die Möglichkeit, zu überprüfen, ob ein Kommentar korrekt gelöst wurde, und mit allen Änderungen Schritt zu halten, ihrem Team einen großen Mehrwert brachte.

Die Aufzeichnung vergangener Ereignisse ist notwendig, um zurückzuverfolgen und zu verstehen, wo etwas übersehen wurde, oder im Gegenteil, ob etwas erfolgreich war. Shannon merkte an, dass die Möglichkeit, jede Markierung auf dem Blatt aus neun Monaten Arbeit einzuschalten und zu sagen: „An diesem Tag um diese Uhrzeit haben wir mit dieser Person gesprochen“, entscheidend für ihren Erfolg war.

Je größer das Projekt, desto schwieriger ist es, alle Probleme zu verfolgen und mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Laut Shannon ermöglichte Revizto das Festlegen von Fristen und Prioritäten, das Drucken wertvoller Berichte und deren Verwendung in Echtzeit-Besprechungen. Revizto war auch für die Archivierung nützlich. Markierungen waren sowohl für die Archivierung als auch für Besprechungen hilfreich, wo notwendige Modelle sofort aus den spezifischen Exportdaten abgerufen werden konnten.

Shannon wies auch darauf hin, dass sie Revit nicht öffnen musste, um neue Pläne zu drucken. Sie exportierte sie einfach als PDF aus Revizto, da Anfragen für Skizzen eingingen. Sie zog einfach das neueste PDF aus Revizto und verwendete es.

Verbesserte Besprechungen

Revizto ermöglichte es dem gesamten Team, sich einzubringen. Das Ändern und Zuweisen von Markierungen schuf ein hohes Maß an Eigenverantwortung, wie sie es zuvor nicht kommunizieren konnten. Jenny merkte an, dass sie jeden Tag um 9 Uhr morgens an Besprechungen mit dem gesamten Team teilnahm und die Aufgabenliste, die Zuweisungen jedes Teammitglieds und vieles mehr einsehen konnte. Wenn sich herausstellte, dass sie jemandem zu viele Problemkommentare zugewiesen hatten, teilten sie diese auf und wiesen sie Teamkollegen mit geringerer Arbeitslast neu zu. Dadurch wurden Besprechungen viel effizienter, da die Aufgabenverteilung und das Problemmanagement viel reibungsloser abliefen.

Punktwolken-Vermessungen

KPF hatte im Laufe des Projekts mehrere Punktwolken-Vermessungen in verschiedenen Intervallen durchführen lassen. Sie hatten mit fast 20 verschiedenen Modellen zu tun, darunter Basisgebäudemodelle, eigene Modelle und Beratermodelle. Revizto half ihnen, solch große Informationsmengen zu koordinieren.

Revizto ermöglichte es uns, diesen Prozess abzukürzen und die Punktwolken- und Beratermodelle bei Bedarf ein- und auszuschalten. Das nutzten wir auch zur Koordination in unseren Besprechungen. Sobald wir dabei waren, sahen wir immer mehr Vorteile.
Shannon Hayes | Assoziierte Direktorin bei KPF

Da Projekt Potomac ein historisches Gebäude umfasste, hatte das KPF-Team den Punktwolken-Scan, verschiedene Vermessungen und jahrelange Zeichnungen. Ein weiterer Teil des Gebäudes befand sich im Bau, bevor es an KPF übergeben wurde, und sie erhielten neue Elemente von Auftragnehmern, die nicht mit dem Projekt zusammenhingen. Doch der nächste Scan würde die Änderungen zeigen, was dem Team ermöglichte, die neuen Elemente zu berücksichtigen.

Interne Koordination und Transparenz

Ein weiterer Aspekt, bei dem Revizto für das Team von entscheidender Bedeutung war, war die Verbesserung der Koordination. Jenny hebt hervor, dass ihr Team aufgrund des Tempos und der Größe des Projekts gezwungen war, sich effektiv zu halbieren, um verschiedene Aufgaben zu bewältigen. Dies führte zu vielen Herausforderungen bei der Koordination und Planung, was letztendlich die Effizienz des Teams beeinträchtigte. Darüber hinaus war die Einarbeitung neuer Mitglieder ebenfalls eine Notwendigkeit, und aufgrund von COVID-19 waren Kommunikation und Briefing viel schwieriger. Revizto erwies sich als effektiv bei der Bereitstellung kohärenter Kommunikation und Organisation.

Laut Jenny bekamen alle neuen Teammitglieder die Möglichkeit, wirklich mehr Verantwortung zu übernehmen und ihre Leistung zu steigern. Revizto ermöglichte es ihrem Team, alles so zu organisieren, dass jeder die Verantwortung für seine Arbeit übernehmen konnte.

Revizto trug maßgeblich zur Teamtransparenz bei. Shannon merkt an, wie die jüngeren Teammitglieder realistische Arbeitsziele setzen konnten, indem sie ihre Kollegen beobachteten und alles, was während des Projekts geschah, verfolgten. Revizto half auch dabei, Teammitglieder in Revit-Projekte zu integrieren, was ihnen zusätzlich half, Informationen auszutauschen und Erfahrungen zu sammeln.

Zeitmanagement

Bei der Arbeit an umfangreichen Projekten ist Zeitmanagement unerlässlich. Mit Revizto konnten Designteams, die mit Rhino und CAD arbeiteten, schnell Pläne öffnen und auf ganze Sätze zugreifen. Revizto war auch ein großartiges zeitsparendes Werkzeug für Beraterbesprechungen, da Modelle viel zugänglicher und weniger fehleranfällig wurden. Zuvor mussten Modellansichten gedruckt und organisiert werden, was Stunden wertvoller Zeit in Anspruch nahm.

Wir konnten einfach in Echtzeit Schnitte erstellen, mit den Beratern durch verschiedene Räume fliegen, die Zeichnungsblätter öffnen und ihnen zeigen, worüber wir auf dem Modell sprachen, was erstaunlich war.
Shannon Hayes | Assoziierte Direktorin bei KPF

Probleme lösen

Revizto hat die Teamkoordination und Problemlösung erheblich verbessert. Veronica erwähnt, dass die meisten Projekte immer noch die traditionelle PDF-Overlay-Methode zur Koordination mit Beratern verwenden. Dabei wurden PDF-Zeichnungen verschiedener Disziplinen über Architekturzeichnungen gelegt und Screenshots aus Designmodellen mit Anmerkungen versehen. Revizto bot eine kohärentere Lösung, die im Wesentlichen die maßgebliche Aufzeichnung für alle Anmerkungen darstellte.

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Sie all diese Schritte und eine Million Screenshots auf einer einzigen Plattform erledigen können? Und da habe ich meine Verkaufsargumente ausgepackt. Ich sagte: „Es gibt da dieses Tool namens Revizto…“
Veronica Quintero | BIM-Praxismanagerin bei KPF

Die Problemlösung erfolgte wesentlich schneller durch Funktionen wie das Hochladen von Renderings, das Anhängen von Screenshots und das Hinterlassen von Kommentaren – alles auf derselben Plattform. Mit Revizto war es nicht mehr nötig, verlorene Screenshots zu suchen, und die Problemfindung wurde viel einfacher.

Darüber hinaus war Revizto ein nützliches Tool zur Förderung der Teamarbeit unter Kollegen. Wie Shannon erklärt, wurden vor Revizto alle Probleme direkt an die Teamleiter herangetragen, und es wurde viel Zeit benötigt, um alle Fälle zu beheben. Angesichts anderer Verantwortlichkeiten der Teamleiter führte dies zu erheblichen Verzögerungen. Mit Revizto können Probleme an andere Teammitglieder weitergegeben und recht schnell gelöst werden. Zudem erwähnt Shannon, dass Revizto einen wesentlich genaueren Bericht über jede zugewiesene Aufgabe liefert, was die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten erleichtert.

Sie konnten das Problem einfach an andere Teammitglieder weiterleiten oder es sogar an ein anderes Teammitglied übergeben, ohne uns einbeziehen zu müssen, und es wurde erledigt. Es half dem Team also, sich selbst zu organisieren.
Shannon Hayes | Assoziierte Direktorin bei KPF

Tipps, Tricks und Vorteile

Revizto bietet eine umfangreiche Palette an Tools, um den Anforderungen komplexer Projekte gerecht zu werden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, Tricks und Vorteile, die KPF uns zu diesen Tools mitgeteilt hat.

Echtzeit-Hervorhebung und -Priorisierung in Besprechungen – Jennys Team hatte stundenlange, ununterbrochene Besprechungen. Die Möglichkeit, in Echtzeit zu arbeiten und zu wissen, dass jeder die Änderungen sofort sehen oder Benachrichtigungen erhalten kann, ist ein großer Vorteil für ihr Team. „Ich kann diese Änderungen hervorheben und priorisieren.“

Regelmäßige Exporte einrichten – Shannon Hayes, Assoziierte Direktorin bei KPF, sagt: „Wählen Sie Ihren automatisierten Exportplan und richten Sie ihn so ein, dass das Team darüber informiert ist. Beachten Sie auch, dass Sie weitere Informationen einbinden können. Wir haben Ressourcen hinzugefügt, die dem Team lediglich als PDFs zur Verfügung standen. Wir haben Zeichnungssatzinformationen hinterlegt. Mein Tipp ist: Denken Sie nicht, dass die Plattform statisch ist; Sie können sie kreativ nutzen.“

Koordination in Revizto vorbereiten. Vorgefertigte Ansichten für die Präsentation vor Beratern erstellen – „Eines unserer Teams, das Revizto nutzt, bereitete die Koordinationsansicht einen Tag vor der Besprechung vor. Sie wussten, was sie mit dem Berater besprechen mussten, anstatt also schnell Abschnitte ad hoc zu erstellen, hatten sie bereits eine vorgefertigte Ansicht. Das war hilfreich, um während einer Besprechung keine Zeit zu verschwenden und die Ansichten entsprechend der Tagesordnung, die an diesem Tag behandelt werden sollte, festzulegen.“ - Veronica Quintero, BIM-Praxismanagerin bei KPF